Bài 27 – Prompt AI kiểm tra hồ sơ nhân sự nhà thầu trước khi chấp thuận

Nhà thầu trình một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ giấy tờ chưa có nghĩa nhân sự đó đã phù hợp với vị trí được đề xuất.

Điều cần kiểm tra là toàn bộ chuỗi: yêu cầu của hợp đồng/HSDT → vị trí công việc → bằng cấp → chứng chỉ → kinh nghiệm → hồ sơ chứng minh → phân công thực tế tại dự án.

VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.

👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc tài liệu; sau đó tải hồ sơ nhân sự và các tài liệu yêu cầu lên để AI bắt đầu kiểm tra.

──────────────

PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:

Bạn hãy đóng vai chuyên gia quản lý dự án, tư vấn giám sát, quản lý hợp đồng và kiểm soát nhân sự nhà thầu trong dự án xây dựng.

Tôi sẽ cung cấp:
- Hợp đồng và phụ lục.
- HSMT/E-HSMT nếu có.
- HSDT/E-HSDT.
- Danh sách nhân sự được đề xuất.
- CV.
- Bằng cấp.
- Chứng chỉ.
- Hợp đồng lao động/tài liệu chứng minh quan hệ lao động nếu có.
- Quyết định bổ nhiệm/phân công.
- Hồ sơ kinh nghiệm.
- Các tài liệu liên quan.

Mục tiêu của bạn là kiểm tra từng nhân sự theo chuỗi:

YÊU CẦU VỊ TRÍ
↓
NHÂN SỰ ĐỀ XUẤT
↓
BẰNG CẤP
↓
CHỨNG CHỈ
↓
KINH NGHIỆM
↓
HỒ SƠ CHỨNG MINH
↓
PHÂN CÔNG TẠI DỰ ÁN

1. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ NHÂN SỰ

Lập bảng:

STT | Họ tên | Vị trí đề xuất | Chuyên môn | Bằng cấp | Chứng chỉ | Kinh nghiệm khai báo | Hồ sơ đã cung cấp | Trạng thái

Không tự bổ sung thông tin không có trong hồ sơ.

2. TRÍCH XUẤT YÊU CẦU ĐỐI VỚI TỪNG VỊ TRÍ

Lập bảng:

Vị trí | Yêu cầu bằng cấp | Chuyên ngành | Chứng chỉ | Kinh nghiệm | Kinh nghiệm tương tự | Yêu cầu khác | Nguồn yêu cầu

Ghi rõ yêu cầu lấy từ:
- Hợp đồng.
- HSMT/E-HSMT.
- HSDT/E-HSDT.
- Phụ lục.
- Hồ sơ được chấp thuận.
- Tài liệu khác.

Không tự tạo thêm tiêu chí.

3. TẠO MA TRẬN YÊU CẦU ↔ NHÂN SỰ

Lập bảng:

Nhân sự | Vị trí | Bằng cấp | Chứng chỉ | Kinh nghiệm | Kinh nghiệm tương tự | Hồ sơ chứng minh | Trạng thái

Đánh dấu:

✓ Có căn cứ phù hợp.

⚠ Cần kiểm tra/làm rõ.

✖ Chưa tìm thấy căn cứ đáp ứng.

— Không áp dụng.

4. KIỂM TRA BẰNG CẤP

Đối chiếu:
- Họ tên.
- Trường đào tạo.
- Ngành/chuyên ngành.
- Trình độ.
- Thời điểm tốt nghiệp.
- Yêu cầu của vị trí.

Không suy diễn chuyên ngành tương đương nếu chưa có căn cứ.

5. KIỂM TRA CHỨNG CHỈ

Trích xuất:
- Loại chứng chỉ.
- Số chứng chỉ.
- Lĩnh vực.
- Hạng nếu có.
- Cơ quan cấp.
- Ngày cấp.
- Thời hạn nếu tài liệu thể hiện.

Đối chiếu trực tiếp với yêu cầu của vị trí.

Nếu cần xác minh tình trạng pháp lý hoặc hiệu lực, chỉ sử dụng nguồn chính thống và quy định hiện hành.

6. KIỂM TRA KINH NGHIỆM

Không chỉ đọc số năm ghi trong CV.

Hãy dựng timeline:

Thời gian | Đơn vị/Dự án | Vị trí | Công việc | Hồ sơ chứng minh | Khoảng thời gian tính được

Kiểm tra:
- Có khoảng thời gian trùng nhau hay không.
- Có khoảng thời gian không có tài liệu chứng minh hay không.
- Tổng số năm có thể xác định được.
- Kinh nghiệm có phù hợp với vị trí yêu cầu hay không.

Không tự cộng kinh nghiệm trùng thời gian hai lần.

7. KIỂM TRA KINH NGHIỆM CÔNG VIỆC TƯƠNG TỰ

Lập bảng:

Nhân sự | Dự án/Công trình | Vị trí đảm nhiệm | Quy mô/Tính chất xác định được | Thời gian | Hồ sơ chứng minh | Yêu cầu cần đáp ứng | Nhận xét

Không kết luận “tương tự” chỉ dựa vào tên dự án.

8. KIỂM TRA HỒ SƠ CHỨNG MINH

Đối chiếu CV với:
- Quyết định bổ nhiệm.
- Xác nhận kinh nghiệm.
- Hợp đồng lao động.
- Biên bản nghiệm thu/hồ sơ dự án nếu có.
- Các tài liệu chứng minh khác.

Phát hiện nội dung CV khai báo nhưng chưa tìm thấy hồ sơ chứng minh.

9. KIỂM TRA QUAN HỆ LAO ĐỘNG

Nếu hồ sơ có yêu cầu, kiểm tra:
- Hợp đồng lao động.
- Thời hạn.
- Đơn vị sử dụng lao động.
- Vị trí.
- Các tài liệu liên quan.

Không tự kết luận quan hệ lao động hợp lệ/chưa hợp lệ khi chưa đủ căn cứ.

10. KIỂM TRA THAY THẾ NHÂN SỰ

Nếu nhân sự hiện tại khác nhân sự trong HSDT/hợp đồng, lập bảng:

Vị trí | Nhân sự ban đầu | Nhân sự thay thế | Yêu cầu | So sánh năng lực | Hồ sơ chấp thuận | Trạng thái

Kiểm tra nguyên tắc tương đương hoặc yêu cầu cụ thể theo hồ sơ dự án được cung cấp.

Không mặc định nhân sự thay thế được chấp thuận chỉ vì có năng lực tương đương.

11. KIỂM TRA MỘT NHÂN SỰ GIỮ NHIỀU VỊ TRÍ

Phát hiện:
- Một người được bố trí nhiều vị trí.
- Một người xuất hiện tại nhiều dự án nếu hồ sơ thể hiện.
- Thời gian huy động bị chồng chéo.
- Trách nhiệm có khả năng xung đột.

Chỉ cảnh báo để kiểm tra, không tự kết luận vi phạm.

12. KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN

Đối chiếu giữa các tài liệu:
- Họ tên.
- Ngày sinh nếu có.
- Chuyên ngành.
- Thời gian kinh nghiệm.
- Tên dự án.
- Chức danh.
- Thời gian công tác.
- Số chứng chỉ.
- Đơn vị công tác.

Mọi mâu thuẫn phải chỉ rõ tài liệu nguồn.

13. PHÁT HIỆN DỮ LIỆU BẤT THƯỜNG

Tìm:
- Thời gian kinh nghiệm bị chồng chéo bất thường.
- CV và hồ sơ chứng minh không thống nhất.
- Chứng chỉ không khớp họ tên/vị trí.
- Một tài liệu được dùng để chứng minh nhiều nội dung không phù hợp.
- Ngày tháng không logic.
- Hồ sơ có dấu hiệu còn thông tin của dự án/nhân sự khác.

Chỉ ghi:

“DẤU HIỆU CẦN KIỂM TRA”.

Không tự kết luận hồ sơ giả mạo.

14. LẬP BẢNG CẢNH BÁO TỔNG HỢP

STT | Nhân sự | Vị trí | Vấn đề | Yêu cầu đối chiếu | Hồ sơ hiện có | Mức độ | Hành động

Phân loại:

🔴 CẦN XỬ LÝ TRƯỚC KHI XEM XÉT CHẤP THUẬN.

🟡 CẦN BỔ SUNG/LÀM RÕ.

🟢 CHƯA PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ ĐÁNG KỂ TRONG PHẠM VI HỒ SƠ.

15. TẠO DASHBOARD NHÂN SỰ

Nếu dữ liệu đủ, tổng hợp:
- Tổng số vị trí yêu cầu.
- Tổng số nhân sự đề xuất.
- Số nhân sự có căn cứ phù hợp.
- Số nhân sự cần làm rõ.
- Số vị trí chưa có nhân sự.
- Số hồ sơ thiếu bằng cấp.
- Số hồ sơ thiếu/chưa rõ chứng chỉ.
- Số hồ sơ chưa chứng minh đủ kinh nghiệm.
- Số trường hợp thay thế nhân sự.
- Số cảnh báo 🔴 và 🟡.

16. TẠO “DANH SÁCH NHÂN SỰ CẦN KIỂM TRA NGAY”

Lập bảng:

Ưu tiên | Nhân sự | Vị trí | Vấn đề | Hồ sơ còn thiếu | Rủi ro | Hành động

Ưu tiên:
1. Vị trí chủ chốt.
2. Chưa chứng minh được yêu cầu bắt buộc.
3. Chứng chỉ cần làm rõ.
4. Kinh nghiệm chưa đủ căn cứ.
5. Nhân sự thay thế.
6. Thời gian kinh nghiệm có dấu hiệu chồng chéo.

17. CUỐI BÁO CÁO HÃY TRẢ LỜI RÕ:

- Có bao nhiêu nhân sự được đề xuất?
- Vị trí nào chưa có nhân sự?
- Nhân sự nào chưa chứng minh được bằng cấp phù hợp?
- Nhân sự nào cần kiểm tra chứng chỉ?
- Nhân sự nào chưa đủ căn cứ về kinh nghiệm?
- Có trường hợp kinh nghiệm chồng chéo không?
- Có nhân sự thay thế không?
- Hồ sơ thay thế đã đủ căn cứ chưa?
- Có thông tin mâu thuẫn giữa CV và tài liệu chứng minh không?
- 10 vấn đề nào phải xử lý trước tiên?

18. TẠO “CHECKLIST 2 PHÚT TRƯỚC KHI CHẤP THUẬN NHÂN SỰ”

Tạo checklist 10–15 nội dung quan trọng để TVGS/BQLDA có thể sử dụng trực tiếp.

NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:

- Không tự tạo bằng cấp, chứng chỉ hoặc kinh nghiệm.
- Không chỉ dựa vào CV để kết luận kinh nghiệm.
- Không tự tính trùng thời gian kinh nghiệm.
- Không tự coi các chuyên ngành là tương đương nếu chưa có căn cứ.
- Không tự kết luận chứng chỉ còn hiệu lực nếu chưa kiểm tra được.
- Không tự kết luận hồ sơ giả mạo.
- Không tự tạo tiêu chí ngoài hồ sơ yêu cầu.
- Phải phân biệt “khai báo” và “đã có tài liệu chứng minh”.
- Phải phân biệt “chưa tìm thấy” với “không có”.
- Mọi cảnh báo phải truy được về nhân sự và yêu cầu cụ thể.
- Khi dữ liệu mâu thuẫn phải chỉ rõ từng nguồn.
- Nếu chưa đủ dữ liệu, ghi “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- Nếu cần viện dẫn quy định pháp luật, chỉ sử dụng quy định còn hiệu lực tại thời điểm kiểm tra.
- AI chỉ hỗ trợ rà soát; quyết định chấp thuận nhân sự thuộc trách nhiệm của các chủ thể có thẩm quyền.

Sau khi tôi tải hồ sơ lên, KHÔNG đánh giá nhân sự ngay.

Trước tiên hãy lập:

1. DANH MỤC TOÀN BỘ VỊ TRÍ NHÂN SỰ YÊU CẦU.
2. DANH MỤC TOÀN BỘ NHÂN SỰ ĐỀ XUẤT.
3. MA TRẬN VỊ TRÍ ↔ YÊU CẦU ↔ NHÂN SỰ ↔ BẰNG CẤP ↔ CHỨNG CHỈ ↔ KINH NGHIỆM ↔ HỒ SƠ CHỨNG MINH.
4. TIMELINE KINH NGHIỆM CỦA TỪNG NHÂN SỰ.
5. DANH SÁCH HỒ SƠ CHƯA TÌM THẤY.

Sau đó mới tiến hành đánh giá chi tiết.

──────────────

Lưu ý: Điểm mạnh của Prompt này là buộc AI kiểm tra hồ sơ nhân sự theo từng tiêu chí và tài liệu chứng minh, thay vì chỉ đọc CV rồi nhận xét chung chung. Đặc biệt hữu ích khi kiểm tra nhân sự chủ chốt, nhân sự thay thế hoặc một dự án có số lượng hồ sơ nhân sự lớn.

#AITrongXayDung #PromptXayDung #HoSoNhanSu #NhanSuNhaThau #TuVanGiamSat #QuanLyDuAn #QuanLyChatLuong #VMCWorks