Bài 41 – Prompt AI kiểm tra hồ sơ thanh quyết toán hợp đồng xây dựng, phát hiện giá trị chưa đủ căn cứ

Thanh toán từng kỳ có thể đúng, nhưng đến lúc quyết toán toàn bộ hợp đồng vẫn có thể lệch.

Nguyên nhân thường nằm ở việc cộng dồn nhiều đợt thanh toán, phụ lục điều chỉnh, phát sinh tăng – giảm, tạm ứng, thu hồi, giữ lại, bảo hành… khiến cùng một giá trị có thể bị tính thiếu, tính thừa hoặc không còn truy được về hồ sơ gốc.

VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.

👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc tài liệu; sau đó tải hợp đồng và toàn bộ hồ sơ thanh quyết toán lên để AI bắt đầu kiểm tra.

──────────────

PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:

Bạn hãy đóng vai chuyên gia quản lý hợp đồng xây dựng, QS, quản lý chi phí, thanh toán và quyết toán hợp đồng xây dựng.

Tôi sẽ cung cấp toàn bộ hoặc một phần:
- Hợp đồng.
- Phụ lục hợp đồng.
- BOQ.
- Giá trị hợp đồng ban đầu.
- Giá trị hợp đồng điều chỉnh.
- Hồ sơ phát sinh tăng/giảm.
- Bản vẽ.
- Bản vẽ hoàn công.
- Biên bản nghiệm thu.
- Bảng xác nhận khối lượng.
- Hồ sơ thanh toán từng đợt.
- Chứng từ tạm ứng.
- Hồ sơ thu hồi tạm ứng.
- Hồ sơ giữ lại/bảo hành.
- Hóa đơn.
- Biên bản đối chiếu công nợ.
- Hồ sơ quyết toán.
- Các tài liệu liên quan.

Mục tiêu là kiểm tra toàn bộ chuỗi:

HỢP ĐỒNG GỐC
↓
PHỤ LỤC/ĐIỀU CHỈNH
↓
KHỐI LƯỢNG THỰC HIỆN
↓
NGHIỆM THU
↓
ĐƠN GIÁ
↓
PHÁT SINH TĂNG – GIẢM
↓
GIÁ TRỊ ĐƯỢC XÁC NHẬN
↓
CÁC KỲ ĐÃ THANH TOÁN
↓
TẠM ỨNG – THU HỒI – GIỮ LẠI
↓
GIÁ TRỊ QUYẾT TOÁN
↓
CÔNG NỢ CÒN LẠI

1. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ HỒ SƠ

Lập:

STT | Nhóm hồ sơ | Tên tài liệu | Số/Ký hiệu | Ngày | Giá trị liên quan | Trạng thái

Không tự bổ sung tài liệu chưa được cung cấp.

2. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG

Lập bảng:

Nội dung | Giá trị | Căn cứ | Ngày | Trạng thái

Bao gồm nếu có:
- Giá trị hợp đồng ban đầu.
- Phụ lục tăng.
- Phụ lục giảm.
- Điều chỉnh giá.
- Phát sinh đã được phê duyệt.
- Giá trị hợp đồng sau điều chỉnh.

Tính lại:

GIÁ TRỊ HĐ HIỆN HÀNH
= HĐ BAN ĐẦU
+ TĂNG ĐƯỢC CHẤP THUẬN
- GIẢM ĐƯỢC CHẤP THUẬN
± CÁC ĐIỀU CHỈNH HỢP LỆ KHÁC.

Không tự coi giá trị nhà thầu đề nghị là giá trị hợp đồng đã được điều chỉnh.

3. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ CÁC KỲ THANH TOÁN

Lập:

Đợt | Hồ sơ đề nghị | Ngày | Giá trị KL kỳ này | Lũy kế | Khấu trừ | Giá trị đề nghị thanh toán | Giá trị được xác nhận | Trạng thái

4. TẠO BẢNG LŨY KẾ THANH TOÁN

Lập bảng theo từng kỳ:

Đợt | Giá trị kỳ này | Lũy kế trước | Lũy kế sau | Đã thanh toán | Chênh lệch

Kiểm tra lại toàn bộ phép cộng.

5. KIỂM TRA KHỐI LƯỢNG QUYẾT TOÁN

Với từng công việc:

Mã CV | Nội dung | ĐVT | KL hợp đồng | KL phát sinh tăng | KL giảm | KL nghiệm thu | KL đã thanh toán | KL quyết toán đề nghị | Chênh lệch

Không tự tạo khối lượng.

6. TRUY VẾT KHỐI LƯỢNG

Mỗi khối lượng quyết toán phải cố gắng truy được về:

BOQ/HỢP ĐỒNG
→ BẢN VẼ/REVISION
→ NGHIỆM THU
→ HOÀN CÔNG
→ KHỐI LƯỢNG
→ THANH TOÁN
→ QUYẾT TOÁN.

Lập:

Công việc | BOQ | Bản vẽ | Nghiệm thu | Hoàn công | Thanh toán | Quyết toán | Trạng thái

7. KIỂM TRA KHỐI LƯỢNG ĐÃ THANH TOÁN

Đối chiếu từng công việc giữa các kỳ.

Phát hiện:
- Khối lượng đã thanh toán nhưng tiếp tục đưa lại vào kỳ sau.
- Lũy kế sai.
- Khối lượng quyết toán thấp hơn/ cao hơn lũy kế mà chưa có giải trình.
- Khối lượng không truy được về nghiệm thu.

8. KIỂM TRA NGUY CƠ TÍNH TRÙNG

Đối chiếu giữa:
- BOQ.
- Phát sinh.
- Các phụ lục.
- Các kỳ thanh toán.
- Hồ sơ quyết toán.

Nếu cùng một phần việc xuất hiện ở nhiều nguồn, ghi:

“CÓ NGUY CƠ TÍNH TRÙNG – CẦN ĐỐI CHIẾU”.

Không tự kết luận tính trùng khi chưa đủ căn cứ.

9. KIỂM TRA KHỐI LƯỢNG TĂNG – GIẢM

Phải kiểm tra đồng thời:
- Tăng.
- Giảm.
- Hủy bỏ.
- Thay thế.
- Chuyển đổi phạm vi.

Không chỉ cộng phần phát sinh tăng.

10. KIỂM TRA ĐƠN GIÁ

Phân loại:
- Đơn giá hợp đồng.
- Đơn giá điều chỉnh.
- Đơn giá phát sinh.
- Đơn giá mới.

Lập:

Công việc | Đơn giá áp dụng | Nguồn | Đơn giá hồ sơ QT | Chênh lệch | Trạng thái

Không tự lựa chọn đơn giá thay thế.

11. KIỂM TRA GIÁ TRỊ

Tính lại nếu đủ dữ liệu:

GIÁ TRỊ CÔNG VIỆC
= KHỐI LƯỢNG CÓ CĂN CỨ × ĐƠN GIÁ CÓ CĂN CỨ.

So sánh:

Công việc | Giá trị đề nghị | Giá trị AI tính lại | Chênh lệch | Nguyên nhân

Giá trị AI tính lại chỉ phục vụ kiểm tra, không phải giá trị được phê duyệt.

12. KIỂM TRA PHÁT SINH

Lập:

ID phát sinh | Giá trị đề nghị | Giá trị được chấp thuận/phê duyệt | Đã đưa vào HĐ/PLHĐ? | Đã thanh toán | Đưa vào quyết toán | Trạng thái

Phân biệt rõ:
- Đề nghị.
- Chấp thuận về kỹ thuật.
- Xác nhận khối lượng.
- Phê duyệt giá trị.
- Điều chỉnh hợp đồng.
- Đã thanh toán.

13. KIỂM TRA TẠM ỨNG

Lập:

Ngày | Giá trị tạm ứng | Tỷ lệ | Căn cứ | Đã thu hồi | Còn lại | Trạng thái

Tính:

TẠM ỨNG CÒN PHẢI THU HỒI
= TỔNG TẠM ỨNG
- TỔNG ĐÃ THU HỒI.

14. KIỂM TRA THU HỒI TẠM ỨNG

Đối chiếu từng kỳ thanh toán.

Phát hiện:
- Thiếu thu hồi.
- Thu hồi trùng.
- Sai tỷ lệ.
- Sai số cộng dồn.

15. KIỂM TRA GIỮ LẠI/BẢO HÀNH

Nếu hợp đồng có quy định, xác định:
- Tỷ lệ.
- Giá trị.
- Hình thức bảo đảm.
- Số tiền đã giữ.
- Số tiền còn phải giữ/hoàn trả.
- Thời điểm.

Không tự áp dụng tỷ lệ nếu hợp đồng không thể hiện.

16. KIỂM TRA CÁC KHOẢN KHẤU TRỪ

Nếu có, kiểm tra:
- Tạm ứng.
- Bảo hành.
- Phạt.
- Bồi thường.
- Điện nước.
- Vật tư Chủ đầu tư cấp.
- Các khoản khác.

Mỗi khoản phải có căn cứ.

17. KIỂM TRA THUẾ

Nếu hồ sơ có dữ liệu, đối chiếu:
- Giá trị trước thuế.
- Thuế suất.
- Tiền thuế.
- Giá trị sau thuế.
- Thời điểm áp dụng.

Không tự giả định thuế suất.

18. KIỂM TRA HÓA ĐƠN – THANH TOÁN THỰC TẾ

Nếu có chứng từ, lập:

Đợt | Giá trị được xác nhận | Hóa đơn | Giá trị hóa đơn | Tiền thực nhận | Ngày nhận | Chênh lệch

Phân biệt:
“Được xác nhận thanh toán”
với
“Tiền thực tế đã về”.

19. ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

Tính nếu đủ dữ liệu:

CÔNG NỢ DỰ KIẾN
= GIÁ TRỊ ĐƯỢC XÁC NHẬN/QUYẾT TOÁN
- TIỀN ĐÃ THANH TOÁN
- CÁC KHOẢN KHẤU TRỪ CÓ CĂN CỨ.

Lập bảng đối chiếu với biên bản công nợ nếu có.

20. KIỂM TRA HỒ SƠ NGHIỆM THU – HOÀN CÔNG

Đặc biệt xác định những giá trị quyết toán:
- Chưa truy được nghiệm thu.
- Chưa truy được hoàn công.
- Nghiệm thu không khớp vị trí.
- Khối lượng nghiệm thu khác bảng quyết toán.

21. KIỂM TRA CÁC HẠNG MỤC CHƯA HOÀN THÀNH

Nếu có, tách riêng:
- Công việc chưa hoàn thành.
- Công việc còn tồn tại.
- Công việc chưa nghiệm thu.
- Công việc đang chờ xử lý.

Không tự đưa toàn bộ vào giá trị quyết toán.

22. KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN

Đối chiếu:
- Tên công việc.
- Mã hiệu.
- ĐVT.
- Khối lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
- Giá trị trước/sau thuế.
- Số hợp đồng/phụ lục.
- Ngày tháng.

Mọi mâu thuẫn phải chỉ rõ nguồn.

23. KIỂM TRA SAI SỐ SỐ HỌC

Tính lại:
- Khối lượng × đơn giá.
- Cộng từng bảng.
- Chuyển trang.
- Tổng hợp.
- Lũy kế.
- Thuế.
- Khấu trừ.
- Giá trị còn lại.

Liệt kê từng sai số phát hiện được.

24. TẠO MA TRẬN QUYẾT TOÁN

Lập bảng trung tâm:

Công việc | HĐ/PLHĐ | KL nghiệm thu | Đơn giá | Giá trị | Đã thanh toán | Quyết toán | Chênh lệch | Hồ sơ chứng minh | Trạng thái

25. PHÁT HIỆN DỮ LIỆU BẤT THƯỜNG

Tìm:
- Giá trị quyết toán vượt giá trị hợp đồng hiện hành.
- Khối lượng quyết toán vượt nghiệm thu.
- Khối lượng đã thanh toán xuất hiện lại.
- Phát sinh chưa được phê duyệt nhưng đưa vào quyết toán.
- Đơn giá thay đổi không có căn cứ.
- Sai lũy kế.
- Tạm ứng chưa thu hồi đủ.
- Giá trị âm/dương bất thường.
- Các con số giữa các bảng không thống nhất.

Chỉ ghi:

“DẤU HIỆU CẦN KIỂM TRA”.

Không tự kết luận gian lận.

26. LẬP BẢNG CẢNH BÁO

STT | Công việc/Khoản mục | Vấn đề | Giá trị ảnh hưởng | Căn cứ | Mức độ | Hành động

Phân loại:

🔴 CẦN XỬ LÝ NGAY – Có khả năng ảnh hưởng trực tiếp giá trị quyết toán.

🟡 CẦN BỔ SUNG/LÀM RÕ.

🟢 CÓ CĂN CỨ TRUY VẾT TRONG PHẠM VI HỒ SƠ.

27. TẠO DASHBOARD QUYẾT TOÁN

Nếu dữ liệu đủ, tổng hợp:
- Giá trị hợp đồng ban đầu.
- Giá trị hợp đồng hiện hành.
- Tổng giá trị phát sinh.
- Tổng giá trị nghiệm thu.
- Tổng đã thanh toán.
- Tổng tạm ứng.
- Tổng đã thu hồi tạm ứng.
- Giá trị giữ lại/bảo hành.
- Giá trị quyết toán đề nghị.
- Giá trị AI kiểm tra lại.
- Chênh lệch.
- Công nợ dự kiến.
- Số cảnh báo 🔴.
- Số cảnh báo 🟡.

28. TẠO “TOP 10 GIÁ TRỊ CẦN KIỂM TRA NGAY”

Lập:

Ưu tiên | Công việc/Khoản mục | Giá trị | Vấn đề | Ảnh hưởng | Hành động

Ưu tiên:
1. Nguy cơ tính trùng.
2. Chưa có nghiệm thu.
3. Phát sinh chưa đủ căn cứ.
4. Sai khối lượng.
5. Sai đơn giá.
6. Sai lũy kế.
7. Tạm ứng chưa thu hồi.
8. Chênh lệch giá trị lớn.

29. CUỐI BÁO CÁO HÃY TRẢ LỜI RÕ:

- Giá trị hợp đồng ban đầu là bao nhiêu?
- Giá trị hợp đồng hiện hành là bao nhiêu?
- Tổng phát sinh tăng/giảm là bao nhiêu?
- Tổng giá trị đã nghiệm thu là bao nhiêu?
- Tổng giá trị đã được xác nhận thanh toán là bao nhiêu?
- Tiền thực tế đã thanh toán là bao nhiêu nếu hồ sơ có dữ liệu?
- Tạm ứng còn phải thu hồi bao nhiêu?
- Có khối lượng nào tính trùng không?
- Có khối lượng quyết toán chưa truy được nghiệm thu không?
- Có phát sinh nào chưa đủ căn cứ đưa vào quyết toán không?
- Có đơn giá nào cần kiểm tra không?
- Giá trị quyết toán đề nghị chênh bao nhiêu so với giá trị AI tính lại?
- Công nợ dự kiến còn bao nhiêu?
- 10 khoản mục nào cần xử lý trước tiên?

30. TẠO “CHECKLIST 2 PHÚT TRƯỚC KHI KÝ QUYẾT TOÁN”

Tạo checklist 10–15 nội dung quan trọng nhất để Chủ đầu tư, BQLDA, TVGS, QS, Nhà thầu và bộ phận tài chính sử dụng trước khi xác nhận.

NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:

- Không tự tạo khối lượng.
- Không tự tạo đơn giá.
- Không tự tạo giá trị đã thanh toán.
- Không coi đề nghị phát sinh là phát sinh đã được phê duyệt.
- Không coi giá trị nghiệm thu là tiền đã thực tế thanh toán.
- Không cộng trùng phát sinh với BOQ.
- Phải kiểm tra đồng thời phần tăng và phần giảm.
- Phải kiểm tra tạm ứng và thu hồi tạm ứng.
- Phải kiểm tra lũy kế tất cả các kỳ.
- Phải phân biệt giá trị hợp đồng, giá trị nghiệm thu, giá trị thanh toán, giá trị quyết toán và tiền thực tế đã nhận.
- Mọi giá trị phải truy được về hồ sơ nguồn.
- “Chưa tìm thấy” không đồng nghĩa “không có”.
- Nếu chưa đủ dữ liệu, ghi “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- Không tự kết luận gian lận.
- Khi viện dẫn pháp luật phải kiểm tra hiệu lực tại thời điểm áp dụng.
- AI chỉ hỗ trợ rà soát; việc xác nhận và phê duyệt quyết toán thuộc trách nhiệm của các chủ thể có thẩm quyền.

Sau khi tôi tải hồ sơ lên, KHÔNG kết luận ngay giá trị quyết toán đúng hay sai.

Trước tiên hãy lập:

1. DANH MỤC TOÀN BỘ HỒ SƠ.
2. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG GỐC VÀ GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG HIỆN HÀNH.
3. LẬP DANH MỤC TẤT CẢ CÁC KỲ THANH TOÁN.
4. LẬP BẢNG LŨY KẾ THANH TOÁN.
5. TẠO MA TRẬN HỢP ĐỒNG ↔ KHỐI LƯỢNG ↔ NGHIỆM THU ↔ ĐƠN GIÁ ↔ PHÁT SINH ↔ THANH TOÁN ↔ QUYẾT TOÁN.
6. LẬP DANH SÁCH CÁC KHOẢN CÓ NGUY CƠ TÍNH TRÙNG.
7. LẬP DANH SÁCH HỒ SƠ/DỮ LIỆU CÒN THIẾU.

Sau đó mới tiến hành kiểm tra chi tiết.

──────────────

Lưu ý: Điểm mạnh của Prompt này là không chỉ kiểm tra phép cộng của bảng quyết toán. AI phải truy ngược từng giá trị về hợp đồng, khối lượng, nghiệm thu, đơn giá và các kỳ thanh toán trước; đồng thời tách rõ “đã nghiệm thu – đã được xác nhận thanh toán – đã xuất hóa đơn – tiền thực tế đã về”. Đây là những khái niệm rất dễ bị nhầm khi rà soát một hợp đồng kéo dài qua nhiều kỳ.

#AITrongXayDung #PromptXayDung #QuyetToanXayDung #ThanhToanXayDung #QuanLyHopDong #QuanLyChiPhi #QSXayDung #VMCWorks