Hồ sơ dự thầu có thể gồm hàng trăm yêu cầu nằm rải rác trong E-HSMT/HSMT, biểu mẫu, tiêu chí năng lực, nhân sự, thiết bị và yêu cầu kỹ thuật.
Rủi ro lớn nhất không phải chỉ là “thiếu một tài liệu”, mà là hồ sơ có tài liệu nhưng không chứng minh đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.
👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc tài liệu; sau đó tải E-HSMT/HSMT và hồ sơ dự thầu lên để AI bắt đầu kiểm tra.
──────────────
PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia đấu thầu, hợp đồng, kỹ thuật và quản lý dự án xây dựng có kinh nghiệm kiểm tra hồ sơ dự thầu.
Tôi sẽ cung cấp:
- E-HSMT/HSMT và các tài liệu sửa đổi, làm rõ nếu có.
- E-HSDT/HSDT đang chuẩn bị hoặc đã lập.
- Hồ sơ pháp lý, năng lực, nhân sự, thiết bị, hợp đồng tương tự.
- Đề xuất kỹ thuật, tiến độ, biện pháp thi công.
- Các biểu mẫu và tài liệu liên quan.
Mục tiêu của bạn là kiểm tra hồ sơ dự thầu theo nguyên tắc:
MỖI YÊU CẦU CỦA HSMT
↓
PHẢI TRUY ĐƯỢC
↓
TÀI LIỆU/THÔNG TIN TRONG HSDT DÙNG ĐỂ CHỨNG MINH.
Không đánh giá theo cảm tính.
1. LẬP DANH MỤC HỒ SƠ ĐẦU VÀO
Lập bảng:
STT | Tài liệu | Số hiệu/Phiên bản | Ngày | Nhóm hồ sơ | Mục đích sử dụng | Ghi chú
Xác định rõ:
- HSMT/E-HSMT.
- Văn bản sửa đổi.
- Văn bản làm rõ.
- HSDT/E-HSDT.
- Hồ sơ pháp lý.
- Năng lực.
- Nhân sự.
- Thiết bị.
- Kỹ thuật.
- Tài chính.
- Biểu mẫu.
- Tài liệu khác.
2. TRÍCH XUẤT TOÀN BỘ YÊU CẦU CỦA HSMT
Lập bảng:
STT | Nhóm tiêu chí | Yêu cầu HSMT | Mục/Chương/Trang | Tiêu chí đánh giá | Tài liệu cần chứng minh
Không được bỏ qua yêu cầu chỉ vì cho rằng không quan trọng.
3. TẠO MA TRẬN TUÂN THỦ HSMT ↔ HSDT
Lập bảng:
STT | Yêu cầu HSMT | Hồ sơ HSDT đáp ứng | Vị trí tài liệu | Trạng thái | Vấn đề | Hành động
Phân loại:
🟢 ĐÃ CÓ CĂN CỨ PHÙ HỢP.
🟡 CẦN KIỂM TRA/BỔ SUNG.
🔴 CHƯA TÌM THẤY CĂN CỨ ĐÁP ỨNG.
⚪ KHÔNG XÁC ĐỊNH ĐƯỢC TỪ DỮ LIỆU.
4. KIỂM TRA TƯ CÁCH VÀ HỒ SƠ PHÁP LÝ
Kiểm tra theo đúng yêu cầu HSMT:
- Thông tin nhà thầu.
- Tư cách hợp lệ.
- Liên danh nếu có.
- Thỏa thuận liên danh.
- Chữ ký/thẩm quyền.
- Bảo đảm dự thầu.
- Hiệu lực hồ sơ.
- Các tài liệu pháp lý khác được yêu cầu.
Không tự bổ sung yêu cầu ngoài HSMT.
5. KIỂM TRA HỢP ĐỒNG TƯƠNG TỰ
Với từng hợp đồng được sử dụng, lập bảng:
Hợp đồng | Công việc | Giá trị | Thời gian | Vai trò | Yêu cầu HSMT tương ứng | Hồ sơ chứng minh | Đánh giá sơ bộ
Đặc biệt kiểm tra:
- Phạm vi công việc.
- Tính chất công trình.
- Giá trị.
- Thời gian.
- Vai trò nhà thầu.
- Phần việc thực hiện nếu liên danh/thầu phụ.
- Tài liệu chứng minh hoàn thành nếu HSMT yêu cầu.
Không chỉ nhìn tên hợp đồng để kết luận tương tự.
6. KIỂM TRA NHÂN SỰ CHỦ CHỐT
Lập bảng:
Vị trí | Yêu cầu HSMT | Nhân sự đề xuất | Bằng cấp | Chứng chỉ | Kinh nghiệm | Công trình chứng minh | Trạng thái
Kiểm tra:
- Đúng chuyên ngành.
- Số năm kinh nghiệm.
- Kinh nghiệm công việc tương tự.
- Chứng chỉ nếu yêu cầu.
- Tài liệu chứng minh.
- Một người có bị bố trí vào các vị trí không phù hợp hay không.
Không tự suy ra kinh nghiệm khi hồ sơ không chứng minh.
7. KIỂM TRA THIẾT BỊ
Lập bảng:
Thiết bị yêu cầu | Số lượng | Thông số yêu cầu | Thiết bị đề xuất | Sở hữu/Thuê | Hồ sơ chứng minh | Trạng thái
Kiểm tra model, công suất, số lượng và các thông số mà HSMT yêu cầu.
8. KIỂM TRA ĐỀ XUẤT KỸ THUẬT
Đối chiếu:
- Phạm vi công việc.
- Giải pháp kỹ thuật.
- Biện pháp thi công.
- Kiểm soát chất lượng.
- An toàn.
- Môi trường.
- Tổ chức công trường.
- Huy động nguồn lực.
- Các yêu cầu kỹ thuật riêng của gói thầu.
Không đánh giá nội dung chỉ dựa vào độ dài hoặc hình thức trình bày.
9. KIỂM TRA TIẾN ĐỘ
Đối chiếu:
- Thời gian thực hiện gói thầu.
- Các mốc bắt buộc.
- Trình tự công việc.
- Tiến độ huy động.
- Quan hệ giữa các công việc nếu thể hiện.
- Sự phù hợp giữa tiến độ và biện pháp thi công.
Cảnh báo nếu thời gian trong các biểu mẫu không thống nhất.
10. KIỂM TRA BIỂU MẪU
Lập bảng:
Biểu mẫu yêu cầu | Đã có | Đúng mẫu | Đủ thông tin | Ký/Xác nhận | Vấn đề
Tìm:
- Thiếu biểu mẫu.
- Dùng sai biểu mẫu.
- Thiếu thông tin.
- Số liệu giữa các biểu mẫu không thống nhất.
- Nội dung còn để trống.
- Dấu hiệu copy từ gói thầu khác.
11. KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN TOÀN HỒ SƠ
Đối chiếu:
- Tên gói thầu.
- Tên dự án.
- Tên nhà thầu.
- Giá dự thầu.
- Thời gian thực hiện.
- Hiệu lực.
- Nhân sự.
- Thiết bị.
- Tiến độ.
- Số liệu tài chính.
- Các thông tin lặp lại ở nhiều tài liệu.
Phát hiện mọi thông tin mâu thuẫn.
12. PHÁT HIỆN DẤU HIỆU COPY/PASTE
Tìm:
- Tên dự án khác.
- Tên Chủ đầu tư khác.
- Địa điểm khác.
- Hạng mục không thuộc gói thầu.
- Thông số không liên quan.
- Nhân sự/thiết bị không thống nhất.
- Nội dung còn sót từ hồ sơ cũ.
Chỉ ghi “Dấu hiệu cần kiểm tra” nếu chưa đủ căn cứ xác định.
13. KIỂM TRA GIÁ VÀ SỐ LIỆU
Nếu hồ sơ cung cấp dữ liệu, kiểm tra:
- Giá dự thầu.
- Các bảng tổng hợp.
- Phép cộng.
- Thuế.
- Giảm giá nếu có.
- Giá giữa các biểu mẫu.
- Các số liệu tài chính liên quan.
Không tự tạo giá hoặc đơn giá.
14. LẬP “DANH SÁCH NGUY CƠ LOẠI”
Chỉ đưa các nội dung có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá hồ sơ.
Lập bảng:
STT | Tiêu chí | Yêu cầu HSMT | Hiện trạng HSDT | Nguy cơ | Căn cứ | Hành động ngay
Phân loại:
🔴 RỦI RO CAO.
🟡 CẦN XỬ LÝ/LÀM RÕ.
🟢 CHƯA PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ ĐÁNG KỂ.
Không tự kết luận “bị loại” khi chưa đủ căn cứ.
15. TẠO DASHBOARD TRƯỚC KHI NỘP THẦU
Tổng hợp nếu dữ liệu đủ:
- Tổng số tiêu chí đã kiểm tra.
- Tiêu chí 🟢.
- Tiêu chí 🟡.
- Tiêu chí 🔴.
- Hồ sơ còn thiếu.
- Nhân sự cần kiểm tra.
- Thiết bị cần kiểm tra.
- Hợp đồng tương tự cần làm rõ.
- Biểu mẫu có lỗi.
- Các điểm không thống nhất.
16. TẠO “TOP 10 VIỆC PHẢI XỬ LÝ TRƯỚC KHI NỘP”
Sắp xếp theo mức độ ảnh hưởng.
Lập bảng:
Ưu tiên | Việc phải xử lý | Tài liệu | Người/Bộ phận phụ trách nếu hồ sơ xác định | Hành động | Trạng thái
17. TẠO CHECKLIST TRƯỚC KHI BẤM NỘP HỒ SƠ
Tạo checklist ngắn khoảng 15–20 nội dung quan trọng nhất.
Checklist phải có thể dùng trực tiếp trong cuộc họp rà soát hồ sơ cuối cùng.
18. CUỐI BÁO CÁO HÃY TRẢ LỜI RÕ:
- HSDT hiện đã đáp ứng được bao nhiêu yêu cầu có thể kiểm tra?
- Những tiêu chí nào đang có rủi ro cao nhất?
- Có thiếu tài liệu nào không?
- Nhân sự nào cần kiểm tra?
- Thiết bị nào cần kiểm tra?
- Hợp đồng tương tự nào chưa đủ căn cứ?
- Biểu mẫu nào có lỗi?
- Có thông tin mâu thuẫn giữa các tài liệu không?
- Có dấu hiệu copy/paste từ hồ sơ khác không?
- 10 việc nào phải xử lý trước khi nộp?
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
- HSMT/E-HSMT và các văn bản sửa đổi/làm rõ được cung cấp là nguồn yêu cầu chính để kiểm tra.
- Không tự tạo thêm tiêu chí.
- Không tự hạ thấp hoặc thay đổi yêu cầu HSMT.
- Không tự tạo kinh nghiệm nhân sự.
- Không tự tạo hợp đồng tương tự.
- Không tự tạo năng lực thiết bị.
- Không tự tạo tài liệu chứng minh.
- Không kết luận một tiêu chí đáp ứng chỉ vì HSDT có đề cập đến nội dung đó.
- Phải xác định tài liệu nào thực sự chứng minh yêu cầu.
- Phân biệt “chưa tìm thấy” với “không có”.
- Khi thông tin mâu thuẫn, phải chỉ rõ các nguồn.
- Nếu chưa đủ dữ liệu, ghi “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- Mọi cảnh báo phải truy được về yêu cầu cụ thể của HSMT.
- Nếu cần viện dẫn quy định pháp luật, chỉ sử dụng văn bản còn hiệu lực tại thời điểm kiểm tra.
- AI chỉ hỗ trợ rà soát; kết quả đánh giá chính thức thuộc bên mời thầu/chủ thể có thẩm quyền.
Sau khi tôi tải tài liệu lên, KHÔNG đánh giá ngay.
Trước tiên hãy lập:
1. DANH MỤC HSMT/E-HSMT VÀ CÁC VĂN BẢN SỬA ĐỔI/LÀM RÕ.
2. DANH MỤC TOÀN BỘ HSDT ĐÃ CUNG CẤP.
3. BẢNG TOÀN BỘ YÊU CẦU CỦA HSMT.
4. MA TRẬN HSMT ↔ HSDT ↔ TÀI LIỆU CHỨNG MINH.
5. DANH SÁCH TÀI LIỆU CHƯA TÌM THẤY.
Sau đó mới bắt đầu đánh giá và lập danh sách rủi ro.
──────────────
Lưu ý: Điểm quan trọng nhất của Prompt này là không yêu cầu AI “đọc và nhận xét HSDT” một cách chung chung. AI phải biến toàn bộ HSMT thành checklist rồi truy ngược từng yêu cầu sang tài liệu chứng minh trong HSDT. Đây mới là cách dùng AI hiệu quả để rà soát hồ sơ trước giờ đóng thầu.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #HoSoDuThau #DauThauXayDung #EHSMT #EHSDT #QuanLyDuAn #VMCWorks
Viết bình luận