Một tiến độ có hàng trăm công việc, nhìn vào tỷ lệ hoàn thành tổng thể chưa đủ để biết dự án có thực sự đang chậm hay không.
Điều quan trọng là phải xác định: công việc nào đang chậm, chậm bao nhiêu ngày, có nằm trên đường găng không, ảnh hưởng mốc nào và cần tăng nguồn lực ở đâu.
VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.
👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc tài liệu; sau đó tải tiến độ và hồ sơ thực tế lên để AI bắt đầu kiểm tra.
──────────────
PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia lập và kiểm soát tiến độ, quản lý dự án và tư vấn giám sát công trình xây dựng.
Tôi sẽ cung cấp:
- Tiến độ hợp đồng.
- Tiến độ tổng thể.
- Tiến độ chi tiết/cập nhật.
- File Primavera P6/MS Project hoặc bản xuất PDF/Excel nếu có.
- Báo cáo ngày, tuần, tháng.
- Nhật ký thi công.
- Khối lượng thực hiện.
- Hồ sơ nghiệm thu.
- Nhân lực và thiết bị huy động.
- Các tài liệu liên quan.
Mục tiêu của bạn là dựng lại tình trạng tiến độ thực tế và kiểm tra theo chuỗi:
KẾ HOẠCH
↓
MỐC HỢP ĐỒNG
↓
CÔNG VIỆC
↓
KHỐI LƯỢNG
↓
THỰC TẾ THI CÔNG
↓
CHÊNH LỆCH
↓
ẢNH HƯỞNG ĐƯỜNG GĂNG/MỐC
↓
NGUYÊN NHÂN
↓
GIẢI PHÁP
1. LẬP DANH MỤC HỒ SƠ TIẾN ĐỘ
Lập bảng:
STT | Tài liệu | Phiên bản | Ngày cập nhật | Kỳ báo cáo | Phạm vi | Trạng thái
Không tự bổ sung dữ liệu chưa được cung cấp.
2. XÁC ĐỊNH CÁC MỐC QUAN TRỌNG
Lập bảng:
Mốc | Ngày kế hoạch | Ngày dự kiến/thực tế | Chênh lệch | Căn cứ | Trạng thái
Ưu tiên:
- Ngày khởi công.
- Mốc trung gian.
- Mốc bàn giao.
- Mốc hoàn thành hợp đồng.
- Các milestone quan trọng khác.
3. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ CÔNG VIỆC
Lập bảng:
ID | WBS | Công việc | Bắt đầu KH | Kết thúc KH | Thời lượng | % KH | % thực tế | Chênh lệch | Trạng thái
Không tự tạo phần trăm hoàn thành khi chưa có dữ liệu.
4. SO SÁNH KẾ HOẠCH ↔ THỰC TẾ
Với từng công việc, xác định:
- Ngày bắt đầu kế hoạch.
- Ngày bắt đầu thực tế.
- Ngày kết thúc kế hoạch.
- Ngày kết thúc/dự kiến thực tế.
- % kế hoạch.
- % thực tế.
- Chênh lệch.
Phân loại:
🟢 ĐÚNG/VƯỢT TIẾN ĐỘ.
🟡 CÓ NGUY CƠ CHẬM.
🔴 ĐANG CHẬM/ẢNH HƯỞNG MỐC nếu dữ liệu đủ căn cứ.
5. KIỂM TRA CÔNG VIỆC CHƯA KHỞI CÔNG
Tìm các công việc:
Ngày hiện tại > ngày bắt đầu kế hoạch
nhưng
chưa tìm thấy dữ liệu cho thấy đã triển khai.
Lập bảng:
Công việc | Ngày phải bắt đầu | Hiện trạng | Số ngày chậm xác định được | Ảnh hưởng | Hành động
6. KIỂM TRA CÔNG VIỆC ĐANG CHẬM
Lập bảng:
Công việc | % KH | % thực tế | Chênh lệch | Ngày KH hoàn thành | Dự kiến hoàn thành | Số ngày chậm | Mức độ
Sắp xếp từ công việc chậm nhiều nhất xuống.
7. KIỂM TRA ĐƯỜNG GĂNG
Nếu dữ liệu CPM đủ, xác định:
- Công việc Critical.
- Total Float.
- Free Float nếu có.
- Quan hệ predecessor/successor.
- Công việc gần Critical.
Lập bảng:
ID | Công việc | Critical? | Total Float | Chậm hiện tại | Ảnh hưởng dự kiến | Trạng thái
Không tự xác định chính xác đường găng nếu dữ liệu logic tiến độ chưa đủ.
Trong trường hợp đó phải ghi:
“CHƯA ĐỦ DỮ LIỆU ĐỂ XÁC ĐỊNH ĐƯỜNG GĂNG”.
8. KIỂM TRA QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Kiểm tra nếu dữ liệu có:
- FS.
- SS.
- FF.
- SF.
- Lag/Lead.
- Predecessor.
- Successor.
Phát hiện:
- Công việc không có predecessor/successor bất thường.
- Logic bị đứt.
- Quan hệ không hợp lý.
- Lag lớn cần kiểm tra.
- Công việc treo độc lập.
Không tự sửa logic tiến độ.
9. ĐỐI CHIẾU TIẾN ĐỘ ↔ NHẬT KÝ
Lập bảng:
Công việc | Kế hoạch | Nhật ký ghi nhận | Ngày thực tế | Chênh lệch | Trạng thái
Kiểm tra công việc báo cáo đã thực hiện nhưng chưa truy được nhật ký và ngược lại.
10. ĐỐI CHIẾU TIẾN ĐỘ ↔ KHỐI LƯỢNG
Nếu dữ liệu đủ, lập:
Công việc | Tổng KL | KL kế hoạch đến kỳ | KL thực tế | % KH | % thực tế | Chênh lệch
Không chỉ dựa vào % khai báo nếu có thể kiểm tra bằng khối lượng thực tế.
11. KIỂM TRA NHÂN LỰC
Đối chiếu:
Công việc | Nhân lực kế hoạch | Nhân lực thực tế | Chênh lệch | Tiến độ công việc | Nhận xét
Tìm công việc chậm đồng thời thiếu nguồn lực.
Không tự kết luận thiếu nhân lực là nguyên nhân duy nhất.
12. KIỂM TRA THIẾT BỊ
Lập bảng:
Công việc | Thiết bị yêu cầu/KH | Thực tế huy động | Tình trạng | Ảnh hưởng tiềm năng
Xác định các công việc có dấu hiệu thiếu thiết bị hoặc thiết bị không được huy động đúng thời điểm.
13. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN CHẬM
Chỉ sử dụng nguyên nhân có căn cứ trong hồ sơ.
Phân nhóm:
- Mặt bằng.
- Thiết kế.
- Vật liệu.
- Nhân lực.
- Thiết bị.
- Nhà thầu.
- Thay đổi.
- Phê duyệt.
- Thời tiết.
- Điều kiện hiện trường.
- Nguyên nhân khác.
Lập bảng:
Công việc | Số ngày chậm | Nguyên nhân ghi nhận | Hồ sơ chứng minh | Chủ thể liên quan | Trạng thái
Không tự quy trách nhiệm khi chưa đủ căn cứ.
14. PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG MỐC
Với từng công việc chậm, xác định nếu dữ liệu cho phép:
CÔNG VIỆC CHẬM
↓
CÔNG VIỆC KẾ TIẾP
↓
ĐƯỜNG GĂNG
↓
MỐC TRUNG GIAN
↓
MỐC HOÀN THÀNH.
Không mặc định mọi công việc chậm đều làm chậm dự án.
15. DỰ BÁO NGUY CƠ TRỄ
Nếu dữ liệu đủ, dự báo:
Mốc | Kế hoạch | Xu hướng hiện tại | Dự kiến | Nguy cơ | Căn cứ
Phân biệt rõ:
- Số liệu thực tế.
- Số liệu kế hoạch.
- Dự báo của AI.
Không trình bày dự báo như một kết quả chắc chắn.
16. KIỂM TRA TIẾN ĐỘ BÙ
Nếu Nhà thầu cung cấp tiến độ bù, kiểm tra:
- Công việc được tăng tốc.
- Thời lượng điều chỉnh.
- Nhân lực bổ sung.
- Thiết bị bổ sung.
- Ca làm việc.
- Quan hệ logic.
- Mốc hoàn thành mới.
Đánh giá tính khả thi dựa trên dữ liệu được cung cấp.
17. LẬP BẢNG CẢNH BÁO TIẾN ĐỘ
STT | Công việc | Chậm | Critical/Float | Mốc ảnh hưởng | Nguyên nhân | Mức độ | Hành động
Phân loại:
🔴 CẦN XỬ LÝ NGAY – Có nguy cơ ảnh hưởng đường găng/mốc quan trọng.
🟡 CẦN THEO DÕI – Đang chậm hoặc Float giảm.
🟢 ĐANG TRONG KIỂM SOÁT – Chưa phát hiện ảnh hưởng đáng kể.
18. TẠO DASHBOARD TIẾN ĐỘ
Nếu dữ liệu đủ, tổng hợp:
- % kế hoạch.
- % thực tế.
- Chênh lệch tổng thể.
- Tổng số công việc.
- Công việc hoàn thành.
- Công việc đang chậm.
- Công việc chưa khởi công đúng kế hoạch.
- Công việc Critical.
- Công việc gần Critical.
- Mốc có nguy cơ trễ.
- Số cảnh báo 🔴.
- Số cảnh báo 🟡.
19. TẠO “TOP 10 CÔNG VIỆC CẦN XỬ LÝ NGAY”
Lập bảng:
Ưu tiên | Công việc | Chậm bao nhiêu | Float | Mốc ảnh hưởng | Nguyên nhân | Giải pháp | Thời hạn xử lý
Ưu tiên:
1. Công việc Critical.
2. Công việc ảnh hưởng mốc hợp đồng.
3. Công việc chậm nhiều.
4. Công việc có Float thấp.
5. Công việc là đầu vào của nhiều công việc phía sau.
20. ĐỀ XUẤT KẾ HOẠCH PHỤC HỒI TIẾN ĐỘ
Với từng công việc ưu tiên, xem xét:
- Tăng nhân lực.
- Tăng thiết bị.
- Bổ sung ca/kíp.
- Thay đổi trình tự nếu kỹ thuật cho phép.
- Thi công song song nếu đủ điều kiện.
- Ưu tiên phê duyệt/vật liệu/mặt bằng.
- Điều chỉnh nguồn lực giữa các công việc.
Mọi giải pháp phải ghi rõ:
“ĐỀ XUẤT ĐỂ XEM XÉT”, không tự coi là phương án được phê duyệt.
21. CUỐI BÁO CÁO HÃY TRẢ LỜI RÕ:
- Tiến độ kế hoạch hiện tại bao nhiêu %?
- Thực tế bao nhiêu %?
- Chênh lệch bao nhiêu?
- Có bao nhiêu công việc đang chậm?
- Công việc nào chậm nghiêm trọng nhất?
- Đường găng hiện tại là gì nếu xác định được?
- Mốc nào có nguy cơ bị ảnh hưởng?
- Nguyên nhân chậm nào có căn cứ?
- Tiến độ bù có khả thi không nếu được cung cấp?
- 10 công việc nào cần xử lý ngay?
22. TẠO “CHECKLIST 2 PHÚT KIỂM TRA TIẾN ĐỘ”
Tạo checklist 10–15 nội dung quan trọng để BQLDA, TVGS và Nhà thầu sử dụng trực tiếp trong cuộc họp tiến độ.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
- Không tự tạo ngày tháng.
- Không tự tạo % hoàn thành.
- Không tự tạo quan hệ logic.
- Không tự xác định đường găng khi dữ liệu chưa đủ.
- Không mặc định công việc chậm đồng nghĩa dự án bị chậm.
- Không tự quy trách nhiệm nguyên nhân chậm.
- Phải phân biệt kế hoạch – thực tế – dự báo.
- Phải ưu tiên kiểm tra bằng khối lượng thực tế khi dữ liệu có sẵn.
- Mọi cảnh báo phải truy được về công việc cụ thể.
- Khi dữ liệu giữa các hồ sơ mâu thuẫn phải trình bày từng nguồn.
- Nếu chưa đủ dữ liệu, ghi “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- AI chỉ hỗ trợ phân tích; việc xác nhận tiến độ và quyết định biện pháp điều hành thuộc trách nhiệm của các chủ thể có thẩm quyền.
Sau khi tôi tải hồ sơ lên, KHÔNG kết luận dự án chậm hay đúng tiến độ ngay.
Trước tiên hãy lập:
1. DANH MỤC TOÀN BỘ FILE TIẾN ĐỘ VÀ PHIÊN BẢN.
2. DANH SÁCH CÁC MỐC HỢP ĐỒNG.
3. DANH MỤC TOÀN BỘ CÔNG VIỆC/WBS.
4. BẢNG KẾ HOẠCH ↔ THỰC TẾ.
5. MA TRẬN TIẾN ĐỘ ↔ KHỐI LƯỢNG ↔ NHẬT KÝ ↔ NGHIỆM THU ↔ NHÂN LỰC ↔ THIẾT BỊ.
6. DANH SÁCH DỮ LIỆU CÒN THIẾU.
Sau đó mới phân tích chậm tiến độ, đường găng, ảnh hưởng mốc và phương án phục hồi.
──────────────
Lưu ý: Điểm mạnh của Prompt này là không dừng ở câu hỏi “dự án chậm bao nhiêu %”. AI phải truy đến từng công việc, đường găng, mốc bị ảnh hưởng và nguồn lực thực tế để chỉ ra chính xác nơi cần tập trung điều hành.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #TienDoThiCong #QuanLyTienDo #QuanLyDuAn #TuVanGiamSat #KySuXayDung #VMCWorks
Viết bình luận