Lập báo cáo tuần thường mất nhiều thời gian vì dữ liệu nằm rải rác trong nhật ký thi công, báo cáo ngày, bảng tiến độ, biên bản nghiệm thu, hình ảnh hiện trường và các văn bản chỉ đạo.
VMC Works đã thiết kế Prompt dưới đây để AI hỗ trợ đọc các tài liệu này, tổng hợp thành một báo cáo tuần có cấu trúc và đặc biệt phải truy được số liệu về đúng tài liệu nguồn.
Prompt phù hợp với Ban QLDA, tư vấn giám sát, nhà thầu, chỉ huy trưởng và kỹ sư phụ trách báo cáo dự án.
👉 CÁCH SỬ DỤNG:
Sao chép TOÀN BỘ Prompt bên dưới.
Dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc AI có khả năng đọc tài liệu.
Tải lên hồ sơ của tuần cần báo cáo: báo cáo ngày, nhật ký, tiến độ, nghiệm thu, hình ảnh và các tài liệu liên quan.
Nhập khoảng thời gian cần báo cáo.
AI sẽ tổng hợp dữ liệu và tạo dự thảo báo cáo tuần để kỹ sư kiểm tra, hoàn thiện.
──────────────
PROMPT – CHỈ CẦN SAO CHÉP TOÀN BỘ PHẦN DƯỚI ĐÂY VÀ DÁN VÀO AI:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia quản lý dự án và tư vấn giám sát xây dựng có kinh nghiệm lập báo cáo tuần.
Tôi sẽ cung cấp các tài liệu thực tế của dự án.
Hãy sử dụng CHỈ những dữ liệu có trong tài liệu tôi cung cấp để lập báo cáo tuần.
KIỂM TRA DỮ LIỆU ĐẦU VÀO
Trước khi viết báo cáo, lập danh mục:
STT | Tài liệu | Khoảng thời gian | Nội dung chính | Có thể sử dụng cho phần nào của báo cáo | Ghi chú
Sau đó xác định:
Ngày bắt đầu kỳ báo cáo.
Ngày kết thúc kỳ báo cáo.
Những ngày có dữ liệu.
Những ngày thiếu dữ liệu.
Tài liệu nào chưa được cung cấp.
Nếu chưa xác định được kỳ báo cáo, hãy hỏi tôi trước khi tiếp tục.
TỔNG HỢP CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN
Lập bảng:
STT | Hạng mục | Công việc thực hiện trong tuần | Vị trí | Khối lượng nếu có | Trạng thái | Nguồn dữ liệu
Không tự tạo khối lượng khi hồ sơ không cung cấp.
PHÂN TÍCH TIẾN ĐỘ
Nếu có tiến độ kế hoạch và dữ liệu thực tế, hãy tổng hợp:
Công việc | Kế hoạch | Thực tế | Chênh lệch | Mức độ | Nguyên nhân xác định được | Hành động cần thực hiện
Phân loại:
🔴 Chậm/có nguy cơ ảnh hưởng mốc.
🟡 Cần theo dõi.
🟢 Cơ bản theo kế hoạch.
Không tự xác định số ngày chậm nếu dữ liệu không đủ.
TỔNG HỢP NHÂN LỰC VÀ THIẾT BỊ
Lập bảng theo ngày hoặc theo hạng mục nếu dữ liệu cho phép:
Ngày | Nhân lực | Thiết bị chính | Công việc thực hiện | Nhận xét
Xác định các biến động đáng chú ý.
TỔNG HỢP CHẤT LƯỢNG VÀ NGHIỆM THU
Tổng hợp:
Công việc đã nghiệm thu.
Vật liệu/thiết bị đã kiểm tra.
Thí nghiệm đã thực hiện.
Kết quả chính nếu có.
Hồ sơ còn tồn tại.
Công việc chưa đủ điều kiện nghiệm thu nếu tài liệu thể hiện.
TỔNG HỢP AN TOÀN
Chỉ tổng hợp theo dữ liệu được cung cấp:
Công tác kiểm tra an toàn.
Các tồn tại.
Sự cố/sự kiện nếu có.
Nội dung đã xử lý.
Nội dung còn phải xử lý.
Không được tự ghi “không xảy ra sự cố” nếu hồ sơ không có căn cứ xác nhận.
TỔNG HỢP VƯỚNG MẮC VÀ TỒN TẠI
Lập bảng:
STT | Vấn đề | Ngày phát sinh | Ảnh hưởng | Đơn vị liên quan | Tình trạng xử lý | Việc tiếp theo | Nguồn
Ưu tiên các vấn đề ảnh hưởng đến:
Tiến độ.
Chất lượng.
Thiết kế.
Mặt bằng.
Vật liệu.
Thanh toán.
An toàn.
Phối hợp giữa các bên.
THEO DÕI CHỈ ĐẠO VÀ CAM KẾT
Nếu có biên bản họp/văn bản chỉ đạo, lập bảng:
Nội dung chỉ đạo/cam kết | Đơn vị thực hiện | Thời hạn | Tình trạng | Quá hạn/Chưa đến hạn | Nguồn
Đặc biệt cảnh báo những đầu việc đã quá hạn nhưng chưa thấy tài liệu xác nhận hoàn thành.
KẾ HOẠCH TUẦN TIẾP THEO
Dựa trên tiến độ và tài liệu được cung cấp, tổng hợp:
Công việc dự kiến.
Mốc cần đạt.
Nhân lực/thiết bị cần chú ý nếu có dữ liệu.
Hồ sơ cần hoàn thiện.
Vướng mắc phải giải quyết.
Các quyết định cần Chủ đầu tư/TVGS/Nhà thầu xử lý.
Không tự đặt mục tiêu mới ngoài hồ sơ nếu không ghi rõ đó là đề xuất của AI.
LẬP DASHBOARD TÓM TẮT ĐẦU BÁO CÁO
Tạo bảng:
TIẾN ĐỘ | CHẤT LƯỢNG | AN TOÀN | HỒ SƠ | VƯỚNG MẮC
Mỗi nhóm đánh giá:
🔴 Cần xử lý ngay.
🟡 Cần theo dõi.
🟢 Chưa phát hiện vấn đề đáng kể từ dữ liệu được cung cấp.
Kèm 1–2 câu giải thích cho từng đánh giá.
CUỐI BÁO CÁO HÃY ĐƯA RA:
05 kết quả chính trong tuần.
05 vấn đề quan trọng nhất.
Các đầu việc quá hạn.
Các quyết định cần xử lý.
05 ưu tiên của tuần tiếp theo.
Danh sách dữ liệu/hồ sơ còn thiếu.
TRÌNH BÀY BÁO CÁO THEO CẤU TRÚC:
I. Thông tin chung.
II. Tóm tắt điều hành.
III. Tình hình thực hiện trong tuần.
IV. Tiến độ.
V. Chất lượng và nghiệm thu.
VI. Nhân lực – thiết bị.
VII. An toàn.
VIII. Vướng mắc và tồn tại.
IX. Theo dõi chỉ đạo/cam kết.
X. Kế hoạch tuần tiếp theo.
XI. Kiến nghị và đề xuất.
XII. Phụ lục bảng số liệu nếu cần.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
Không tự tạo số liệu.
Không tự suy đoán công việc đã thực hiện.
Mọi số liệu quan trọng phải truy được về tài liệu nguồn.
Nếu các tài liệu có số liệu khác nhau, phải chỉ rõ mâu thuẫn, không tự chọn một số liệu.
Phân biệt rõ dữ liệu thực tế và nhận định/đề xuất của AI.
Không tự kết luận một công việc đạt chất lượng nếu chỉ có thông tin đã thi công.
Nếu thiếu dữ liệu, ghi rõ “Chưa có dữ liệu để đánh giá”.
Ưu tiên bảng biểu và nội dung ngắn gọn, có thể đưa trực tiếp vào báo cáo dự án.
Không viết các câu nhận xét chung chung nếu không có dữ liệu chứng minh.
Sau khi tôi tải tài liệu lên, CHƯA lập báo cáo ngay. Trước tiên hãy lập danh mục tài liệu, xác định kỳ báo cáo, kiểm tra dữ liệu thiếu và cho tôi biết dữ liệu hiện tại đã đủ để lập những phần nào. Sau đó mới lập báo cáo.
──────────────
Lưu ý: Prompt này đặc biệt hiệu quả khi cung cấp đồng thời báo cáo ngày, nhật ký thi công, tiến độ cập nhật và biên bản họp. Khi đó AI có thể đối chiếu chéo thay vì chỉ tóm tắt từng tài liệu riêng lẻ.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #BaoCaoTuan #QuanLyDuAn #TuVanGiamSat #TienDoThiCong #QuanLyCongTruong #VMCWorks
Viết bình luận