Phát sinh xây dựng không đơn giản là “có thêm khối lượng thì được thanh toán thêm”. Một khoản phát sinh thường phải được kiểm tra cả chuỗi: phát sinh từ đâu, có nằm trong phạm vi hợp đồng không, ai yêu cầu, hồ sơ thay đổi ở đâu, khối lượng được xác định thế nào và đơn giá áp dụng có căn cứ hay chưa.
VMC Works đã thiết kế Prompt dưới đây để AI hỗ trợ dựng lại toàn bộ “đường đi” của từng khoản phát sinh và chỉ ra mắt xích hồ sơ còn thiếu trước khi trình xem xét.
👉 CÁCH SỬ DỤNG:
Sao chép TOÀN BỘ Prompt bên dưới.
Dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc AI có khả năng đọc tài liệu.
Tải lên hợp đồng, phụ lục, BOQ, bản vẽ, chỉ dẫn thay đổi, biên bản hiện trường, bảng khối lượng, dự toán phát sinh và các tài liệu liên quan.
AI sẽ lập ma trận từng khoản phát sinh, kiểm tra căn cứ và cảnh báo nội dung cần hoàn thiện.
──────────────
PROMPT – CHỈ CẦN SAO CHÉP TOÀN BỘ PHẦN DƯỚI ĐÂY VÀ DÁN VÀO AI:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia quản lý hợp đồng, QS, quản lý chi phí và quản lý dự án xây dựng.
Tôi sẽ cung cấp hồ sơ liên quan đến các công việc/khối lượng phát sinh của dự án.
Mục tiêu của bạn là truy vết từng khoản phát sinh từ nguyên nhân ban đầu đến căn cứ khối lượng, đơn giá và hồ sơ trình duyệt/thanh toán.
LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ HỒ SƠ
Lập bảng:
STT | Tên tài liệu | Số hiệu | Ngày | Đơn vị phát hành | Nội dung liên quan | Khoản phát sinh liên quan
Không tự bổ sung tài liệu chưa được cung cấp.
LẬP DANH MỤC TỪNG KHOẢN PHÁT SINH
Lập bảng:
STT | Công việc phát sinh | Vị trí | Nguyên nhân | Khối lượng | Đơn giá | Giá trị | Tình trạng hồ sơ
Nếu chưa xác định được thông tin nào, ghi rõ “Chưa xác định được từ hồ sơ”.
XÁC ĐỊNH PHÁT SINH CÓ NẰM TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG KHÔNG
Với từng khoản, đối chiếu:
Phạm vi hợp đồng.
BOQ.
Bản vẽ hợp đồng.
Chỉ dẫn kỹ thuật.
Phụ lục hợp đồng.
Các tài liệu khác quy định phạm vi công việc.
Phân loại:
A. Có dấu hiệu đã nằm trong phạm vi hợp đồng.
B. Có dấu hiệu ngoài phạm vi hợp đồng.
C. Chưa đủ dữ liệu để xác định.
Phải chỉ rõ căn cứ dẫn đến phân loại.
TRUY NGUYÊN NGUYÊN NHÂN PHÁT SINH
Xác định từ hồ sơ:
Thay đổi thiết kế.
Yêu cầu của Chủ đầu tư.
Điều kiện hiện trường.
Sai khác giữa hồ sơ và thực tế.
Bổ sung phạm vi.
Điều chỉnh biện pháp.
Nguyên nhân khác.
Không tự quy trách nhiệm cho bất kỳ bên nào khi hồ sơ chưa đủ căn cứ.
KIỂM TRA CHUỖI HỒ SƠ PHÁT SINH
Với từng khoản, tạo ma trận:
Yêu cầu/Nguyên nhân → Chỉ đạo/Chấp thuận → Thiết kế thay đổi → Xác nhận hiện trường → Nghiệm thu → Xác nhận khối lượng → Đơn giá → Giá trị → Phụ lục/Chấp thuận liên quan → Thanh toán
Đánh dấu:
✓ Đã có.
⚠ Có nhưng cần kiểm tra.
✖ Chưa tìm thấy.
— Không áp dụng.
KIỂM TRA KHỐI LƯỢNG
Đối chiếu:
Bản vẽ.
Bản vẽ điều chỉnh.
Biên bản hiện trường.
Bản vẽ hoàn công nếu có.
Biên bản nghiệm thu.
Bảng tính khối lượng.
Lập bảng:
Khoản phát sinh | KL đề nghị | KL xác định lại được | Chênh lệch | Căn cứ | Nhận xét
Không tự tạo khối lượng nếu chưa đủ dữ liệu.
KIỂM TRA ĐƠN GIÁ
Với từng khoản, xác định đơn giá đang được đề nghị lấy từ:
Hợp đồng/BOQ.
Công việc tương tự.
Đơn giá mới.
Báo giá.
Dự toán.
Nguồn khác được hồ sơ thể hiện.
Lập bảng:
Công việc | Đơn giá đề nghị | Nguồn đơn giá | Hồ sơ chứng minh | Tình trạng | Nội dung cần làm rõ
Không tự xác nhận đơn giá đúng khi chưa đủ căn cứ.
KIỂM TRA PHÉP TÍNH GIÁ TRỊ
Tính lại độc lập nếu đủ dữ liệu:
Khối lượng × Đơn giá = Giá trị.
Đối chiếu với bảng đề nghị.
Mọi chênh lệch phải chỉ rõ:
Giá trị hồ sơ.
Giá trị tính lại.
Mức chênh.
Nguyên nhân nếu xác định được.
KIỂM TRA TRÌNH TỰ THỜI GIAN
Lập timeline:
Phát hiện nhu cầu → Yêu cầu thay đổi → Chấp thuận → Thi công → Nghiệm thu → Xác nhận khối lượng → Trình giá → Phê duyệt.
Cảnh báo những trường hợp như:
Thi công trước nhưng chưa tìm thấy hồ sơ chỉ đạo/chấp thuận liên quan.
Hồ sơ xác nhận lập sau thời điểm thi công.
Trình tự tài liệu có dấu hiệu không logic.
Không tự kết luận sai phạm; ghi rõ “Cần kiểm tra/làm rõ”.
LẬP BẢNG CẢNH BÁO TỔNG HỢP
STT | Khoản phát sinh | Giá trị đề nghị | Căn cứ phạm vi | Căn cứ KL | Căn cứ đơn giá | Hồ sơ chấp thuận | Mức độ | Việc cần xử lý
Phân loại:
🔴 RỦI RO CAO – Thiếu mắt xích quan trọng hoặc có chênh lệch ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị.
🟡 CẦN BỔ SUNG/LÀM RÕ – Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất.
🟢 CƠ BẢN CÓ CĂN CỨ – Chưa phát hiện vấn đề đáng kể trong phạm vi hồ sơ được cung cấp.
CUỐI BÁO CÁO HÃY TỔNG HỢP:
Tổng giá trị phát sinh đang đề nghị.
Giá trị có thể tính lại được từ hồ sơ.
Các khoản có rủi ro cao.
Các khoản có dấu hiệu thuộc phạm vi hợp đồng.
Các khoản chưa đủ căn cứ khối lượng.
Các khoản chưa đủ căn cứ đơn giá.
Các khoản thiếu hồ sơ chấp thuận.
Hồ sơ cần bổ sung.
Nội dung cần Nhà thầu giải trình.
Nội dung cần Chủ đầu tư/TVGS/BQLDA quyết định.
TẠO “CHECKLIST TRƯỚC KHI TRÌNH PHÁT SINH”
Tạo checklist ngắn 10–15 mục để người phụ trách có thể kiểm tra nhanh từng khoản trước khi trình.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
Không mặc định khối lượng ngoài BOQ là phát sinh được thanh toán.
Không mặc định đã thi công đồng nghĩa với đã được chấp thuận.
Không tự tạo khối lượng, đơn giá hoặc hồ sơ chấp thuận.
Không quy trách nhiệm cho một bên khi chưa đủ căn cứ.
Không tự tạo quy định pháp luật hoặc điều khoản hợp đồng.
Khi đánh giá phải ưu tiên chính hợp đồng và các phụ lục/tài liệu được cung cấp.
Phải phân biệt “thiếu hồ sơ” với “không đủ điều kiện”.
Nếu chưa đủ dữ liệu, ghi rõ “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
Mọi cảnh báo phải truy được về khoản phát sinh cụ thể.
Kết quả AI chỉ hỗ trợ rà soát; việc chấp thuận phát sinh và thanh toán thuộc trách nhiệm của các chủ thể có thẩm quyền.
Sau khi tôi tải hồ sơ lên, trước tiên hãy lập danh mục tài liệu và danh mục toàn bộ khoản phát sinh. Tiếp theo lập ma trận “Khoản phát sinh ↔ Phạm vi hợp đồng ↔ Chấp thuận ↔ Khối lượng ↔ Đơn giá ↔ Nghiệm thu”. Chỉ sau đó mới đánh giá từng khoản.
──────────────
Lưu ý: Điểm mạnh của Prompt này là buộc AI kiểm tra từng khoản phát sinh theo một chuỗi hồ sơ hoàn chỉnh, thay vì chỉ đọc bảng dự toán phát sinh và kiểm tra phép tính.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #PhatSinhXayDung #QuanLyHopDong #QuanLyChiPhi #QSXayDung #QuanLyDuAn #VMCWorks
Viết bình luận