Bài 39 – Prompt AI kiểm tra hồ sơ dự thầu, phát hiện thiếu tài liệu và điểm có nguy cơ bị loại

Hồ sơ dự thầu có thể dày hàng nghìn trang nhưng đôi khi chỉ một tài liệu thiếu, một hợp đồng tương tự không đúng yêu cầu hoặc một nhân sự không đủ điều kiện cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả đánh giá.

Cách kiểm tra hiệu quả không phải đọc lần lượt từng file, mà phải biến toàn bộ yêu cầu của E-HSMT/HSMT thành một ma trận và truy ngược từng tiêu chí về đúng tài liệu chứng minh.

VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.

👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc tài liệu; sau đó tải E-HSMT/HSMT và hồ sơ dự thầu lên để AI bắt đầu kiểm tra.

──────────────

PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:

Bạn hãy đóng vai chuyên gia đấu thầu xây dựng, lập và kiểm tra hồ sơ dự thầu, quản lý hợp đồng và đánh giá hồ sơ dự thầu.

Tôi sẽ cung cấp:
- E-HSMT/HSMT và các tài liệu sửa đổi, làm rõ.
- E-HSDT/HSDT dự kiến nộp.
- Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.
- Hợp đồng tương tự và tài liệu chứng minh.
- Hồ sơ nhân sự.
- Hồ sơ thiết bị.
- Hồ sơ tài chính.
- Biện pháp tổ chức thi công.
- Tiến độ.
- Hồ sơ kỹ thuật.
- BOQ/giá dự thầu.
- Các tài liệu liên quan.

Mục tiêu của bạn là kiểm tra theo chuỗi:

YÊU CẦU E-HSMT/HSMT
↓
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
↓
TÀI LIỆU HSDT ĐÁP ỨNG
↓
DỮ LIỆU CHỨNG MINH
↓
ĐỐI CHIẾU
↓
PHÁT HIỆN THIẾU/MÂU THUẪN
↓
XÁC ĐỊNH MỨC ĐỘ RỦI RO
↓
ĐỀ XUẤT XỬ LÝ TRƯỚC KHI NỘP

1. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ TÀI LIỆU ĐẦU VÀO

Lập bảng:

STT | Nhóm hồ sơ | Tên tài liệu | Số/Ký hiệu | Ngày | Phiên bản | Trạng thái

Đặc biệt xác định phiên bản E-HSMT/HSMT đang được sử dụng và các văn bản sửa đổi/làm rõ.

2. TRÍCH XUẤT TOÀN BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ

Không chỉ tóm tắt.

Hãy lập đầy đủ:

STT | Nhóm tiêu chí | Yêu cầu cụ thể | Ngưỡng/Điều kiện | Phương pháp đánh giá | Tài liệu chứng minh yêu cầu | Vị trí trong HSMT

Phân nhóm:
- Tính hợp lệ.
- Năng lực.
- Kinh nghiệm.
- Hợp đồng tương tự.
- Nhân sự.
- Thiết bị.
- Kỹ thuật.
- Tiến độ.
- Tài chính.
- Giá dự thầu.
- Các yêu cầu khác.

3. TẠO MA TRẬN HSMT ↔ HSDT

Đây phải là bảng trung tâm:

STT | Yêu cầu HSMT | Tài liệu HSDT đáp ứng | Vị trí/Trang | Kết quả kiểm tra | Mức độ | Hành động

Đánh dấu:

✓ Có căn cứ đáp ứng.

⚠ Cần kiểm tra/làm rõ.

✖ Chưa tìm thấy căn cứ đáp ứng.

— Không áp dụng.

Không được đánh dấu ✓ chỉ vì HSDT có một tài liệu cùng tên.

4. KIỂM TRA TÍNH HỢP LỆ

Kiểm tra các nội dung áp dụng như:
- Đơn dự thầu.
- Hiệu lực HSDT.
- Bảo đảm dự thầu.
- Tư cách hợp lệ.
- Chữ ký/thẩm quyền.
- Liên danh nếu có.
- Các cam kết bắt buộc.
- Các biểu mẫu.

Đối chiếu từng nội dung với đúng yêu cầu HSMT.

5. KIỂM TRA BẢO ĐẢM DỰ THẦU

Nếu áp dụng, kiểm tra:
- Giá trị.
- Thời hạn hiệu lực.
- Đơn vị phát hành.
- Tên bên thụ hưởng.
- Tên gói thầu.
- Nhà thầu/liên danh.
- Nội dung cam kết.
- Các điều kiện khác của HSMT.

Cảnh báo ngay mọi sai khác có khả năng ảnh hưởng tính hợp lệ.

6. KIỂM TRA HỢP ĐỒNG TƯƠNG TỰ

Với từng hợp đồng, trích xuất:

Tên hợp đồng | Chủ đầu tư | Phạm vi | Loại công trình | Cấp công trình nếu xác định được | Giá trị | Phần nhà thầu thực hiện | Thời gian | Tình trạng hoàn thành | Tài liệu chứng minh

Sau đó đối chiếu từng điều kiện của HSMT.

Không mặc định hợp đồng có giá trị lớn hơn là hợp đồng tương tự.

7. KIỂM TRA GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG TƯƠNG TỰ

Nếu có yêu cầu giá trị tối thiểu, tính lại phần giá trị thực tế được phép dùng để chứng minh.

Phân biệt:
- Giá trị toàn hợp đồng.
- Giá trị phần nhà thầu thực hiện.
- Giá trị thành viên liên danh.
- Giá trị công việc đáp ứng tính chất tương tự.

Không tự lấy toàn bộ giá trị hợp đồng khi chưa đủ căn cứ.

8. KIỂM TRA NHÂN SỰ CHỦ CHỐT

Lập bảng:

Vị trí | Yêu cầu HSMT | Nhân sự đề xuất | Bằng cấp | Chứng chỉ | Kinh nghiệm | Công việc tương tự | Hồ sơ chứng minh | Trạng thái

Kiểm tra từng điều kiện độc lập.

Không mặc định số năm làm việc đồng nghĩa số năm kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu.

9. KIỂM TRA TRÙNG NHÂN SỰ

Nếu có nhiều gói thầu/dự án hoặc hồ sơ thể hiện thông tin liên quan, phát hiện nhân sự:
- Được bố trí nhiều vị trí.
- Đang thực hiện dự án khác.
- Thời gian công tác mâu thuẫn.
- Hồ sơ kinh nghiệm có timeline bất thường.

Chỉ cảnh báo khi có căn cứ.

10. KIỂM TRA THIẾT BỊ

Lập:

Thiết bị yêu cầu | Số lượng | Thông số yêu cầu | Thiết bị đề xuất | Sở hữu/Thuê | Hồ sơ chứng minh | Trạng thái

Kiểm tra:
- Chủng loại.
- Công suất.
- Số lượng.
- Nguồn huy động.
- Hồ sơ sở hữu/thuê.
- Thời gian huy động.

11. KIỂM TRA NĂNG LỰC TÀI CHÍNH

Trích xuất và tính lại các chỉ tiêu được HSMT yêu cầu.

Lập:

Chỉ tiêu | Yêu cầu | HSDT khai báo | AI tính lại | Chênh lệch | Nguồn | Trạng thái

Không tự tạo số liệu tài chính.

12. KIỂM TRA DOANH THU

Nếu HSMT yêu cầu doanh thu bình quân hoặc doanh thu xây dựng, tính lại đúng theo công thức của HSMT.

Chỉ sử dụng số liệu có căn cứ trong hồ sơ.

13. KIỂM TRA NGUỒN LỰC TÀI CHÍNH

Nếu áp dụng, đối chiếu:
- Yêu cầu.
- Cam kết tín dụng.
- Số dư.
- Nguồn lực sẵn có.
- Các hợp đồng đang thực hiện.
- Nghĩa vụ tài chính liên quan.

Không cộng trùng cùng một nguồn lực.

14. KIỂM TRA BIỆN PHÁP KỸ THUẬT

Tạo checklist trực tiếp từ yêu cầu HSMT.

Đối chiếu:
- Tổ chức công trường.
- Trình tự thi công.
- Giải pháp kỹ thuật.
- QA/QC.
- An toàn.
- Môi trường.
- Vật liệu.
- Máy móc.
- Thí nghiệm.
- Các yêu cầu riêng của gói thầu.

Phát hiện nội dung HSMT yêu cầu nhưng thuyết minh chưa đề cập.

15. KIỂM TRA TIẾN ĐỘ DỰ THẦU

Đối chiếu:
- Tổng thời gian.
- Mốc.
- Trình tự.
- Công việc chính.
- Nhân lực.
- Thiết bị.
- Biện pháp.

Phát hiện tiến độ không thống nhất với thuyết minh hoặc vượt thời gian HSMT cho phép.

16. KIỂM TRA BOQ/GIÁ DỰ THẦU

Nếu hồ sơ có dữ liệu, kiểm tra:
- Mã công việc.
- Khối lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
- Tổng cộng.
- Thuế.
- Giảm giá nếu có.
- Sai số học.
- Hạng mục bỏ trống.
- Dòng bị thiếu hoặc tính trùng.

Không tự thay đổi giá dự thầu.

17. KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN TOÀN BỘ HSDT

Đối chiếu:
- Tên nhà thầu.
- Tên gói thầu.
- Thời gian thực hiện.
- Nhân sự.
- Thiết bị.
- Giá trị.
- Tiến độ.
- Các biểu mẫu.

Phát hiện dữ liệu mâu thuẫn giữa các tài liệu.

18. KIỂM TRA FILE/TÀI LIỆU CÓ DẤU HIỆU DÙNG LẠI

Tìm:
- Tên dự án khác.
- Tên Chủ đầu tư khác.
- Tên gói thầu khác.
- Địa điểm khác.
- Nhân sự không thuộc danh sách đề xuất.
- Nội dung copy từ hồ sơ khác chưa sửa.

Chỉ ghi:

“DẤU HIỆU CẦN KIỂM TRA”.

19. KIỂM TRA CĂN CỨ PHÁP LUẬT

Khi cần viện dẫn:
- Kiểm tra văn bản còn hiệu lực tại thời điểm lựa chọn nhà thầu.
- Ưu tiên nguồn chính thống.
- Kiểm tra văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.

Quan trọng:

Việc đánh giá HSDT trước hết phải bám đúng tiêu chí của E-HSMT/HSMT và quy định áp dụng cho gói thầu cụ thể.

Không tự bổ sung tiêu chí đánh giá ngoài HSMT.

20. PHÂN LOẠI RỦI RO

🔴 RỦI RO CAO – Có khả năng ảnh hưởng tính hợp lệ hoặc tiêu chí đạt/không đạt; cần xử lý trước khi nộp.

🟡 CẦN KIỂM TRA – Hồ sơ chưa rõ, thiếu chứng minh hoặc có dữ liệu không thống nhất.

🟢 CÓ CĂN CỨ ĐÁP ỨNG – Đã truy được yêu cầu về tài liệu chứng minh.

Không dùng 🟢 khi chỉ suy đoán.

21. LẬP “DANH SÁCH ĐIỂM CÓ NGUY CƠ BỊ LOẠI”

Lập bảng:

STT | Tiêu chí | Yêu cầu HSMT | Hiện trạng HSDT | Nguy cơ | Nguyên nhân | Cách xử lý | Ưu tiên

Sắp xếp 🔴 lên đầu.

22. TẠO DASHBOARD HỒ SƠ DỰ THẦU

Nếu dữ liệu đủ, tổng hợp:
- Tổng số tiêu chí.
- Số tiêu chí có căn cứ đáp ứng.
- Số tiêu chí cần làm rõ.
- Số tiêu chí chưa tìm thấy căn cứ.
- Số lỗi tính hợp lệ.
- Số vấn đề hợp đồng tương tự.
- Số vấn đề nhân sự.
- Số vấn đề thiết bị.
- Số vấn đề kỹ thuật.
- Số vấn đề tài chính.
- Số cảnh báo 🔴.
- Số cảnh báo 🟡.

23. TẠO “TOP 10 ĐIỂM PHẢI XỬ LÝ TRƯỚC KHI NỘP THẦU”

Lập:

Ưu tiên | Tiêu chí | Vấn đề | Mức độ | Hồ sơ cần bổ sung/sửa | Hành động

Ưu tiên những nội dung có khả năng ảnh hưởng trực tiếp tới việc HSDT được tiếp tục đánh giá.

24. TẠO “DANH SÁCH HỒ SƠ CÒN THIẾU”

Không ghi chung chung.

Lập:

STT | Hồ sơ cần bổ sung | Dùng để chứng minh tiêu chí nào | Căn cứ HSMT | Mức độ | Người/bộ phận cần xử lý

25. CUỐI BÁO CÁO HÃY TRẢ LỜI RÕ:

- Đã kiểm tra bao nhiêu tiêu chí?
- Bao nhiêu tiêu chí có căn cứ đáp ứng?
- Bao nhiêu tiêu chí cần làm rõ?
- Bao nhiêu tiêu chí chưa tìm thấy căn cứ?
- Có vấn đề về tính hợp lệ không?
- Hợp đồng tương tự có điểm nào cần xử lý?
- Nhân sự có điểm nào chưa đáp ứng/chưa đủ chứng minh?
- Thiết bị có vấn đề gì?
- Năng lực tài chính có vấn đề gì?
- Hồ sơ kỹ thuật còn thiếu nội dung nào?
- Có lỗi BOQ/giá dự thầu không?
- Những điểm nào có nguy cơ ảnh hưởng kết quả đánh giá?
- 10 việc nào phải xử lý trước khi nộp?

26. TẠO “CHECKLIST 2 PHÚT TRƯỚC KHI BẤM NỘP THẦU”

Tạo checklist 10–15 nội dung quan trọng nhất để người phụ trách hồ sơ kiểm tra lần cuối.

NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:

- Không tự tạo yêu cầu HSMT.
- Không tự bổ sung tiêu chí đánh giá.
- Không tự kết luận “đạt” nếu chưa truy được tài liệu chứng minh.
- Không mặc định hợp đồng có giá trị lớn là hợp đồng tương tự.
- Không tự tạo kinh nghiệm nhân sự.
- Không tự tạo thiết bị.
- Không tự tạo số liệu tài chính.
- Không tự sửa giá dự thầu.
- Không tự kết luận nhà thầu chắc chắn bị loại.
- Phải phân biệt “chưa tìm thấy tài liệu” với “không có tài liệu”.
- Mọi cảnh báo phải chỉ rõ tiêu chí HSMT tương ứng.
- Khi dữ liệu mâu thuẫn phải chỉ rõ từng nguồn.
- Nếu chưa đủ dữ liệu, ghi “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- Khi viện dẫn pháp luật phải kiểm tra hiệu lực tại thời điểm áp dụng.
- AI chỉ hỗ trợ rà soát; việc lập, phê duyệt và nộp HSDT thuộc trách nhiệm của nhà thầu và người có thẩm quyền.

Sau khi tôi tải hồ sơ lên, KHÔNG đánh giá chung HSDT ngay.

Trước tiên hãy thực hiện:

1. XÁC ĐỊNH ĐÚNG E-HSMT/HSMT VÀ CÁC VĂN BẢN SỬA ĐỔI/LÀM RÕ.
2. TRÍCH XUẤT TOÀN BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ.
3. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ FILE HSDT.
4. TẠO MA TRẬN HSMT ↔ HSDT ↔ TÀI LIỆU CHỨNG MINH.
5. LẬP DANH SÁCH TIÊU CHÍ CHƯA TÌM THẤY TÀI LIỆU ĐÁP ỨNG.
6. LẬP DANH SÁCH DỮ LIỆU/HỒ SƠ CÒN THIẾU.

Sau đó mới tiến hành đánh giá chi tiết.

──────────────

Lưu ý: Giá trị lớn nhất của Prompt này là biến E-HSMT/HSMT thành một ma trận kiểm soát. Mỗi yêu cầu phải truy được sang đúng tài liệu trong HSDT, giúp đội lập thầu tập trung xử lý những “điểm đỏ” trước khi bấm nộp thay vì kiểm tra lại hàng nghìn trang hồ sơ một cách thủ công.

#AITrongXayDung #PromptXayDung #HoSoDuThau #DauThauXayDung #LapHoSoDuThau #QuanLyDuAn #KySuXayDung #VMCWorks