Hồ sơ dự thầu có thể gồm hàng trăm trang với nhiều yêu cầu về tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm, nhân sự, thiết bị, kỹ thuật, tiến độ, tài chính và biểu mẫu.
Một tài liệu bị thiếu, thông tin không thống nhất hoặc yêu cầu trong HSMT bị bỏ sót đều có thể tạo ra rủi ro trong quá trình đánh giá hồ sơ.
VMC Works đã thiết kế Prompt dưới đây để AI hỗ trợ biến HSMT thành checklist và đối chiếu từng yêu cầu với hồ sơ dự thầu trước khi nộp.
👉 CÁCH SỬ DỤNG:
Sao chép TOÀN BỘ Prompt bên dưới.
Dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc AI có khả năng đọc tài liệu.
Tải lên HSMT và bản HSDT đang chuẩn bị.
AI sẽ lập ma trận yêu cầu – đáp ứng, cảnh báo nội dung thiếu và đưa ra danh sách việc cần hoàn thiện trước khi nộp.
──────────────
PROMPT – CHỈ CẦN SAO CHÉP TOÀN BỘ PHẦN DƯỚI ĐÂY VÀ DÁN VÀO AI:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia đấu thầu và kiểm soát hồ sơ dự thầu có kinh nghiệm với các gói thầu xây dựng.
Tôi sẽ cung cấp Hồ sơ mời thầu (HSMT) và Hồ sơ dự thầu (HSDT) đang chuẩn bị.
Mục tiêu của bạn là hỗ trợ tôi rà soát HSDT trước khi nộp, dựa trực tiếp trên các yêu cầu thể hiện trong HSMT và tài liệu tôi cung cấp.
Hãy thực hiện:
ĐỌC HSMT VÀ LẬP MA TRẬN YÊU CẦU
Trích xuất các yêu cầu quan trọng thành bảng:
STT | Nhóm yêu cầu | Nội dung yêu cầu | Điều/Mục/Trang HSMT | Tài liệu cần đáp ứng | Mức độ quan trọng
Phân nhóm tối thiểu:
Tư cách hợp lệ.
Bảo đảm dự thầu.
Năng lực tài chính.
Hợp đồng tương tự.
Nhân sự chủ chốt.
Máy móc, thiết bị.
Giải pháp và phương pháp kỹ thuật.
Biện pháp tổ chức thi công.
Tiến độ.
Chất lượng.
An toàn và môi trường.
Biểu mẫu.
Giá dự thầu.
Các yêu cầu khác trong HSMT.
Không tự bổ sung yêu cầu không có trong HSMT.
LẬP MA TRẬN HSMT ↔ HSDT
Với từng yêu cầu, kiểm tra HSDT và trình bày:
STT | Yêu cầu HSMT | Vị trí trong HSMT | Nội dung HSDT đáp ứng | Vị trí trong HSDT | Trạng thái | Vấn đề | Hành động cần thực hiện
Trạng thái:
🟢 ĐÃ CÓ – Tìm thấy nội dung đáp ứng trong HSDT.
🟡 CẦN KIỂM TRA – Có tài liệu nhưng chưa đủ cơ sở xác nhận đáp ứng hoàn toàn.
🔴 CHƯA TÌM THẤY/NGUY CƠ CAO – Chưa tìm thấy tài liệu hoặc có điểm không phù hợp rõ ràng.
KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN
Đối chiếu giữa các tài liệu về:
Tên nhà thầu.
Tên gói thầu.
Giá dự thầu.
Thời gian thực hiện.
Hiệu lực HSDT.
Nhân sự.
Thiết bị.
Hợp đồng tương tự.
Số liệu tài chính.
Tiến độ.
Các biểu mẫu liên quan.
Chỉ rõ tài liệu nào đang có thông tin khác nhau.
KIỂM TRA NHÂN SỰ
Với từng nhân sự chủ chốt, lập bảng:
Vị trí yêu cầu | Tiêu chí HSMT | Nhân sự đề xuất | Bằng cấp/chứng chỉ | Kinh nghiệm | Hồ sơ chứng minh | Đánh giá sơ bộ | Nội dung cần bổ sung
Không tự xác nhận kinh nghiệm nếu tài liệu không chứng minh được.
KIỂM TRA HỢP ĐỒNG TƯƠNG TỰ
Lập bảng:
Hợp đồng | Yêu cầu HSMT | Giá trị | Phạm vi công việc | Thời gian | Tài liệu chứng minh | Điểm cần kiểm tra | Đánh giá sơ bộ
Không kết luận hợp đồng tương tự đáp ứng nếu chưa đủ dữ liệu để đối chiếu tiêu chí của HSMT.
KIỂM TRA GIẢI PHÁP KỸ THUẬT VÀ TIẾN ĐỘ
Đối chiếu:
Phạm vi công việc.
Biện pháp thi công.
Tổ chức công trường.
Huy động nhân lực.
Huy động thiết bị.
Kiểm soát chất lượng.
An toàn.
Tiến độ tổng thể.
Các mốc bắt buộc.
Phát hiện nội dung bị thiếu hoặc mâu thuẫn giữa thuyết minh và tiến độ.
KIỂM TRA BIỂU MẪU VÀ HỒ SƠ
Lập checklist tất cả biểu mẫu/tài liệu mà HSMT yêu cầu.
Đánh dấu:
☑ Đã có.
⚠ Cần kiểm tra/hoàn thiện.
✖ Chưa tìm thấy.
LẬP DANH SÁCH RỦI RO TRƯỚC KHI NỘP
STT | Vấn đề | Yêu cầu HSMT liên quan | Hiện trạng HSDT | Mức độ | Hậu quả có thể xảy ra | Việc cần làm
TỔNG HỢP 03 NHÓM CÔNG VIỆC
A. PHẢI XỬ LÝ TRƯỚC KHI NỘP:
Các vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến việc đáp ứng HSMT.
B. CẦN HOÀN THIỆN:
Các nội dung đã có nhưng cần bổ sung hoặc làm rõ.
C. NÊN TỐI ƯU:
Các nội dung có thể cải thiện chất lượng và tính thuyết phục của HSDT.
CUỐI CÙNG HÃY TẠO:
“CHECKLIST 30 PHÚT TRƯỚC KHI NỘP HỒ SƠ”
Checklist phải ngắn gọn, ưu tiên những nội dung quan trọng nhất để người phụ trách có thể kiểm tra lần cuối.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
HSMT là nguồn yêu cầu chính để đối chiếu.
Không tự tạo tiêu chí mà HSMT không quy định.
Không tự tạo tài liệu hoặc thông tin còn thiếu.
Không tự kết luận nhà thầu đáp ứng khi chưa có đủ hồ sơ chứng minh.
Mọi cảnh báo phải chỉ rõ yêu cầu HSMT liên quan nếu xác định được.
Nếu không đọc được hoặc không tìm thấy thông tin, phải nói rõ.
Phân biệt “không đáp ứng” với “chưa đủ dữ liệu để xác định”.
Không tự sửa số liệu của HSDT.
Nếu phát hiện mâu thuẫn, phải chỉ rõ vị trí của từng thông tin.
Kết quả AI chỉ hỗ trợ rà soát; quyết định cuối cùng phải dựa trên HSMT, HSDT chính thức và người có chuyên môn.
Sau khi tôi tải tài liệu lên, trước tiên hãy đọc HSMT và lập “MA TRẬN YÊU CẦU HSMT”. Chưa đánh giá HSDT cho đến khi hoàn thành bước này.
──────────────
Lưu ý: Với hồ sơ lớn, nên tải đầy đủ HSMT và HSDT theo từng nhóm tài liệu. AI đặc biệt hữu ích khi dùng để tạo ma trận “Yêu cầu HSMT ↔ Nội dung HSDT ↔ Vị trí tài liệu”, giúp người kiểm tra truy xuất lại hồ sơ nhanh hơn.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #HoSoDuThau #DauThauXayDung #HSMT #HSDT #QuanLyDuAn #VMCWorks
Viết bình luận