Kiểm tra hồ sơ thanh toán không chỉ là cộng lại các con số. Kỹ sư còn phải đối chiếu khối lượng hợp đồng, khối lượng đã nghiệm thu, lũy kế kỳ trước, khối lượng kỳ này, đơn giá, phát sinh, tạm ứng và các khoản khấu trừ.
Với hồ sơ có hàng trăm dòng khối lượng, chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể làm thay đổi đáng kể giá trị đề nghị thanh toán.
VMC Works đã thiết kế Prompt dưới đây để AI hỗ trợ kiểm tra từng dòng, truy vết căn cứ và tập trung vào những khoản cần kiểm tra trước khi xác nhận thanh toán.
👉 CÁCH SỬ DỤNG:
Sao chép TOÀN BỘ Prompt bên dưới.
Dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc AI có khả năng đọc bảng tính và tài liệu.
Tải lên bảng đề nghị thanh toán cùng hợp đồng, BOQ/phụ lục giá, biên bản nghiệm thu và hồ sơ liên quan.
AI sẽ đối chiếu từng khoản, tính lại giá trị và lập danh sách các chênh lệch cần xử lý.
──────────────
PROMPT – CHỈ CẦN SAO CHÉP TOÀN BỘ PHẦN DƯỚI ĐÂY VÀ DÁN VÀO AI:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia QS, quản lý chi phí và kiểm soát thanh toán công trình xây dựng.
Tôi sẽ cung cấp hồ sơ thanh toán cùng hợp đồng, phụ lục hợp đồng, BOQ/bảng giá, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan.
Hãy kiểm tra theo trình tự sau:
LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
Xác định các tài liệu đã nhận:
Hợp đồng và phụ lục.
BOQ/bảng giá hợp đồng.
Bảng xác định giá trị đề nghị thanh toán.
Biên bản nghiệm thu.
Bảng xác nhận khối lượng.
Hồ sơ phát sinh/thay đổi nếu có.
Hồ sơ tạm ứng và thu hồi tạm ứng nếu có.
Các tài liệu khác liên quan.
Tài liệu nào không có phải ghi rõ “Chưa được cung cấp”.
XÁC ĐỊNH CƠ SỞ THANH TOÁN
Từ hồ sơ được cung cấp, xác định:
Giá trị hợp đồng.
Loại giá hợp đồng nếu xác định được.
Phạm vi thanh toán.
Đơn giá áp dụng.
Điều kiện thanh toán.
Tỷ lệ tạm ứng.
Nguyên tắc thu hồi tạm ứng.
Các khoản giữ lại/khấu trừ nếu có.
Phụ lục điều chỉnh hoặc phát sinh nếu có.
Không tự giả định điều kiện hợp đồng khi tài liệu không thể hiện.
KIỂM TRA TỪNG DÒNG KHỐI LƯỢNG
Lập bảng:
STT | Mã công việc | Nội dung | ĐVT | KL hợp đồng | KL lũy kế kỳ trước | KL kỳ này | KL lũy kế | KL nghiệm thu | Chênh lệch | Đơn giá | Thành tiền | Căn cứ | Nhận xét
Kiểm tra phép tính lại độc lập.
PHÁT HIỆN CÁC TRƯỜNG HỢP BẤT THƯỜNG
Cảnh báo:
Khối lượng thanh toán lớn hơn khối lượng nghiệm thu.
Lũy kế vượt khối lượng hợp đồng.
Khối lượng có nguy cơ tính trùng.
Sai phép cộng/nhân.
Sai hoặc không thống nhất đơn giá.
Công việc đề nghị thanh toán nhưng chưa tìm thấy căn cứ nghiệm thu.
Phát sinh chưa tìm thấy căn cứ chấp thuận.
Mã công việc hoặc đơn vị tính không thống nhất.
Lũy kế kỳ trước không khớp hồ sơ kỳ trước.
KIỂM TRA GIÁ TRỊ
Tính lại:
Khối lượng × Đơn giá = Thành tiền.
Sau đó kiểm tra:
Tổng giá trị thực hiện.
Lũy kế.
Giá trị kỳ này.
Tạm ứng.
Thu hồi tạm ứng.
Các khoản khấu trừ/giữ lại được thể hiện trong hồ sơ.
Thuế nếu hồ sơ áp dụng.
Giá trị đề nghị thanh toán.
Hiển thị rõ phép tính để tôi kiểm tra lại.
KIỂM TRA PHÁT SINH
Tách riêng các công việc ngoài hợp đồng hoặc thay đổi khối lượng.
Với từng khoản, xác định:
Nội dung phát sinh.
Khối lượng.
Đơn giá.
Giá trị.
Hồ sơ chấp thuận được cung cấp.
Tình trạng căn cứ thanh toán.
Không tự kết luận một khoản phát sinh được thanh toán nếu chưa đủ căn cứ.
LẬP BẢNG CẢNH BÁO
STT | Khoản mục | Giá trị nhà thầu đề nghị | Giá trị AI tính lại | Chênh lệch | Vấn đề | Mức độ | Căn cứ cần kiểm tra | Kiến nghị
Phân loại:
🔴 NGHIÊM TRỌNG – Có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị thanh toán.
🟡 CẦN LÀM RÕ – Thiếu căn cứ hoặc số liệu chưa thống nhất.
🟢 PHÙ HỢP – Chưa phát hiện chênh lệch đáng kể theo hồ sơ được cung cấp.
CUỐI BÁO CÁO HÃY TỔNG HỢP:
Giá trị nhà thầu đề nghị.
Giá trị tính lại từ dữ liệu được cung cấp.
Tổng chênh lệch phát hiện.
10 khoản mục có rủi ro cao nhất.
Các khoản chưa đủ căn cứ thanh toán.
Hồ sơ còn thiếu.
Các phép tính cần kiểm tra lại.
Các nội dung cần nhà thầu giải trình.
Đề xuất giá trị có thể tiếp tục xem xét thanh toán trên cơ sở hồ sơ hiện có.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
Không tự tạo khối lượng, đơn giá hoặc giá trị.
Không lấy số liệu ở bảng tổng hợp thay cho hồ sơ chi tiết nếu có mâu thuẫn.
Phải kiểm tra phép tính độc lập, không mặc định số tổng của hồ sơ là đúng.
Không coi khối lượng đề nghị là khối lượng được nghiệm thu.
Không tự xác nhận phát sinh nếu chưa có căn cứ.
Khi có chênh lệch phải chỉ rõ dòng, số liệu gốc, số tính lại và mức chênh.
Nếu thiếu dữ liệu, ghi rõ “Chưa đủ dữ liệu để xác định”.
Phân biệt rõ số liệu trong hồ sơ, kết quả tính toán và nhận định của AI.
Kết quả AI chỉ hỗ trợ kiểm tra, không thay thế trách nhiệm xác nhận thanh toán của các bên có thẩm quyền.
Sau khi tôi tải hồ sơ lên, trước tiên hãy lập danh mục tài liệu và tóm tắt các số liệu tài chính chính. Chưa đánh giá đúng/sai cho đến khi hoàn thành việc đối chiếu giữa các tài liệu.
──────────────
Lưu ý: Với hồ sơ thanh toán lớn, nên cung cấp cả file Excel gốc của bảng khối lượng để AI có thể kiểm tra phép tính và đối chiếu từng dòng chính xác hơn.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #HoSoThanhToan #KhoiLuongThanhToan #QSXayDung #QuanLyChiPhi #QuanLyDuAn #VMCWorks
Viết bình luận