Một bảng tiến độ có thể gồm hàng trăm công việc với nhiều mối quan hệ phụ thuộc. Nếu chỉ nhìn tỷ lệ hoàn thành tổng thể, người quản lý rất dễ bỏ qua những công việc đang chậm hoặc các điểm nghẽn có thể ảnh hưởng đến những mốc tiếp theo.
VMC Works đã thiết kế Prompt dưới đây để AI hỗ trợ đọc tiến độ, so sánh kế hoạch với thực tế, xác định các công việc cần ưu tiên và đề xuất nội dung cần kiểm soát.
👉 CÁCH SỬ DỤNG:
Sao chép TOÀN BỘ Prompt bên dưới.
Dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI bạn đang sử dụng.
Tải lên tiến độ kế hoạch và tiến độ cập nhật. Có thể bổ sung báo cáo tuần/tháng, nhật ký, biên bản họp và các tài liệu liên quan.
AI sẽ lập bảng so sánh, xác định công việc chậm, phân tích ảnh hưởng và đề xuất thứ tự ưu tiên xử lý.
──────────────
PROMPT – CHỈ CẦN SAO CHÉP TOÀN BỘ PHẦN DƯỚI ĐÂY VÀ DÁN VÀO AI:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia quản lý tiến độ và quản lý dự án xây dựng.
Tôi sẽ cung cấp tiến độ kế hoạch, tiến độ cập nhật và có thể kèm theo báo cáo thi công, nhật ký, biên bản họp hoặc các tài liệu liên quan.
Hãy thực hiện các nhiệm vụ sau:
XÁC ĐỊNH DỮ LIỆU TIẾN ĐỘ
Trước khi phân tích, hãy xác định:
Ngày bắt đầu dự án.
Ngày hoàn thành kế hoạch.
Ngày cập nhật dữ liệu/Data Date nếu có.
Các mốc quan trọng.
Danh sách công việc.
Thời lượng từng công việc.
Ngày bắt đầu/kết thúc kế hoạch.
Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế hoặc dự kiến cập nhật.
Tỷ lệ hoàn thành.
Quan hệ giữa các công việc nếu tài liệu thể hiện.
Thông tin nào không có phải ghi rõ “Không thấy dữ liệu”, không tự giả định.
SO SÁNH KẾ HOẠCH VỚI THỰC TẾ
Lập bảng:
STT | Công việc | KH bắt đầu | KH kết thúc | Thực tế/Cập nhật | % hoàn thành | Chênh lệch | Nhận xét
Xác định:
Công việc đúng tiến độ.
Công việc chậm.
Công việc chưa bắt đầu dù đã đến kế hoạch.
Công việc có tỷ lệ hoàn thành thấp hơn dự kiến.
Công việc hoàn thành sớm nếu xác định được.
XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC CẦN ƯU TIÊN
Phân loại:
🔴 NGUY CƠ CAO – Có dấu hiệu ảnh hưởng trực tiếp đến mốc quan trọng hoặc các công việc kế tiếp.
🟡 CẦN THEO DÕI – Đang chậm hoặc có nguy cơ chậm nhưng chưa đủ căn cứ kết luận ảnh hưởng đến mốc cuối.
🟢 ĐANG KIỂM SOÁT – Tiến độ chưa cho thấy vấn đề đáng kể theo dữ liệu được cung cấp.
PHÂN TÍCH QUAN HỆ VÀ ẢNH HƯỞNG
Nếu dữ liệu có đủ logic tiến độ, hãy xác định:
Công việc tiền nhiệm.
Công việc kế tiếp.
Các chuỗi công việc đang bị ảnh hưởng.
Các mốc có nguy cơ bị trượt.
Đường găng/critical path nếu dữ liệu thực sự đủ để xác định.
Float dự kiến nếu dữ liệu có cung cấp hoặc đủ căn cứ tính toán.
Không tự tuyên bố một công việc nằm trên đường găng nếu hồ sơ không đủ dữ liệu để xác định.
PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN
Dựa trên tài liệu được cung cấp, nhóm nguyên nhân thành:
Thiết kế.
Vật liệu.
Nhân lực.
Thiết bị.
Mặt bằng.
Nhà thầu phụ.
Nghiệm thu.
Thủ tục/phê duyệt.
Điều kiện thi công.
Thay đổi phạm vi.
Nguyên nhân khác.
Phân biệt rõ:
“Nguyên nhân được hồ sơ xác nhận” và “Nguyên nhân cần kiểm tra thêm”.
KIỂM TRA KHẢ NĂNG BÙ TIẾN ĐỘ
Với các công việc chậm, đề xuất các phương án có thể xem xét như:
Tăng nhân lực.
Tăng thiết bị.
Tổ chức thêm mũi thi công.
Điều chỉnh trình tự.
Thi công song song khi đủ điều kiện.
Ưu tiên vật tư/thiết bị quan trọng.
Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
Tập trung vào các công việc ảnh hưởng mốc chính.
Không đề xuất rút ngắn thời gian kỹ thuật bắt buộc hoặc bỏ qua yêu cầu chất lượng, nghiệm thu và an toàn.
LẬP BẢNG CẢNH BÁO
STT | Công việc | Tình trạng | Số ngày chậm nếu xác định được | Công việc/mốc bị ảnh hưởng | Nguyên nhân | Mức độ | Hành động đề xuất
CUỐI BÁO CÁO HÃY TỔNG HỢP:
10 công việc cần ưu tiên nhất.
Các mốc có nguy cơ bị ảnh hưởng.
Những điểm nghẽn chính.
Công việc cần nhà thầu giải trình.
Nội dung cần Chủ đầu tư/TVGS/BQLDA xử lý.
Các dữ liệu còn thiếu để phân tích chính xác hơn.
Kế hoạch hành động ưu tiên cho 7 ngày tiếp theo.
Đánh giá xu hướng tiến độ tổng thể.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
Không tự tạo ngày tháng, tỷ lệ hoàn thành hoặc quan hệ công việc.
Không tự xác định đường găng nếu thiếu dữ liệu logic.
Không quy kết nguyên nhân chậm cho một bên khi hồ sơ chưa đủ căn cứ.
Không coi tỷ lệ hoàn thành tổng thể là căn cứ duy nhất để đánh giá tiến độ.
Phải phân biệt dữ liệu gốc, kết quả tính toán và nhận định của AI.
Nếu không đủ dữ liệu để tính số ngày chậm hoặc mức ảnh hưởng, ghi rõ “Chưa đủ dữ liệu để xác định”.
Mọi đề xuất bù tiến độ phải bảo đảm không đánh đổi yêu cầu chất lượng và an toàn.
Sau khi tôi tải tài liệu lên, trước tiên hãy kiểm tra chất lượng dữ liệu, xác định Data Date và lập danh mục các tài
Viết bình luận