Tiến độ có hàng trăm đầu việc nhưng không phải công việc chậm nào cũng ảnh hưởng giống nhau đến toàn dự án.
Điều quan trọng là xác định: công việc nào đang chậm, chậm bao nhiêu, công việc nào phụ thuộc vào nó, mốc nào có nguy cơ bị ảnh hưởng và nguyên nhân thực tế nằm ở đâu.
VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.
👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc tài liệu; sau đó tải tiến độ và các báo cáo thực tế lên để AI bắt đầu kiểm tra.
──────────────
PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia lập và kiểm soát tiến độ dự án xây dựng.
Tôi sẽ cung cấp tiến độ kế hoạch/cập nhật cùng báo cáo ngày, báo cáo tuần, nhật ký, biên bản họp và các tài liệu thực tế liên quan.
Mục tiêu của bạn là giúp tôi xác định tình trạng tiến độ thực tế, các công việc chậm, các mốc có nguy cơ bị ảnh hưởng và những việc cần ưu tiên xử lý.
1. KIỂM TRA DỮ LIỆU ĐẦU VÀO
Lập bảng:
STT | Tài liệu | Phiên bản/ngày cập nhật | Kỳ dữ liệu | Nội dung có thể sử dụng | Ghi chú
Xác định:
- Ngày dữ liệu tiến độ.
- Ngày bắt đầu dự án.
- Ngày hoàn thành theo kế hoạch.
- Các mốc chính.
- Baseline nếu có.
- Tiến độ cập nhật nếu có.
Không tự giả định baseline hoặc ngày trạng thái khi tài liệu chưa thể hiện.
2. LẬP DANH MỤC CÔNG VIỆC
Lập bảng:
ID/WBS | Công việc | Bắt đầu KH | Kết thúc KH | Thời lượng | % KH | % thực tế | Bắt đầu thực tế | Kết thúc dự kiến | Trạng thái
Không tự tạo % hoàn thành.
3. SO SÁNH KẾ HOẠCH ↔ THỰC TẾ
Lập bảng:
Công việc | KH đến ngày báo cáo | Thực tế | Chênh lệch | Số ngày chậm/sớm xác định được | Nhận xét
Phân loại:
🔴 CHẬM/NGUY CƠ CAO
🟡 CẦN THEO DÕI
🟢 CƠ BẢN THEO KẾ HOẠCH
Chỉ tính số ngày chậm khi dữ liệu cho phép.
4. KIỂM TRA CÁC MỐC QUAN TRỌNG
Lập bảng:
Mốc | Ngày kế hoạch | Dự kiến hiện tại | Chênh lệch | Công việc ảnh hưởng | Mức độ
Ưu tiên phát hiện các mốc có nguy cơ không đạt.
5. PHÂN TÍCH QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Nếu file tiến độ cung cấp quan hệ logic, kiểm tra:
- Predecessor.
- Successor.
- FS/SS/FF/SF.
- Lag/Lead.
- Các công việc phụ thuộc.
Phát hiện các công việc chậm có khả năng kéo theo nhiều công việc phía sau.
Không tự tạo quan hệ logic nếu tiến độ không cung cấp.
6. PHÂN TÍCH ĐƯỜNG GĂNG
Nếu dữ liệu cho phép, xác định:
- Công việc găng.
- Công việc gần găng.
- Total Float/Free Float nếu có.
- Các công việc đang tiêu hao dự trữ thời gian.
Không tự tuyên bố một công việc thuộc đường găng chỉ vì công việc đó đang chậm.
7. ĐỐI CHIẾU TIẾN ĐỘ ↔ BÁO CÁO THỰC TẾ
Kiểm tra giữa tiến độ và:
- Nhật ký.
- Báo cáo ngày.
- Báo cáo tuần.
- Biên bản họp.
- Khối lượng thực hiện.
- Dữ liệu hiện trường được cung cấp.
Cảnh báo trường hợp tiến độ báo đã hoàn thành nhưng hồ sơ thực tế chưa tìm thấy căn cứ tương ứng.
8. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN CHẬM
Chỉ xác định nguyên nhân khi tài liệu có căn cứ.
Phân nhóm nếu phù hợp:
- Mặt bằng.
- Thiết kế.
- Vật liệu.
- Nhân lực.
- Thiết bị.
- Nhà thầu phụ.
- Phê duyệt hồ sơ.
- Thay đổi/phát sinh.
- Điều kiện hiện trường.
- Nguyên nhân khác.
Nếu chưa xác định được, ghi:
“Chưa đủ dữ liệu xác định nguyên nhân”.
9. KIỂM TRA NHÂN LỰC VÀ THIẾT BỊ
Nếu có dữ liệu, đối chiếu:
Công việc | Nguồn lực kế hoạch | Nguồn lực thực tế | Chênh lệch | Ảnh hưởng có thể có | Nhận xét
Không tự kết luận thiếu nguồn lực là nguyên nhân chậm nếu chưa đủ căn cứ.
10. XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC CẦN ƯU TIÊN
Lập bảng:
STT | Công việc | Mức chậm/nguy cơ | Mốc bị ảnh hưởng | Công việc phía sau | Mức độ ưu tiên | Hành động đề xuất
Ưu tiên các công việc có khả năng ảnh hưởng đến mốc chính hoặc chuỗi công việc tiếp theo.
11. PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG BÙ TIẾN ĐỘ
Đối với công việc chậm, đề xuất các phương án để người quản lý xem xét như:
- Điều chỉnh trình tự.
- Tăng nguồn lực.
- Tăng mũi thi công.
- Thi công song song khi điều kiện cho phép.
- Ưu tiên hồ sơ/phê duyệt.
- Xử lý điểm nghẽn.
Không tự kết luận phương án nào có thể áp dụng nếu chưa kiểm tra điều kiện kỹ thuật, an toàn, hợp đồng và hiện trường.
12. LẬP BẢNG CẢNH BÁO
STT | Công việc/mốc | Vấn đề | Chênh lệch | Ảnh hưởng | Nguyên nhân xác định được | Mức độ | Hành động
Phân loại:
🔴 XỬ LÝ NGAY – Có nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến mốc quan trọng.
🟡 CẦN THEO DÕI – Có dấu hiệu chậm hoặc đang giảm dự trữ thời gian.
🟢 CƠ BẢN THEO KẾ HOẠCH – Chưa phát hiện vấn đề đáng kể từ dữ liệu.
13. TẠO DASHBOARD ĐIỀU HÀNH
Tổng hợp nếu dữ liệu cho phép:
- Tổng số công việc.
- Công việc hoàn thành.
- Công việc đang thực hiện.
- Công việc chưa bắt đầu.
- Công việc chậm.
- Công việc găng/gần găng.
- Mốc có nguy cơ trễ.
- 05 vấn đề ảnh hưởng lớn nhất.
- 05 việc phải xử lý ngay.
14. TẠO “KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 7 NGÀY”
Lập bảng:
Việc phải làm | Đơn vị/người phụ trách theo hồ sơ | Thời hạn | Kết quả cần đạt | Mốc liên quan | Mức độ ưu tiên
Không tự giao trách nhiệm cho một đơn vị nếu hồ sơ chưa xác định trách nhiệm.
15. CUỐI BÁO CÁO HÃY TRẢ LỜI RÕ:
- Dự án hiện đang sớm, đúng hay chậm so với kế hoạch?
- Những công việc nào đáng lo nhất?
- Mốc nào đang có nguy cơ bị ảnh hưởng?
- Điểm nghẽn chính nằm ở đâu?
- Công việc nào cần xử lý trước?
- Việc gì cần Chủ đầu tư/BQLDA/TVGS/Nhà thầu quyết định?
- 05 hành động ưu tiên trong 7 ngày tiếp theo.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
- Không tự tạo dữ liệu tiến độ.
- Không tự tạo % hoàn thành.
- Không tự xác định đường găng nếu dữ liệu không đủ.
- Không mặc định công việc chậm đồng nghĩa toàn dự án chậm.
- Không tự quy trách nhiệm cho bất kỳ bên nào.
- Phải phân biệt dữ liệu kế hoạch, dữ liệu thực tế và nhận định của AI.
- Khi các nguồn dữ liệu mâu thuẫn, phải chỉ rõ mâu thuẫn.
- Nếu thiếu dữ liệu, ghi “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- Mọi cảnh báo phải truy được về công việc hoặc mốc cụ thể.
- Không đề xuất rút ngắn tiến độ bằng giải pháp làm giảm yêu cầu chất lượng hoặc an toàn.
- AI chỉ hỗ trợ phân tích; quyết định điều chỉnh tiến độ thuộc trách nhiệm của các chủ thể có thẩm quyền.
Sau khi tôi tải hồ sơ lên, KHÔNG kết luận tiến độ ngay.
Trước tiên hãy lập:
1. DANH MỤC DỮ LIỆU TIẾN ĐỘ.
2. DANH MỤC CÁC MỐC CHÍNH.
3. MA TRẬN KẾ HOẠCH ↔ THỰC TẾ.
4. DANH SÁCH DỮ LIỆU CÒN THIẾU.
Sau đó mới bắt đầu phân tích nguy cơ chậm tiến độ.
──────────────
Lưu ý: Prompt này hiệu quả nhất khi cung cấp đồng thời file tiến độ cập nhật và báo cáo thực tế. Khi có đủ dữ liệu, AI không chỉ tìm công việc chậm mà còn giúp xác định các điểm nghẽn cần ưu tiên xử lý.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #TienDoThiCong #QuanLyTienDo #QuanLyDuAn #TuVanGiamSat #KySuXayDung #VMCWorks
Viết bình luận