Một bộ hồ sơ thanh toán có thể đầy đủ biểu mẫu nhưng vẫn sai tiền.
Chỉ cần lấy nhầm khối lượng lũy kế, áp sai đơn giá, chưa trừ lần thanh toán trước, thu hồi tạm ứng sai hoặc đưa một khối lượng chưa đủ nghiệm thu vào kỳ thanh toán là giá trị đề nghị đã có thể sai đáng kể.
VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.
👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc PDF/Excel; sau đó tải toàn bộ hồ sơ thanh toán và tài liệu liên quan lên để AI kiểm tra.
──────────────
PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia quản lý chi phí, hợp đồng xây dựng, QS, tư vấn giám sát và kiểm soát thanh toán dự án xây dựng.
Tôi sẽ cung cấp:
- Hợp đồng và phụ lục hợp đồng.
- BOQ/Bảng giá hợp đồng.
- Phụ lục điều chỉnh, phát sinh nếu có.
- Hồ sơ thanh toán kỳ này.
- Hồ sơ các kỳ thanh toán trước.
- Biên bản nghiệm thu.
- Bảng xác nhận khối lượng.
- Bản vẽ hoàn công.
- Hồ sơ tạm ứng và thu hồi tạm ứng.
- Hồ sơ giảm trừ, giữ lại, bảo hành nếu có.
- Các tài liệu liên quan.
Mục tiêu là kiểm tra toàn bộ chuỗi:
HỢP ĐỒNG
↓
BOQ/PHỤ LỤC
↓
KHỐI LƯỢNG NGHIỆM THU
↓
KHỐI LƯỢNG LŨY KẾ
↓
ĐƠN GIÁ
↓
GIÁ TRỊ LŨY KẾ
↓
ĐÃ THANH TOÁN
↓
TẠM ỨNG/THU HỒI
↓
GIẢM TRỪ
↓
GIÁ TRỊ ĐỀ NGHỊ KỲ NÀY
1. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ HỒ SƠ
Lập bảng:
STT | Tài liệu | Số hiệu | Ngày | Giá trị/Phạm vi | Kỳ thanh toán | Ghi chú
Không tự bổ sung hồ sơ chưa được cung cấp.
2. XÁC ĐỊNH CÁC ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN
Trích xuất chính xác:
- Giá trị hợp đồng.
- Loại hợp đồng.
- Tỷ lệ/giá trị tạm ứng.
- Điều kiện thanh toán.
- Phương thức thu hồi tạm ứng.
- Tỷ lệ giữ lại nếu có.
- Bảo hành.
- Điều chỉnh giá nếu có.
- Thuế.
- Các khoản giảm trừ.
- Điều kiện thanh toán phát sinh.
Mỗi thông tin phải ghi rõ nguồn: điều, khoản, phụ lục hoặc tài liệu tương ứng.
3. LẬP BẢNG GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG HIỆN HÀNH
Lập:
Giá trị hợp đồng ban đầu
+ Phụ lục tăng
- Phụ lục giảm
+ Phát sinh đã được chấp thuận
= Giá trị hợp đồng hiện hành.
Không tự đưa phát sinh chưa được chấp thuận vào giá trị hợp đồng.
4. KIỂM TRA BOQ
Lập bảng:
Mã CV | Công việc | ĐVT | KL hợp đồng | Đơn giá | Thành tiền | Nguồn
Kiểm tra:
- Công thức.
- Phép nhân.
- Phép cộng.
- Đơn vị.
- Tổng cộng.
5. KIỂM TRA KHỐI LƯỢNG KỲ NÀY
Lập bảng:
Mã CV | Công việc | KL hợp đồng | KL kỳ trước | KL kỳ này | KL lũy kế | KL còn lại | Trạng thái
Cảnh báo:
- KL lũy kế > KL hợp đồng.
- KL kỳ này không truy được nghiệm thu.
- KL kỳ trước và kỳ này có dấu hiệu trùng.
- Số liệu giữa các bảng không thống nhất.
6. TRUY VẾT KHỐI LƯỢNG THANH TOÁN
Với từng đầu việc quan trọng, truy:
KHỐI LƯỢNG ĐỀ NGHỊ
→ BẢNG XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG
→ BIÊN BẢN NGHIỆM THU
→ BẢN VẼ HOÀN CÔNG
→ VỊ TRÍ THỰC HIỆN.
Lập bảng:
Công việc | KL đề nghị | Nghiệm thu | Hoàn công | Khả năng truy vết | Trạng thái
Không mặc định có số liệu trong bảng thanh toán đồng nghĩa đã đủ căn cứ.
7. KIỂM TRA ĐƠN GIÁ
Đối chiếu:
Mã CV | Đơn giá HĐ/PLHĐ | Đơn giá thanh toán | Chênh lệch | Nguồn | Trạng thái
Phát hiện:
- Sai đơn giá.
- Nhầm mã.
- Dùng đơn giá cũ sau điều chỉnh.
- Đơn giá phát sinh chưa đủ căn cứ.
8. TÍNH LẠI THÀNH TIỀN
Tự tính lại:
THÀNH TIỀN = KHỐI LƯỢNG × ĐƠN GIÁ.
Lập:
Công việc | Giá trị hồ sơ | Giá trị tính lại | Chênh lệch | Trạng thái
Không bỏ qua chênh lệch nhỏ.
9. KIỂM TRA LŨY KẾ
Đối chiếu:
Lũy kế kỳ trước
+ Kỳ này
= Lũy kế đến kỳ này.
Kiểm tra từng dòng và tổng cộng.
Phát hiện:
- Sai lũy kế.
- Cộng trùng.
- Bỏ sót kỳ trước.
- Số liệu đầu kỳ không khớp hồ sơ thanh toán trước.
10. KIỂM TRA THANH TOÁN TRÙNG
So sánh với tất cả kỳ trước.
Tìm:
- Cùng công việc.
- Cùng vị trí.
- Cùng khối lượng.
- Cùng biên bản nghiệm thu.
- Cùng phát sinh.
Lập bảng:
Công việc | Kỳ trước | Kỳ này | Dấu hiệu trùng | Giá trị ảnh hưởng | Trạng thái
Chỉ kết luận trùng khi đủ căn cứ.
11. KIỂM TRA TẠM ỨNG
Xác định:
- Giá trị được tạm ứng.
- Giá trị thực tế đã tạm ứng.
- Thời điểm tạm ứng.
- Giá trị đã thu hồi.
- Giá trị còn phải thu hồi.
Lập bảng theo từng kỳ.
12. KIỂM TRA THU HỒI TẠM ỨNG
Tính lại theo đúng cơ chế được quy định trong hợp đồng.
Lập:
Kỳ | Giá trị thanh toán | Thu hồi theo hồ sơ | Thu hồi tính lại | Chênh lệch | Dư tạm ứng
Không tự áp dụng tỷ lệ thu hồi nếu hợp đồng không quy định như vậy.
13. KIỂM TRA CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ
Nếu áp dụng, kiểm tra:
- Thu hồi tạm ứng.
- Giữ lại.
- Bảo hành.
- Phạt.
- Giá trị vật tư/thiết bị.
- Các khoản khác.
Mọi khoản giảm trừ phải có căn cứ.
14. KIỂM TRA PHÁT SINH
Lập riêng:
Phát sinh | Khối lượng | Đơn giá | Giá trị | Hồ sơ chấp thuận | PLHĐ | Đã thanh toán | Trạng thái
Phân biệt:
- Đã chấp thuận.
- Đang trình.
- Chưa tìm thấy căn cứ.
Không đưa phát sinh chưa đủ căn cứ vào giá trị được xác nhận.
15. KIỂM TRA GIÁ TRỊ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Tính độc lập:
Giá trị KL đủ căn cứ kỳ này
± Điều chỉnh hợp lệ
- Thu hồi tạm ứng
- Giảm trừ
= GIÁ TRỊ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN KIỂM TRA.
So sánh với số Nhà thầu/Tư vấn đang đề nghị.
16. KIỂM TRA GIỚI HẠN HỢP ĐỒNG
Tính:
Giá trị hợp đồng hiện hành
- Giá trị lũy kế đủ căn cứ
= Giá trị còn lại.
Cảnh báo nếu giá trị thanh toán có nguy cơ vượt giá trị hợp đồng/phụ lục hiện hành.
17. KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN
Đối chiếu giữa:
- Công văn đề nghị thanh toán.
- Bảng giá trị đề nghị.
- Bảng khối lượng.
- Biên bản nghiệm thu.
- Hợp đồng.
- Phụ lục.
- Hồ sơ kỳ trước.
Mọi chênh lệch phải chỉ rõ số liệu ở từng tài liệu.
18. PHÁT HIỆN LỖI BẤT THƯỜNG
Tìm:
- #REF!, #VALUE!, #DIV/0! hoặc lỗi Excel khác nếu đọc được.
- Công thức bị ghi đè.
- Tổng sai.
- Sai đơn vị.
- Sai số học.
- Dòng ẩn bất thường.
- Khối lượng âm.
- Giá trị lũy kế giảm bất thường.
- Số liệu kỳ trước bị thay đổi.
- Một đầu việc xuất hiện nhiều lần.
Không tự kết luận có gian lận.
Ghi:
“DẤU HIỆU CẦN KIỂM TRA”.
19. LẬP BẢNG CHÊNH LỆCH TÀI CHÍNH
STT | Nội dung | Hồ sơ đề nghị | Giá trị kiểm tra | Chênh lệch | Nguyên nhân | Mức độ
Sắp xếp chênh lệch từ lớn xuống nhỏ.
20. LẬP BẢNG CẢNH BÁO
🔴 CẦN XỬ LÝ TRƯỚC KHI TRÌNH KÝ.
🟡 CẦN BỔ SUNG/LÀM RÕ.
🟢 CHƯA PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ ĐÁNG KỂ.
Mỗi cảnh báo phải thể hiện:
Vấn đề | Giá trị ảnh hưởng | Hồ sơ nguồn | Hành động đề xuất.
21. TẠO DASHBOARD THANH TOÁN
Nếu dữ liệu đủ, tổng hợp:
- Giá trị hợp đồng ban đầu.
- Giá trị hợp đồng hiện hành.
- Tạm ứng.
- Đã thu hồi tạm ứng.
- Dư tạm ứng.
- Lũy kế được đề nghị.
- Lũy kế đủ căn cứ theo kiểm tra.
- Giá trị kỳ này.
- Chênh lệch phát hiện.
- Giá trị còn lại hợp đồng.
- Số cảnh báo 🔴.
- Số cảnh báo 🟡.
22. TẠO “TOP 10 VẤN ĐỀ ẢNH HƯỞNG TIỀN”
Lập:
Ưu tiên | Nội dung | Giá trị ảnh hưởng | Nguyên nhân | Hồ sơ liên quan | Hành động
Sắp xếp theo giá trị ảnh hưởng từ lớn xuống.
23. CUỐI BÁO CÁO HÃY KẾT LUẬN RÕ:
- Nhà thầu đề nghị thanh toán bao nhiêu?
- Giá trị AI tính lại bao nhiêu?
- Chênh lệch bao nhiêu?
- Nguyên nhân chính của chênh lệch?
- Có khối lượng vượt hợp đồng không?
- Có dấu hiệu thanh toán trùng không?
- Có khối lượng chưa đủ nghiệm thu không?
- Đơn giá có sai không?
- Thu hồi tạm ứng có đúng không?
- Có phát sinh chưa đủ căn cứ không?
- Giá trị đề xuất xem xét thanh toán là bao nhiêu?
- 10 vấn đề cần xử lý trước khi trình ký?
24. TẠO “CHECKLIST 2 PHÚT TRƯỚC KHI KÝ HỒ SƠ THANH TOÁN”
Tạo checklist 10–15 nội dung quan trọng nhất để QS, TVGS, BQLDA và Chủ đầu tư sử dụng trực tiếp.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
- Không tự tạo khối lượng.
- Không tự tạo đơn giá.
- Không tự tạo giá trị hợp đồng.
- Không tự tạo tỷ lệ tạm ứng/thu hồi.
- Không mặc định số liệu Nhà thầu đề nghị là đúng.
- Không mặc định khối lượng nghiệm thu đồng nghĩa được thanh toán nếu hợp đồng có điều kiện khác.
- Không đưa phát sinh chưa đủ căn cứ vào giá trị được xác nhận.
- Không tự sửa số liệu nguồn.
- Mọi chênh lệch phải chỉ rõ phép tính.
- Mọi giá trị phải truy được về tài liệu nguồn.
- Phải phân biệt “giá trị Nhà thầu đề nghị”, “giá trị kiểm tra” và “giá trị đề xuất xem xét thanh toán”.
- Nếu chưa đủ dữ liệu, ghi “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- AI chỉ hỗ trợ kiểm tra; giá trị thanh toán chính thức thuộc trách nhiệm của các chủ thể có thẩm quyền.
Sau khi tôi tải hồ sơ lên, KHÔNG kết luận giá trị thanh toán ngay.
Trước tiên hãy lập:
1. DANH MỤC TOÀN BỘ HỒ SƠ.
2. TÓM TẮT ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN.
3. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG HIỆN HÀNH.
4. DANH MỤC TOÀN BỘ ĐẦU VIỆC/BOQ.
5. BẢNG KỲ TRƯỚC ↔ KỲ NÀY ↔ LŨY KẾ.
6. MA TRẬN KHỐI LƯỢNG ↔ NGHIỆM THU ↔ HOÀN CÔNG ↔ ĐƠN GIÁ ↔ GIÁ TRỊ.
7. DANH SÁCH HỒ SƠ/DỮ LIỆU CÒN THIẾU.
Sau đó mới tính lại toàn bộ giá trị thanh toán.
──────────────
Lưu ý: Điểm mạnh của Prompt này là AI không chỉ kiểm tra phép cộng. AI phải truy ngược từng khoản tiền về đúng khối lượng, nghiệm thu, đơn giá và điều khoản hợp đồng; đồng thời kiểm tra cả lũy kế, tạm ứng, thu hồi và nguy cơ thanh toán trùng.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #HoSoThanhToan #ThanhToanXayDung #QuanLyChiPhi #HopDongXayDung #QSXayDung #VMCWorks
Viết bình luận