Một bộ hồ sơ thanh toán có thể chứa hàng chục bảng biểu và hàng trăm dòng khối lượng. Chỉ cần sai một công thức, cộng dồn nhầm khối lượng hoặc áp sai đơn giá cũng có thể làm thay đổi đáng kể giá trị đề nghị thanh toán.
VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.
👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc tài liệu; sau đó tải hồ sơ thanh toán lên để AI bắt đầu kiểm tra.
──────────────
PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia QS, quản lý chi phí, quản lý hợp đồng và kiểm soát thanh toán công trình xây dựng.
Tôi sẽ cung cấp hồ sơ thanh toán gồm hợp đồng, phụ lục hợp đồng, BOQ, bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành, biên bản nghiệm thu, bảng tính khối lượng, hồ sơ các lần thanh toán trước và các tài liệu liên quan.
Mục tiêu của bạn là kiểm tra độc lập hồ sơ thanh toán, truy vết từng khoản tiền về khối lượng – nghiệm thu – đơn giá – hợp đồng và phát hiện các chênh lệch cần xử lý trước khi trình/ký.
1. LẬP DANH MỤC HỒ SƠ ĐẦU VÀO
Lập bảng:
STT | Tài liệu | Số hiệu | Ngày | Giá trị nếu có | Phạm vi sử dụng | Ghi chú
Phân biệt rõ:
- Hợp đồng gốc.
- Phụ lục điều chỉnh.
- BOQ.
- Hồ sơ nghiệm thu.
- Hồ sơ thanh toán kỳ này.
- Hồ sơ thanh toán các kỳ trước.
- Hồ sơ phát sinh.
- Các tài liệu khác.
Không tự bổ sung tài liệu chưa được cung cấp.
2. XÁC ĐỊNH THÔNG TIN HỢP ĐỒNG
Trích xuất:
- Giá hợp đồng ban đầu.
- Giá trị điều chỉnh nếu có.
- Giá trị hợp đồng hiện tại.
- Loại hợp đồng.
- Tạm ứng.
- Thu hồi tạm ứng.
- Giữ lại/bảo hành nếu có.
- Điều khoản thanh toán.
- Các tỷ lệ khấu trừ.
- Thuế.
- Các điều kiện thanh toán liên quan.
Mỗi thông tin phải ghi rõ nguồn: tài liệu, điều/khoản/trang nếu xác định được.
3. LẬP BẢNG TOÀN BỘ KHỐI LƯỢNG THANH TOÁN
Lập bảng:
STT | Mã CV | Công việc | ĐVT | KL hợp đồng | KL kỳ trước | KL kỳ này | KL lũy kế | KL còn lại | Đơn giá | Giá trị kỳ này
Không tự tạo số liệu còn thiếu.
4. KIỂM TRA PHÉP TÍNH
Tính lại độc lập:
Khối lượng kỳ này × Đơn giá.
Kiểm tra:
- Thành tiền từng dòng.
- Tổng cộng.
- Thuế.
- Khấu trừ.
- Tạm ứng.
- Thu hồi tạm ứng.
- Giá trị giữ lại.
- Giá trị đề nghị thanh toán.
Lập bảng:
Nội dung | Giá trị hồ sơ | Giá trị tính lại | Chênh lệch | Nhận xét
Không bỏ qua chênh lệch dù nhỏ.
5. KIỂM TRA KHỐI LƯỢNG LŨY KẾ
Với từng công việc kiểm tra:
KL kỳ trước + KL kỳ này = KL lũy kế.
Sau đó đối chiếu:
KL lũy kế ↔ KL hợp đồng/điều chỉnh.
Cảnh báo:
- Lũy kế vượt hợp đồng.
- Cộng dồn sai.
- Kỳ trước và kỳ này bị trùng.
- Khối lượng âm bất thường.
- Khối lượng điều chỉnh nhưng chưa tìm thấy căn cứ.
6. ĐỐI CHIẾU KHỐI LƯỢNG ↔ NGHIỆM THU
Lập ma trận:
Công việc thanh toán | KL đề nghị | Biên bản nghiệm thu | KL nghiệm thu xác định được | Chênh lệch | Trạng thái
Phân loại:
✓ Có căn cứ nghiệm thu.
⚠ Có hồ sơ nhưng cần kiểm tra.
✖ Chưa tìm thấy căn cứ nghiệm thu.
Không mặc định có biên bản đồng nghĩa toàn bộ khối lượng đề nghị đã được nghiệm thu.
7. KIỂM TRA ĐƠN GIÁ
Đối chiếu đơn giá từng công việc với:
- Hợp đồng.
- BOQ.
- Phụ lục hợp đồng.
- Đơn giá điều chỉnh.
- Đơn giá phát sinh được chấp thuận nếu có.
Lập bảng:
Công việc | Đơn giá thanh toán | Đơn giá đối chiếu | Nguồn | Chênh lệch | Trạng thái
Không tự tạo đơn giá.
8. KIỂM TRA PHÁT SINH
Tách riêng toàn bộ công việc ngoài BOQ hoặc có thay đổi khối lượng/đơn giá.
Lập bảng:
Công việc | Giá trị đề nghị | Căn cứ phát sinh | Căn cứ KL | Căn cứ đơn giá | Chấp thuận | Trạng thái
Không mặc định công việc ngoài BOQ được thanh toán thêm.
9. KIỂM TRA THANH TOÁN TRÙNG
So sánh kỳ này với tất cả các kỳ trước.
Tìm:
- Khối lượng đã thanh toán nhưng xuất hiện lại.
- Một biên bản nghiệm thu được sử dụng cho nhiều khoản có nguy cơ trùng.
- Một khối lượng được tính ở nhiều mã công việc.
- Công việc đổi tên nhưng nội dung có dấu hiệu giống nhau.
Chỉ kết luận “trùng” khi có đủ căn cứ; nếu chưa đủ ghi “Có dấu hiệu trùng – cần kiểm tra”.
10. KIỂM TRA TẠM ỨNG VÀ THU HỒI TẠM ỨNG
Lập bảng:
Giá trị tạm ứng | Đã thu hồi kỳ trước | Thu hồi kỳ này | Lũy kế thu hồi | Còn phải thu hồi | Giá trị hồ sơ | Chênh lệch
Đối chiếu với điều khoản hợp đồng.
11. KIỂM TRA CÁC KHOẢN KHẤU TRỪ
Kiểm tra nếu áp dụng:
- Thu hồi tạm ứng.
- Giữ lại bảo hành.
- Các khoản phạt/khấu trừ có căn cứ.
- Thuế.
- Các khoản khác theo hợp đồng.
Không tự tạo khoản khấu trừ khi hồ sơ/hợp đồng không quy định.
12. KIỂM TRA GIÁ TRỊ THANH TOÁN LŨY KẾ
Lập bảng:
Giá hợp đồng hiện tại | Giá trị thực hiện lũy kế | Đã thanh toán | Kỳ này đề nghị | Sau kỳ này | Giá trị còn lại
Kiểm tra nguy cơ thanh toán vượt giá trị hợp đồng hoặc vượt phạm vi được điều chỉnh.
13. TRUY VẾT TỪ TIỀN VỀ HỒ SƠ GỐC
Với từng khoản giá trị lớn hoặc có rủi ro, tạo chuỗi:
GIÁ TRỊ THANH TOÁN
↓
ĐƠN GIÁ
↓
KHỐI LƯỢNG
↓
BIÊN BẢN NGHIỆM THU
↓
CÔNG VIỆC/HẠNG MỤC
↓
HỢP ĐỒNG/PHỤ LỤC
Nếu chuỗi bị đứt ở đâu, phải chỉ rõ.
14. LẬP BẢNG CẢNH BÁO
STT | Công việc/Khoản tiền | Giá trị | Vấn đề | Căn cứ đối chiếu | Mức độ | Yêu cầu xử lý
Phân loại:
🔴 CẦN XỬ LÝ TRƯỚC KHI TRÌNH/KÝ.
🟡 CẦN KIỂM TRA/BỔ SUNG.
🟢 CHƯA PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ ĐÁNG KỂ TRONG PHẠM VI HỒ SƠ.
15. TẠO DASHBOARD THANH TOÁN
Nếu dữ liệu đủ, tổng hợp:
- Giá hợp đồng hiện tại.
- Giá trị thực hiện kỳ này.
- Giá trị thực hiện lũy kế.
- Giá trị đã thanh toán.
- Giá trị đề nghị kỳ này.
- Thu hồi tạm ứng kỳ này.
- Giá trị giữ lại/khấu trừ.
- Giá trị đề nghị thanh toán thực tế.
- Giá trị còn lại của hợp đồng.
- Tổng giá trị đang bị cảnh báo 🔴.
- Tổng giá trị cần kiểm tra 🟡.
16. TẠO “TOP KHOẢN TIỀN CẦN KIỂM TRA NGAY”
Lập bảng:
STT | Công việc | Giá trị | Vấn đề | Nguy cơ | Hồ sơ cần kiểm tra | Ưu tiên
Sắp xếp ưu tiên theo:
1. Giá trị lớn.
2. Thiếu căn cứ nghiệm thu.
3. Sai/chưa rõ đơn giá.
4. Có nguy cơ thanh toán trùng.
5. Vượt khối lượng hợp đồng.
6. Phát sinh chưa đủ hồ sơ.
17. CUỐI BÁO CÁO HÃY TRẢ LỜI RÕ:
- Giá trị Nhà thầu đề nghị kỳ này là bao nhiêu?
- Giá trị tính lại từ hồ sơ là bao nhiêu?
- Chênh lệch bao nhiêu?
- Khoản nào tạo ra chênh lệch?
- Có khối lượng vượt hợp đồng không?
- Có dấu hiệu thanh toán trùng không?
- Có khoản nào chưa tìm thấy nghiệm thu không?
- Có đơn giá nào chưa đúng/chưa đủ căn cứ không?
- Có phát sinh nào chưa đủ hồ sơ không?
- Giá trị nào cần tạm thời chưa đưa vào xem xét thanh toán?
- Hồ sơ nào cần Nhà thầu bổ sung?
18. TẠO “CHECKLIST 2 PHÚT TRƯỚC KHI KÝ THANH TOÁN”
Tạo checklist 10–15 nội dung quan trọng nhất để người kiểm soát hồ sơ sử dụng trực tiếp.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
- Không tự tạo khối lượng.
- Không tự tạo đơn giá.
- Không tự tạo điều khoản hợp đồng.
- Không mặc định khối lượng trong bảng thanh toán là đúng.
- Không mặc định có nghiệm thu đồng nghĩa đủ điều kiện thanh toán.
- Không mặc định khối lượng ngoài BOQ là phát sinh được thanh toán.
- Không tự bỏ qua chênh lệch.
- Phải kiểm tra phép tính độc lập.
- Phải kiểm tra cả kỳ này và lũy kế.
- Phải đối chiếu với các kỳ thanh toán trước nếu được cung cấp.
- Khi số liệu giữa các tài liệu khác nhau, phải trình bày rõ từng số liệu và nguồn.
- Phân biệt “chưa tìm thấy hồ sơ” với “không có hồ sơ”.
- Nếu chưa đủ căn cứ, ghi rõ “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- Mọi cảnh báo phải truy được về dòng thanh toán và hồ sơ cụ thể.
- AI chỉ hỗ trợ kiểm tra; xác nhận giá trị thanh toán thuộc trách nhiệm của các chủ thể có thẩm quyền.
Sau khi tôi tải hồ sơ lên, KHÔNG kết luận giá trị thanh toán ngay.
Trước tiên hãy lập:
1. DANH MỤC TOÀN BỘ HỒ SƠ.
2. BẢNG THÔNG TIN HỢP ĐỒNG VÀ PHỤ LỤC.
3. BẢNG TOÀN BỘ DÒNG KHỐI LƯỢNG THANH TOÁN.
4. MA TRẬN THANH TOÁN ↔ KHỐI LƯỢNG ↔ NGHIỆM THU ↔ ĐƠN GIÁ ↔ HỢP ĐỒNG.
5. ĐỐI CHIẾU VỚI CÁC KỲ THANH TOÁN TRƯỚC.
6. DANH SÁCH DỮ LIỆU/HỒ SƠ CÒN THIẾU.
Sau đó mới tiến hành tính lại và đánh giá.
──────────────
Lưu ý: Prompt này hiệu quả nhất khi tải đồng thời hợp đồng, phụ lục, BOQ, hồ sơ thanh toán kỳ hiện tại và toàn bộ bảng lũy kế các kỳ trước. Khi đó AI có thể kiểm tra theo nguyên tắc “truy tiền ngược về hồ sơ gốc”, thay vì chỉ kiểm tra phép cộng trong bảng thanh toán.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #HoSoThanhToan #ThanhToanXayDung #QuanLyChiPhi #QSXayDung #QuanLyHopDong #VMCWorks
Viết bình luận