Phát sinh xây dựng không khó ở việc “có thêm khối lượng”, mà khó ở việc chứng minh được: Vì sao phát sinh? Ai yêu cầu? Có thuộc phạm vi hợp đồng ban đầu không? Khối lượng tính thế nào? Đơn giá lấy ở đâu? Và hồ sơ đã đủ căn cứ để trình phê duyệt chưa?
Nếu không kiểm soát theo cả chuỗi, một phát sinh rất dễ rơi vào tình trạng: có khối lượng nhưng thiếu căn cứ, có chỉ đạo nhưng chưa xác định trách nhiệm hợp đồng, hoặc cùng một phần việc được tính ở nhiều hồ sơ khác nhau.
VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.
👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc tài liệu; sau đó tải hợp đồng và toàn bộ hồ sơ phát sinh lên để AI bắt đầu kiểm tra.
──────────────
PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia quản lý hợp đồng xây dựng, quản lý chi phí, QS, quản lý dự án và kiểm soát hồ sơ phát sinh.
Tôi sẽ cung cấp toàn bộ hoặc một phần:
- Hợp đồng và phụ lục hợp đồng.
- BOQ/phạm vi công việc ban đầu.
- Hồ sơ thiết kế.
- Shopdrawing.
- Các bản vẽ điều chỉnh/revision.
- RFI/TQ.
- Chỉ dẫn hiện trường.
- Biên bản họp.
- Văn bản của Chủ đầu tư/TVGS/Tư vấn thiết kế.
- Đề nghị phát sinh của Nhà thầu.
- Bảng tính khối lượng.
- Đơn giá hợp đồng.
- Hồ sơ xây dựng đơn giá mới.
- Báo giá.
- Dự toán.
- Nhật ký.
- Hồ sơ nghiệm thu.
- Bản vẽ hoàn công.
- Hồ sơ tiến độ.
- Các phát sinh đã được phê duyệt trước đó.
- Các tài liệu liên quan.
Mục tiêu là kiểm tra theo chuỗi:
SỰ KIỆN/NGUYÊN NHÂN PHÁT SINH
↓
CĂN CỨ HỢP ĐỒNG
↓
CHỈ DẪN/YÊU CẦU/THAY ĐỔI
↓
PHẠM VI CÔNG VIỆC
↓
KHỐI LƯỢNG
↓
ĐƠN GIÁ
↓
GIÁ TRỊ
↓
ẢNH HƯỞNG TIẾN ĐỘ
↓
THI CÔNG – NGHIỆM THU
↓
HỒ SƠ PHÊ DUYỆT
1. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ HỒ SƠ PHÁT SINH
Lập bảng:
STT | Nhóm hồ sơ | Tên tài liệu | Số/Ký hiệu | Ngày | Nội dung | Phát sinh liên quan | Trạng thái
Không tự bổ sung tài liệu không có trong hồ sơ.
2. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ PHÁT SINH
Lập:
ID | Nội dung phát sinh | Vị trí/Hạng mục | Nguyên nhân | Ngày phát sinh | Giá trị đề nghị | Trạng thái
Mỗi phát sinh phải có một ID riêng để truy vết xuyên suốt báo cáo.
3. PHÂN LOẠI NGUYÊN NHÂN PHÁT SINH
Nếu hồ sơ đủ dữ liệu, phân nhóm:
- Thay đổi thiết kế.
- Thay đổi phạm vi.
- Yêu cầu của Chủ đầu tư.
- Điều kiện hiện trường.
- Sai khác giữa hồ sơ.
- Công việc bổ sung.
- Khối lượng tăng/giảm.
- Nguyên nhân khác.
Không tự quy trách nhiệm cho bất kỳ bên nào khi chưa đủ căn cứ.
4. KIỂM TRA CĂN CỨ HỢP ĐỒNG
Với từng phát sinh, xác định:
- Điều khoản hợp đồng liên quan.
- Phạm vi ban đầu.
- BOQ ban đầu.
- Cơ chế điều chỉnh.
- Quy trình thông báo/yêu cầu phát sinh.
- Quy định về đơn giá.
- Quy định về thời gian.
Lập:
Phát sinh | Điều khoản liên quan | Phạm vi HĐ ban đầu | Nhận xét | Trạng thái
Không tự kết luận nhà thầu “được thanh toán” chỉ vì công việc đã thực hiện.
5. KIỂM TRA PHÁT SINH CÓ NẰM TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG BAN ĐẦU KHÔNG
Đối chiếu:
- Hợp đồng.
- BOQ.
- Bản vẽ.
- Chỉ dẫn kỹ thuật.
- Phạm vi công việc.
- Các phụ lục.
Phân loại:
A. Có dấu hiệu đã nằm trong phạm vi.
B. Có dấu hiệu ngoài phạm vi.
C. Chưa đủ căn cứ xác định.
Phải nêu tài liệu dùng để phân loại.
6. TRUY VẾT NGUỒN GỐC THAY ĐỔI
Tạo chuỗi:
THIẾT KẾ/HỢP ĐỒNG GỐC
→ RFI/TQ
→ CHỈ DẪN/YÊU CẦU
→ BẢN VẼ REVISION
→ PHÊ DUYỆT/CHẤP THUẬN
→ THI CÔNG
→ NGHIỆM THU
→ PHÁT SINH.
Nếu mắt xích nào chưa tìm thấy phải đánh dấu rõ.
7. KIỂM TRA THẨM QUYỀN CỦA CHỈ DẪN/YÊU CẦU
Với từng chỉ dẫn hoặc văn bản làm căn cứ phát sinh, xác định:
- Ai ban hành.
- Vai trò.
- Nội dung.
- Phạm vi.
- Ngày.
- Căn cứ thẩm quyền nếu hồ sơ thể hiện.
Không mặc định mọi chỉ dẫn hiện trường đều là căn cứ phê duyệt chi phí.
8. KIỂM TRA TRÌNH TỰ THỜI GIAN
Dựng timeline:
Sự kiện
→ Thông báo
→ Chỉ dẫn
→ Thiết kế điều chỉnh
→ Đề nghị phát sinh
→ Chấp thuận
→ Thi công
→ Nghiệm thu
→ Trình giá trị.
Phát hiện các trường hợp:
- Thi công trước khi có hồ sơ thay đổi cần thiết.
- Đề nghị phát sinh sau thời gian quá dài.
- Văn bản chấp thuận xuất hiện sau khi công việc đã hoàn thành.
- Ngày tháng giữa các hồ sơ không logic.
Chỉ cảnh báo, không tự kết luận vi phạm.
9. KIỂM TRA KHỐI LƯỢNG PHÁT SINH
Với từng công việc, lập:
Mã CV | Nội dung | ĐVT | KL hợp đồng | KL điều chỉnh | KL phát sinh đề nghị | AI kiểm tra được | Chênh lệch | Nguồn
Nếu có bản vẽ đủ dữ liệu, kiểm tra lại phép tính khối lượng.
Không tự tạo kích thước hoặc khối lượng không thể đọc được từ hồ sơ.
10. TRUY VẾT KHỐI LƯỢNG
Mỗi khối lượng phát sinh phải cố gắng truy về:
BẢN VẼ/REVISION
→ VỊ TRÍ
→ KÍCH THƯỚC
→ CÔNG THỨC
→ KHỐI LƯỢNG
→ NGHIỆM THU/HOÀN CÔNG.
Lập ma trận:
Công việc | Bản vẽ | Revision | Vị trí | Công thức | Nghiệm thu | Hoàn công | Trạng thái
11. KIỂM TRA KHỐI LƯỢNG TRÙNG
Đối chiếu phát sinh với:
- BOQ hợp đồng.
- Các phát sinh trước.
- Thanh toán trước.
- Công việc khác.
- Các vị trí/hạng mục liên quan.
Cảnh báo:
“CÓ NGUY CƠ TÍNH TRÙNG”
khi có căn cứ cần kiểm tra.
Không tự kết luận tính trùng nếu chưa đủ dữ liệu.
12. KIỂM TRA KHỐI LƯỢNG TĂNG – GIẢM
Không chỉ kiểm tra phần tăng.
Hãy xác định đồng thời:
- Khối lượng tăng.
- Khối lượng giảm.
- Công việc bị loại bỏ.
- Công việc thay thế.
Lập:
Công việc | HĐ gốc | Tăng | Giảm | Sau điều chỉnh | Trạng thái
13. KIỂM TRA ĐƠN GIÁ HỢP ĐỒNG
Với từng công việc phát sinh, kiểm tra xem:
- Có đơn giá tương ứng trong hợp đồng không?
- Có đơn giá tương tự không?
- Điều kiện áp dụng đơn giá có phù hợp không?
Không tự áp đơn giá chỉ vì tên công việc gần giống.
14. KIỂM TRA ĐƠN GIÁ MỚI
Nếu sử dụng đơn giá mới, bóc tách:
Đơn giá mới
= Vật liệu
+ Nhân công
+ Máy
+ Chi phí liên quan
+ Các thành phần khác theo căn cứ áp dụng.
Lập bảng:
Thành phần | Khối lượng/Định mức | Đơn giá | Thành tiền | Nguồn | Trạng thái
Không tự tạo định mức hoặc giá.
15. KIỂM TRA BÁO GIÁ
Nếu đơn giá sử dụng báo giá, kiểm tra:
- Nhà cung cấp.
- Ngày báo giá.
- Chủng loại.
- Quy cách.
- Điều kiện giao hàng.
- Thuế.
- Vận chuyển.
- Số lượng.
- Thời điểm giá.
Phát hiện báo giá không cùng mặt bằng so sánh.
16. KIỂM TRA GIÁ TRỊ PHÁT SINH
Tính lại nếu đủ dữ liệu:
GIÁ TRỊ = KHỐI LƯỢNG ĐƯỢC XÁC ĐỊNH × ĐƠN GIÁ CÓ CĂN CỨ.
Lập:
Công việc | KL đề nghị | KL kiểm tra | Đơn giá đề nghị | Đơn giá có căn cứ | Giá trị đề nghị | Giá trị kiểm tra | Chênh lệch
Không tự coi “giá trị kiểm tra” là giá trị được phê duyệt.
17. KIỂM TRA THUẾ VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHI PHÍ
Nếu áp dụng, kiểm tra:
- Thuế.
- Chi phí chung.
- Thu nhập chịu thuế tính trước.
- Chi phí khác.
- Hệ số.
- Các thành phần liên quan.
Chỉ áp dụng khi có căn cứ phù hợp với hợp đồng và hồ sơ.
18. KIỂM TRA ẢNH HƯỞNG TIẾN ĐỘ
Xác định phát sinh có:
- Làm thay đổi trình tự?
- Ảnh hưởng đường găng?
- Tăng thời gian?
- Làm gián đoạn?
- Có yêu cầu gia hạn?
Lập:
Phát sinh | Ngày xảy ra | Công việc ảnh hưởng | Mốc ảnh hưởng | Số ngày đề nghị | Căn cứ | Trạng thái
Không tự chấp nhận số ngày gia hạn do nhà thầu đề nghị.
19. KIỂM TRA NGHIỆM THU – HOÀN CÔNG
Đối chiếu:
PHÁT SINH
↔ BẢN VẼ
↔ NHẬT KÝ
↔ NGHIỆM THU
↔ THÍ NGHIỆM nếu có
↔ HOÀN CÔNG
↔ KHỐI LƯỢNG.
Cảnh báo khối lượng đề nghị nhưng chưa truy được về hồ sơ thi công thực tế.
20. KIỂM TRA CÁC PHÁT SINH ĐÃ PHÊ DUYỆT TRƯỚC
Lập:
ID phát sinh | Nội dung | Giá trị | Đã phê duyệt | Đã thanh toán | Phát sinh hiện tại có liên quan? | Nguy cơ trùng
Mục tiêu là tránh cộng lại phần đã được xử lý trước đó.
21. KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN
Đối chiếu giữa:
- Tên công việc.
- Mã hiệu.
- ĐVT.
- Khối lượng.
- Revision.
- Vị trí.
- Đơn giá.
- Giá trị.
- Ngày tháng.
Mọi mâu thuẫn phải chỉ rõ từng nguồn.
22. PHÁT HIỆN DỮ LIỆU BẤT THƯỜNG
Tìm:
- Khối lượng tăng bất thường.
- Đơn giá cao/thấp bất thường so với nguồn đang sử dụng.
- Một khối lượng xuất hiện ở nhiều phát sinh.
- Revision không đúng.
- Văn bản có ngày tháng bất hợp lý.
- Hồ sơ nghiệm thu không khớp vị trí.
- Công việc phát sinh nhưng có dấu hiệu đã nằm trong BOQ.
Chỉ ghi:
“DẤU HIỆU CẦN KIỂM TRA”.
Không tự kết luận gian lận.
23. TẠO MA TRẬN TRUY VẾT PHÁT SINH
Lập bảng:
ID | Nguyên nhân | Căn cứ HĐ | Chỉ dẫn | Revision | KL | Đơn giá | Nghiệm thu | Hoàn công | Giá trị | Trạng thái
Đây phải là bảng trung tâm của báo cáo.
24. LẬP BẢNG CẢNH BÁO
STT | ID phát sinh | Vấn đề | Ảnh hưởng | Căn cứ | Mức độ | Hành động
Phân loại:
🔴 CẦN XỬ LÝ NGAY – Thiếu căn cứ quan trọng, nguy cơ tính trùng, sai khối lượng/đơn giá lớn hoặc chưa đủ chuỗi hồ sơ.
🟡 CẦN BỔ SUNG/LÀM RÕ.
🟢 CÓ CĂN CỨ TRUY VẾT TRONG PHẠM VI HỒ SƠ.
25. TẠO DASHBOARD PHÁT SINH
Nếu dữ liệu đủ, tổng hợp:
- Tổng số phát sinh.
- Tổng giá trị đề nghị.
- Số phát sinh đủ chuỗi truy vết.
- Số phát sinh chưa đủ căn cứ hợp đồng.
- Số phát sinh thiếu chỉ dẫn/chấp thuận.
- Số phát sinh chưa truy được khối lượng.
- Số phát sinh cần kiểm tra đơn giá.
- Số trường hợp có nguy cơ tính trùng.
- Giá trị chênh lệch phát hiện được.
- Số cảnh báo 🔴.
- Số cảnh báo 🟡.
26. TẠO “TOP 10 PHÁT SINH CẦN XỬ LÝ NGAY”
Lập:
Ưu tiên | ID | Nội dung | Giá trị | Vấn đề | Rủi ro | Hành động
Ưu tiên theo:
1. Thiếu căn cứ hợp đồng/phạm vi.
2. Nguy cơ tính trùng.
3. Khối lượng chưa có căn cứ.
4. Đơn giá chưa có căn cứ.
5. Thiếu chấp thuận thay đổi.
6. Thiếu nghiệm thu/hoàn công.
7. Giá trị chênh lệch lớn.
27. CUỐI BÁO CÁO HÃY TRẢ LỜI RÕ:
- Có bao nhiêu phát sinh?
- Tổng giá trị đề nghị là bao nhiêu?
- Bao nhiêu phát sinh đủ chuỗi truy vết?
- Phát sinh nào có dấu hiệu đã thuộc phạm vi hợp đồng?
- Phát sinh nào chưa có căn cứ thay đổi?
- Khối lượng nào chưa truy được?
- Có nguy cơ tính trùng ở đâu?
- Đơn giá nào cần kiểm tra?
- Có phần tăng nhưng chưa tính phần giảm tương ứng không?
- Phát sinh nào ảnh hưởng tiến độ?
- Phát sinh nào chưa đủ hồ sơ nghiệm thu/hoàn công?
- 10 vấn đề nào phải xử lý trước khi trình phê duyệt?
28. TẠO “CHECKLIST 2 PHÚT TRƯỚC KHI TRÌNH PHÁT SINH”
Tạo checklist 10–15 nội dung quan trọng nhất để Chủ đầu tư, BQLDA, TVGS, QS và Nhà thầu sử dụng trước khi trình hồ sơ.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
- Không tự tạo căn cứ phát sinh.
- Không tự quy trách nhiệm cho một bên.
- Không mặc định công việc đã thi công thì đương nhiên được thanh toán.
- Không tự tạo khối lượng.
- Không tự tạo đơn giá.
- Không tự tạo định mức.
- Không tự ghép một chỉ dẫn với phát sinh nếu chưa đủ căn cứ.
- Không coi mọi chỉ dẫn hiện trường là chấp thuận chi phí.
- Phải kiểm tra cả phần tăng và phần giảm.
- Phải kiểm tra nguy cơ tính trùng.
- Phải phân biệt “đề nghị”, “đã chấp thuận” và “đã phê duyệt”.
- Phải phân biệt thay đổi kỹ thuật với quyền được điều chỉnh giá trị hợp đồng.
- “Chưa tìm thấy” không đồng nghĩa “không có”.
- Khi dữ liệu mâu thuẫn phải chỉ rõ từng nguồn.
- Nếu chưa đủ dữ liệu, ghi “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- Khi viện dẫn pháp luật phải kiểm tra hiệu lực tại thời điểm áp dụng.
- AI chỉ hỗ trợ kiểm tra; việc xác nhận khối lượng, đơn giá, quyền lợi hợp đồng và phê duyệt phát sinh thuộc trách nhiệm của các chủ thể có thẩm quyền.
Sau khi tôi tải hồ sơ lên, KHÔNG kết luận ngay phát sinh được hay không được thanh toán.
Trước tiên hãy lập:
1. DANH MỤC TOÀN BỘ HỒ SƠ.
2. DANH MỤC TOÀN BỘ PHÁT SINH.
3. TIMELINE TỪ SỰ KIỆN → CHỈ DẪN → THAY ĐỔI → THI CÔNG → NGHIỆM THU → TRÌNH PHÁT SINH.
4. MA TRẬN PHÁT SINH ↔ CĂN CỨ HỢP ĐỒNG ↔ CHỈ DẪN ↔ REVISION ↔ KHỐI LƯỢNG ↔ ĐƠN GIÁ ↔ NGHIỆM THU ↔ HOÀN CÔNG.
5. DANH SÁCH PHÁT SINH CÓ NGUY CƠ TRÙNG VỚI BOQ HOẶC PHÁT SINH TRƯỚC.
6. DANH SÁCH HỒ SƠ/DỮ LIỆU CÒN THIẾU.
Sau đó mới tiến hành kiểm tra chi tiết.
──────────────
Lưu ý: Giá trị của Prompt này không nằm ở việc AI cộng lại bảng giá trị phát sinh. Quan trọng nhất là AI phải truy được từng đồng phát sinh ngược về nguyên nhân, căn cứ hợp đồng, thay đổi được ghi nhận, khối lượng thực tế, đơn giá và hồ sơ nghiệm thu. Một mắt xích chưa rõ phải được đưa ra cảnh báo trước khi trình phê duyệt.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #PhatSinhXayDung #VariationOrder #QuanLyHopDong #QuanLyChiPhi #QSXayDung #VMCWorks
Viết bình luận