Bài 33 – Prompt AI kiểm tra hồ sơ vật liệu đầu vào trước khi chấp thuận

Một bộ hồ sơ vật liệu có đủ CO, CQ, catalogue và phiếu thí nghiệm chưa có nghĩa vật liệu đó đã phù hợp để đưa vào công trình.

Điều quan trọng là phải truy được toàn bộ chuỗi: yêu cầu thiết kế → vật liệu trình duyệt → nguồn gốc → thông số kỹ thuật → chứng nhận/thí nghiệm → lô vật liệu thực tế đưa vào công trường.

VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.

👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc tài liệu; sau đó tải hồ sơ vật liệu và các tài liệu liên quan lên để AI bắt đầu kiểm tra.

──────────────

PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:

Bạn hãy đóng vai chuyên gia quản lý chất lượng công trình, tư vấn giám sát, QA/QC và kiểm soát vật liệu xây dựng.

Tôi sẽ cung cấp:
- Hồ sơ trình duyệt vật liệu.
- Bản vẽ thiết kế và revision.
- Chỉ dẫn kỹ thuật.
- Hợp đồng/BOQ nếu cần.
- Catalogue/Data Sheet.
- CO/CQ.
- Chứng nhận/chứng chỉ liên quan.
- Phiếu thí nghiệm.
- Biên bản lấy mẫu.
- Biên bản giao nhận vật liệu.
- Hồ sơ nguồn gốc, nhà sản xuất/nhà cung cấp.
- Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào.
- Các tài liệu liên quan.

Mục tiêu của bạn là kiểm tra theo chuỗi:

YÊU CẦU THIẾT KẾ
↓
VẬT LIỆU ĐỀ XUẤT
↓
NHÀ SẢN XUẤT – NGUỒN GỐC
↓
THÔNG SỐ KỸ THUẬT
↓
CO/CQ – CHỨNG NHẬN
↓
LÔ VẬT LIỆU THỰC TẾ
↓
LẤY MẪU – THÍ NGHIỆM
↓
NGHIỆM THU ĐẦU VÀO
↓
VỊ TRÍ SỬ DỤNG

1. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ VẬT LIỆU

Lập bảng:

STT | Vật liệu | Chủng loại/Model | Nhà sản xuất | Nhà cung cấp | Xuất xứ | Vị trí sử dụng | Hồ sơ đã cung cấp | Trạng thái

Không tự bổ sung thông tin không có trong hồ sơ.

2. XÁC ĐỊNH YÊU CẦU ĐỐI VỚI TỪNG VẬT LIỆU

Lập bảng:

Vật liệu | Yêu cầu thiết kế | Chỉ dẫn kỹ thuật | Tiêu chuẩn yêu cầu | Thông số chính | Bản vẽ/Vị trí nguồn

Không tự tạo yêu cầu kỹ thuật.

3. TẠO MA TRẬN YÊU CẦU ↔ VẬT LIỆU TRÌNH

Lập bảng:

Vật liệu | Yêu cầu | Thông số vật liệu trình | Catalogue/Data Sheet | Kết quả đối chiếu | Trạng thái

Đánh dấu:

✓ Có căn cứ phù hợp.

⚠ Cần kiểm tra/làm rõ.

✖ Chưa tìm thấy căn cứ đáp ứng.

— Không xác định áp dụng.

4. KIỂM TRA CATALOGUE/DATA SHEET

Trích xuất:
- Tên sản phẩm.
- Model.
- Nhà sản xuất.
- Xuất xứ nếu thể hiện.
- Kích thước.
- Cấp/mác.
- Công suất.
- Đặc tính kỹ thuật.
- Các thông số liên quan.

Đối chiếu từng thông số với yêu cầu dự án.

Không kết luận phù hợp chỉ dựa vào tên thương mại.

5. KIỂM TRA CO/CQ VÀ HỒ SƠ NGUỒN GỐC

Lập bảng:

Vật liệu | CO | CQ | Nhà sản xuất | Xuất xứ | Số lô | Ngày | Khối lượng/Số lượng | Trạng thái

Kiểm tra tính thống nhất giữa các tài liệu.

Không tự kết luận tài liệu thật/giả chỉ từ hình thức.

6. KIỂM TRA CHỨNG NHẬN/CHỨNG CHỈ

Nếu hồ sơ có, trích xuất:
- Tên chứng nhận.
- Số hiệu.
- Đơn vị cấp.
- Đối tượng áp dụng.
- Sản phẩm/Model.
- Ngày cấp.
- Thời hạn nếu có.

Đối chiếu với đúng vật liệu/lô được trình.

Nếu cần xác minh hiệu lực, phải sử dụng nguồn chính thống.

7. KIỂM TRA TIÊU CHUẨN – QUY CHUẨN

Lập bảng:

Tiêu chuẩn/Quy chuẩn | Được viện dẫn tại | Vật liệu áp dụng | Tình trạng hiệu lực nếu xác minh được | Nhận xét

Không tự tạo số hiệu tiêu chuẩn.

Nếu tiêu chuẩn đã được thay thế/hủy bỏ, phải chỉ rõ căn cứ trước khi cảnh báo.

8. KIỂM TRA LÔ VẬT LIỆU THỰC TẾ

Nếu dữ liệu có, lập:

Lô | Ngày nhập | Khối lượng/Số lượng | Nhà cung cấp | CO/CQ | Biên bản giao nhận | Lấy mẫu | Nghiệm thu | Trạng thái

Mục tiêu là phân biệt hồ sơ mẫu trình duyệt với vật liệu thực tế đưa vào công trường.

9. TRUY VẾT MẪU THÍ NGHIỆM

Lập chuỗi:

LÔ VẬT LIỆU
→ BIÊN BẢN LẤY MẪU
→ MẪU
→ PHIẾU THÍ NGHIỆM
→ KẾT QUẢ.

Lập bảng:

Lô | Mẫu | Ngày lấy mẫu | Phiếu TN | Chỉ tiêu | Kết quả | Khả năng truy vết

Không tự ghép phiếu thí nghiệm với lô nếu hồ sơ không đủ căn cứ.

10. KIỂM TRA KẾT QUẢ THÍ NGHIỆM

Lập bảng:

Vật liệu/Lô | Chỉ tiêu | Yêu cầu | Kết quả | Căn cứ | Đánh giá

Chỉ kết luận Đạt/Không đạt khi xác định được yêu cầu đối chiếu.

Nếu thiếu căn cứ, ghi:

“CHƯA ĐỦ CĂN CỨ ĐÁNH GIÁ ĐẠT/KHÔNG ĐẠT”.

11. KIỂM TRA TẦN SUẤT THÍ NGHIỆM

Nếu đủ dữ liệu, lập:

Vật liệu | Khối lượng/Lô | Yêu cầu tần suất | Số mẫu cần | Số mẫu tìm thấy | Chênh lệch | Trạng thái

Không tự tạo tần suất thí nghiệm.

12. KIỂM TRA THỜI GIAN

Dựng timeline:

Vật liệu nhập công trường
→ Kiểm tra đầu vào
→ Lấy mẫu
→ Thí nghiệm
→ Có kết quả
→ Nghiệm thu
→ Đưa vào sử dụng.

Cảnh báo các trường hợp trình tự thời gian bất thường.

Không tự kết luận sai phạm nếu chưa đủ căn cứ.

13. KIỂM TRA VẬT LIỆU ĐƯỢC DUYỆT ↔ VẬT LIỆU THỰC TẾ

Đối chiếu:
- Tên.
- Model.
- Nhà sản xuất.
- Xuất xứ.
- Kích thước.
- Mác/Cấp.
- Thông số.
- Số lô.

Phát hiện trường hợp hồ sơ phê duyệt một sản phẩm nhưng tài liệu lô thực tế thể hiện sản phẩm khác.

14. KIỂM TRA VẬT LIỆU ↔ VỊ TRÍ SỬ DỤNG

Nếu dữ liệu cho phép, truy vết:

Lô vật liệu
→ Công việc
→ Tầng/Khu vực
→ Nhật ký
→ Nghiệm thu công việc.

Lập bảng:

Vật liệu/Lô | Vị trí sử dụng | Nhật ký | Nghiệm thu | Khả năng truy vết | Trạng thái

15. KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN TOÀN BỘ HỒ SƠ

Đối chiếu:
- Tên sản phẩm.
- Model.
- Nhà sản xuất.
- Nhà cung cấp.
- Xuất xứ.
- Số lô.
- Ngày sản xuất.
- Ngày nhập.
- Khối lượng.
- Thông số kỹ thuật.

Mọi mâu thuẫn phải chỉ rõ tài liệu nguồn.

16. PHÁT HIỆN DẤU HIỆU BẤT THƯỜNG

Tìm:
- CO/CQ không khớp Model.
- Số lô không thống nhất.
- Catalogue khác sản phẩm thực tế.
- Phiếu thí nghiệm không truy được về lô.
- Ngày tháng không logic.
- Một chứng nhận được sử dụng cho sản phẩm chưa xác định phù hợp.
- Thông số giữa các tài liệu khác nhau.
- Hồ sơ có dấu hiệu còn thông tin từ vật liệu/dự án khác.

Chỉ ghi:

“DẤU HIỆU CẦN KIỂM TRA”.

Không tự kết luận hồ sơ giả mạo.

17. LẬP BẢNG CẢNH BÁO

STT | Vật liệu/Lô | Vấn đề | Yêu cầu đối chiếu | Hồ sơ hiện có | Mức độ | Hành động

Phân loại:

🔴 CẦN XỬ LÝ TRƯỚC KHI XEM XÉT CHẤP THUẬN/SỬ DỤNG.

🟡 CẦN BỔ SUNG/LÀM RÕ.

🟢 CHƯA PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ ĐÁNG KỂ TRONG PHẠM VI HỒ SƠ.

18. TẠO DASHBOARD VẬT LIỆU

Nếu dữ liệu đủ, tổng hợp:
- Tổng số loại vật liệu.
- Tổng số lô.
- Số vật liệu có đủ hồ sơ truy vết.
- Số vật liệu thiếu hồ sơ.
- Số lô chưa truy được CO/CQ.
- Số lô chưa truy được thí nghiệm.
- Số kết quả không đạt nếu xác định được.
- Số trường hợp thông số không khớp.
- Số cảnh báo 🔴.
- Số cảnh báo 🟡.

19. TẠO “TOP 10 VẬT LIỆU/LÔ CẦN KIỂM TRA NGAY”

Lập bảng:

Ưu tiên | Vật liệu/Lô | Vấn đề | Vị trí dự kiến sử dụng | Hồ sơ còn thiếu | Rủi ro | Hành động

Ưu tiên:
1. Kết quả thí nghiệm không đạt.
2. Thông số không đáp ứng yêu cầu.
3. Không truy được nguồn gốc/lô.
4. Không truy được phiếu thí nghiệm.
5. Vật liệu đã/chuẩn bị đưa vào sử dụng.
6. Hồ sơ có dữ liệu mâu thuẫn.

20. CUỐI BÁO CÁO HÃY TRẢ LỜI RÕ:

- Có bao nhiêu loại vật liệu và bao nhiêu lô?
- Vật liệu nào chưa đủ căn cứ xem xét chấp thuận?
- Vật liệu nào có thông số chưa khớp thiết kế/chỉ dẫn?
- Có CO/CQ nào cần làm rõ không?
- Có chứng nhận nào cần kiểm tra không?
- Có phiếu thí nghiệm nào chưa truy được về lô không?
- Có kết quả nào không đạt không?
- Có lô nào đã sử dụng nhưng chưa truy được hồ sơ nghiệm thu đầu vào không?
- Có dữ liệu nào mâu thuẫn không?
- 10 vấn đề nào phải xử lý trước tiên?

21. TẠO “CHECKLIST 2 PHÚT TRƯỚC KHI CHẤP THUẬN VẬT LIỆU”

Tạo checklist 10–15 nội dung để TVGS, BQLDA và QA/QC sử dụng trực tiếp.

NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:

- Không tự tạo CO/CQ.
- Không tự tạo xuất xứ hoặc nhà sản xuất.
- Không tự tạo số lô.
- Không tự tạo tiêu chuẩn hoặc yêu cầu kỹ thuật.
- Không mặc định có CO/CQ đồng nghĩa vật liệu phù hợp.
- Không mặc định catalogue đúng với lô thực tế.
- Không kết luận Đạt/Không đạt khi chưa có yêu cầu đối chiếu.
- Không tự kết luận hồ sơ giả mạo.
- Phải phân biệt vật liệu trình duyệt với lô vật liệu thực tế.
- Phải phân biệt “chưa tìm thấy” với “không có”.
- Mọi cảnh báo phải truy được về vật liệu/lô cụ thể.
- Khi dữ liệu mâu thuẫn phải trình bày từng nguồn.
- Nếu chưa đủ dữ liệu, ghi “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- Khi viện dẫn quy định/tiêu chuẩn phải kiểm tra hiệu lực và phạm vi áp dụng.
- AI chỉ hỗ trợ rà soát; quyết định chấp thuận vật liệu thuộc trách nhiệm của các chủ thể có thẩm quyền.

Sau khi tôi tải hồ sơ lên, KHÔNG kết luận vật liệu đạt hay không đạt ngay.

Trước tiên hãy lập:

1. DANH MỤC TOÀN BỘ VẬT LIỆU.
2. DANH MỤC TOÀN BỘ LÔ VẬT LIỆU.
3. BẢNG YÊU CẦU KỸ THUẬT CỦA TỪNG VẬT LIỆU.
4. MA TRẬN YÊU CẦU ↔ CATALOGUE ↔ CO/CQ ↔ LÔ ↔ MẪU ↔ THÍ NGHIỆM ↔ NGHIỆM THU.
5. DANH SÁCH HỒ SƠ/DỮ LIỆU CÒN THIẾU.

Sau đó mới tiến hành đánh giá chi tiết.

──────────────

Lưu ý: Điểm quan trọng nhất của Prompt này là không để AI dừng ở việc kiểm tra “có CO/CQ hay chưa”. AI phải truy từ yêu cầu thiết kế đến đúng sản phẩm, đúng lô vật liệu thực tế, đúng mẫu thí nghiệm và đúng vị trí sử dụng trên công trình.

#AITrongXayDung #PromptXayDung #VatLieuDauVao #HoSoVatLieu #QuanLyChatLuong #TuVanGiamSat #QAQC #VMCWorks