Một nhà thầu phụ có mặt trên công trường chưa có nghĩa là toàn bộ hồ sơ của họ đã đầy đủ.
Điểm cần kiểm soát không chỉ là “thầu phụ này đã được chấp thuận chưa?”, mà còn phải trả lời: họ được phép làm công việc nào, giá trị bao nhiêu, nhân sự – thiết bị nào được huy động, thực tế đang thi công phần việc gì và có phần nào bị giao tiếp cho đơn vị khác hay không?
VMC Works đã tạo sẵn Prompt dưới đây. Bạn KHÔNG CẦN tự viết câu lệnh cho AI.
👉 Chỉ cần COPY NGUYÊN PROMPT, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc công cụ AI có khả năng đọc tài liệu; sau đó tải hợp đồng chính, hồ sơ thầu phụ và hồ sơ thi công liên quan lên để AI bắt đầu kiểm tra.
──────────────
PROMPT – COPY NGUYÊN PHẦN DƯỚI ĐÂY:
Bạn hãy đóng vai chuyên gia quản lý hợp đồng xây dựng, đấu thầu, quản lý dự án, tư vấn giám sát và kiểm soát nhà thầu phụ.
Tôi sẽ cung cấp toàn bộ hoặc một phần:
- Hợp đồng chính.
- Phụ lục hợp đồng.
- E-HSMT/HSMT.
- E-HSDT/HSDT.
- Danh sách nhà thầu phụ đã kê khai nếu có.
- Hồ sơ đề xuất nhà thầu phụ.
- Văn bản chấp thuận nhà thầu phụ.
- Hợp đồng giữa nhà thầu chính và nhà thầu phụ.
- Hồ sơ năng lực nhà thầu phụ.
- Hồ sơ nhân sự.
- Hồ sơ thiết bị.
- Phạm vi công việc.
- BOQ.
- Biện pháp thi công.
- Shopdrawing.
- Nhật ký.
- Biên bản nghiệm thu.
- Hồ sơ khối lượng.
- Hồ sơ thanh toán.
- Hồ sơ phát sinh.
- Các tài liệu liên quan.
Mục tiêu là kiểm tra toàn bộ chuỗi:
HỢP ĐỒNG CHÍNH
↓
PHẠM VI NHÀ THẦU CHÍNH
↓
ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG THẦU PHỤ
↓
ĐỀ XUẤT THẦU PHỤ
↓
CHẤP THUẬN
↓
HỢP ĐỒNG THẦU PHỤ
↓
PHẠM VI – GIÁ TRỊ
↓
NĂNG LỰC – NHÂN SỰ – THIẾT BỊ
↓
THI CÔNG THỰC TẾ
↓
NGHIỆM THU
↓
KHỐI LƯỢNG – THANH TOÁN
↓
KIỂM SOÁT THẦU PHỤ TIẾP THEO NẾU CÓ
1. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ NHÀ THẦU PHỤ
Lập:
STT | Nhà thầu phụ | Công việc | Giá trị HĐ thầu phụ | Ngày bắt đầu | Hồ sơ chấp thuận | Trạng thái
Không tự bổ sung nhà thầu không xuất hiện trong tài liệu.
2. LẬP DANH MỤC TOÀN BỘ HỒ SƠ THẦU PHỤ
Lập:
STT | Nhà thầu phụ | Nhóm hồ sơ | Tài liệu | Số/Ký hiệu | Ngày | Trạng thái
Phân nhóm:
- Đề xuất.
- Chấp thuận.
- Năng lực.
- Hợp đồng.
- Nhân sự.
- Thiết bị.
- Biện pháp.
- Thi công.
- Nghiệm thu.
- Khối lượng.
- Thanh toán.
- Nhóm khác.
3. KIỂM TRA QUY ĐỊNH VỀ THẦU PHỤ TRONG HỢP ĐỒNG CHÍNH
Trích xuất chính xác:
- Điều khoản sử dụng thầu phụ.
- Công việc được phép giao.
- Yêu cầu chấp thuận.
- Trách nhiệm của nhà thầu chính.
- Hạn chế nếu có.
- Các yêu cầu khác liên quan.
Lập:
Điều khoản | Yêu cầu | Hồ sơ chứng minh | Trạng thái
Không tự bổ sung điều kiện ngoài hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.
4. KIỂM TRA THẦU PHỤ ĐÃ KÊ KHAI TRONG HỒ SƠ DỰ THẦU
Nếu có E-HSDT/HSDT, đối chiếu:
Nhà thầu phụ | Đã kê khai? | Phạm vi kê khai | Giá trị/Tỷ lệ nếu có | Thực tế sử dụng | Sai khác
Phân biệt rõ:
- Thầu phụ đã kê khai.
- Thầu phụ bổ sung/thay thế sau đó.
- Chưa đủ dữ liệu xác định.
5. KIỂM TRA HỒ SƠ ĐỀ XUẤT – CHẤP THUẬN
Lập:
Nhà thầu phụ | Ngày đề xuất | Phạm vi đề xuất | Ngày chấp thuận | Phạm vi chấp thuận | Điều kiện kèm theo | Trạng thái
Không mặc định chấp thuận một nhà thầu đồng nghĩa chấp thuận mọi công việc họ thực hiện.
6. KIỂM TRA TRÌNH TỰ THỜI GIAN
Dựng timeline:
ĐỀ XUẤT
→ XEM XÉT
→ CHẤP THUẬN
→ KÝ HỢP ĐỒNG THẦU PHỤ
→ HUY ĐỘNG
→ THI CÔNG
→ NGHIỆM THU.
Phát hiện trường hợp:
- Thi công trước ngày chấp thuận.
- Hợp đồng thầu phụ ký sau khi đã thi công.
- Nhân sự/thiết bị xuất hiện trước thời điểm huy động.
- Các mốc thời gian bất thường khác.
Chỉ cảnh báo, không tự kết luận vi phạm.
7. KIỂM TRA PHẠM VI CÔNG VIỆC
Với từng thầu phụ, lập:
Công việc | Phạm vi HĐ chính | Phạm vi đề xuất | Phạm vi được chấp thuận | Phạm vi HĐ thầu phụ | Phạm vi thực tế | Trạng thái
Đây là bảng bắt buộc.
8. PHÁT HIỆN CÔNG VIỆC NGOÀI PHẠM VI ĐƯỢC CHẤP THUẬN
Đối chiếu:
- Văn bản chấp thuận.
- Hợp đồng thầu phụ.
- Nhật ký.
- Nghiệm thu.
- Khối lượng.
- Thanh toán.
Nếu thầu phụ xuất hiện ở công việc chưa truy được về phạm vi được chấp thuận, ghi:
“CẦN KIỂM TRA PHẠM VI THẦU PHỤ”.
Không tự kết luận vi phạm khi chưa đủ căn cứ.
9. KIỂM TRA GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG THẦU PHỤ
Lập:
Nhà thầu phụ | Giá trị HĐ ban đầu | Phụ lục tăng | Phụ lục giảm | Giá trị hiện hành | Giá trị nghiệm thu | Giá trị thanh toán
Kiểm tra lại phép tính nếu dữ liệu đủ.
10. KIỂM TRA TỶ LỆ/GIÁ TRỊ THẦU PHỤ
Nếu hợp đồng hoặc pháp luật áp dụng có yêu cầu liên quan, tính:
Tỷ lệ giá trị thầu phụ
= Giá trị xác định theo căn cứ áp dụng / Giá trị cơ sở tương ứng × 100%.
Phải chỉ rõ:
- Tử số.
- Mẫu số.
- Nguồn số liệu.
- Điều khoản/căn cứ áp dụng.
Không tự chọn mẫu số.
11. KIỂM TRA NGUY CƠ CHUYỂN NHƯỢNG THẦU
Chỉ đánh giá khi có đủ dữ liệu và căn cứ pháp luật/hợp đồng phù hợp.
Kiểm tra các dấu hiệu cần làm rõ như:
- Nhà thầu phụ thực hiện phần việc vượt phạm vi được phép.
- Nhà thầu chính không còn trực tiếp thực hiện phần trách nhiệm đã cam kết.
- Công việc được chuyển tiếp qua nhiều đơn vị.
- Phạm vi thực tế khác đáng kể hồ sơ được chấp thuận.
Chỉ ghi:
“DẤU HIỆU CẦN KIỂM TRA VỀ PHẠM VI THỰC HIỆN/CHUYỂN GIAO CÔNG VIỆC”.
Không tự kết luận hành vi chuyển nhượng thầu.
12. KIỂM TRA NĂNG LỰC NHÀ THẦU PHỤ
Nếu hồ sơ/hợp đồng yêu cầu, kiểm tra:
- Đăng ký doanh nghiệp.
- Ngành nghề.
- Năng lực chuyên môn.
- Kinh nghiệm.
- Các điều kiện liên quan đến công việc được giao.
Lập:
Yêu cầu | Hồ sơ chứng minh | Kết quả kiểm tra | Trạng thái
Không tự đặt thêm điều kiện năng lực.
13. KIỂM TRA NHÂN SỰ
Lập:
Vị trí | Nhân sự | Thuộc đơn vị | Yêu cầu | Bằng cấp/Chứng chỉ | Kinh nghiệm | Hồ sơ chứng minh | Trạng thái
Đối chiếu với hồ sơ được chấp thuận nếu có.
14. KIỂM TRA NHÂN SỰ THỰC TẾ ↔ NHÂN SỰ ĐỀ XUẤT
Đối chiếu:
- Hồ sơ nhân sự.
- Danh sách huy động.
- Nhật ký.
- Biên bản nghiệm thu.
- Các hồ sơ hiện trường.
Phát hiện nhân sự xuất hiện trong hồ sơ thi công nhưng chưa truy được hồ sơ chấp thuận tương ứng.
15. KIỂM TRA THIẾT BỊ
Lập:
Thiết bị | Yêu cầu | Đề xuất | Thực tế thể hiện trong hồ sơ | Sở hữu/Thuê | Hồ sơ | Trạng thái
Không tự kết luận thiết bị có/không có tại công trường nếu chỉ dựa vào danh sách giấy tờ.
16. KIỂM TRA BIỆN PHÁP THI CÔNG
Xác định:
- Ai lập.
- Ai trình.
- Ai phê duyệt/chấp thuận.
- Phạm vi.
- Nhà thầu phụ thực hiện.
- Nhân sự.
- Thiết bị.
Đối chiếu với phạm vi được giao.
17. KIỂM TRA SHOPDRAWING
Nếu thầu phụ tham gia lập/triển khai Shopdrawing, lập:
Shopdrawing | Hạng mục | Đơn vị lập | Revision | Phê duyệt | Phạm vi thầu phụ | Trạng thái
18. KIỂM TRA NHẬT KÝ
Tìm:
- Tên nhà thầu phụ.
- Nhân sự.
- Thiết bị.
- Công việc.
- Vị trí.
- Thời gian.
Đối chiếu với phạm vi và thời gian được chấp thuận.
19. KIỂM TRA NGHIỆM THU
Lập:
Công việc | Vị trí | Ngày | Nhà thầu phụ liên quan | Phạm vi được chấp thuận | BBNT | Trạng thái
Phát hiện công việc nghiệm thu có thầu phụ tham gia nhưng chưa truy được về phạm vi đã được phê duyệt/chấp thuận.
20. KIỂM TRA KHỐI LƯỢNG THẦU PHỤ
Nếu hồ sơ đủ dữ liệu:
Công việc | ĐVT | KL HĐ thầu phụ | KL nghiệm thu | KL thanh toán | Chênh lệch | Trạng thái
Không tự tạo khối lượng.
21. ĐỐI CHIẾU KHỐI LƯỢNG THẦU PHỤ ↔ HỢP ĐỒNG CHÍNH
Lập:
Công việc | KL HĐ chính | KL nhà thầu chính đề nghị | KL thầu phụ | Chênh lệch | Nguy cơ trùng | Trạng thái
Mục tiêu là phát hiện:
- Khối lượng thầu phụ vượt phạm vi.
- Khối lượng có nguy cơ tính trùng.
- Công việc thầu phụ thực hiện nhưng không truy được về BOQ/phạm vi hợp đồng chính.
22. KIỂM TRA PHÁT SINH
Nếu thầu phụ có công việc phát sinh, truy:
PHÁT SINH
→ CĂN CỨ
→ CHẤP THUẬN
→ PHẠM VI
→ KHỐI LƯỢNG
→ ĐƠN GIÁ
→ NGHIỆM THU
→ THANH TOÁN.
Không mặc định phát sinh giữa nhà thầu chính và thầu phụ đương nhiên được Chủ đầu tư thanh toán.
23. KIỂM TRA THẦU PHỤ CỦA THẦU PHỤ
Tìm trong:
- Hợp đồng.
- Nhật ký.
- Danh sách nhân sự.
- Biên bản nghiệm thu.
- Hồ sơ thanh toán.
- Các tài liệu khác.
Nếu phát hiện tên đơn vị thứ ba thực hiện công việc thuộc phạm vi của thầu phụ, lập:
Đơn vị | Công việc | Quan hệ hợp đồng tìm thấy | Chấp thuận | Hồ sơ | Trạng thái
Không tự kết luận quan hệ giữa các đơn vị khi chưa có hồ sơ.
24. KIỂM TRA CHỒNG CHÉO PHẠM VI GIỮA CÁC THẦU PHỤ
Lập ma trận:
Công việc/Hạng mục | Thầu phụ A | Thầu phụ B | Thầu phụ C | Chồng chéo? | Trạng thái
Đặc biệt kiểm tra cùng:
- Hạng mục.
- Vị trí.
- BOQ.
- Khối lượng.
- Thời gian.
25. KIỂM TRA TÍNH NHẤT QUÁN
Đối chiếu:
- Tên pháp nhân.
- Mã số thuế nếu hồ sơ có.
- Tên người đại diện.
- Phạm vi.
- Giá trị.
- Thời gian.
- Nhân sự.
- Thiết bị.
- Hạng mục.
Mọi mâu thuẫn phải chỉ rõ nguồn.
26. TẠO MA TRẬN TRUY VẾT THẦU PHỤ
Lập bảng trung tâm:
Thầu phụ | Đề xuất | Chấp thuận | HĐ thầu phụ | Phạm vi | Năng lực | Nhân sự | Thiết bị | Thi công | Nghiệm thu | KL | Thanh toán | Trạng thái
Đánh dấu:
✓ Đã truy được.
⚠ Cần kiểm tra.
✖ Chưa tìm thấy.
— Không áp dụng.
27. PHÁT HIỆN DỮ LIỆU BẤT THƯỜNG
Tìm:
- Thầu phụ thi công trước khi được chấp thuận.
- Công việc ngoài phạm vi.
- Giá trị không thống nhất.
- Một công việc xuất hiện ở nhiều thầu phụ.
- Nhân sự thuộc đơn vị khác.
- Thầu phụ thứ cấp chưa rõ quan hệ.
- Khối lượng vượt hợp đồng.
- Ngày tháng không logic.
- Tên pháp nhân không thống nhất.
Chỉ ghi:
“DẤU HIỆU CẦN KIỂM TRA”.
Không tự kết luận gian lận hoặc vi phạm pháp luật.
28. LẬP BẢNG CẢNH BÁO
Lập:
STT | Nhà thầu phụ | Vấn đề | Công việc/Giá trị ảnh hưởng | Căn cứ | Mức độ | Hành động
Phân loại:
🔴 CẦN XỬ LÝ NGAY – Có khả năng ảnh hưởng phạm vi được phép thực hiện, điều kiện thi công, nghiệm thu hoặc thanh toán.
🟡 CẦN BỔ SUNG/LÀM RÕ.
🟢 ĐÃ TRUY ĐƯỢC CĂN CỨ TRONG PHẠM VI HỒ SƠ.
29. TẠO DASHBOARD THẦU PHỤ
Nếu dữ liệu đủ, tổng hợp:
- Tổng số thầu phụ.
- Số đã tìm thấy hồ sơ chấp thuận.
- Số chưa tìm thấy hồ sơ chấp thuận.
- Tổng giá trị hợp đồng thầu phụ.
- Số công việc ngoài phạm vi cần kiểm tra.
- Số nhân sự cần kiểm tra.
- Số thiết bị cần kiểm tra.
- Số công việc có nguy cơ chồng chéo.
- Số đơn vị thứ ba cần làm rõ.
- Số cảnh báo 🔴.
- Số cảnh báo 🟡.
30. TẠO “TOP 10 VẤN ĐỀ THẦU PHỤ CẦN XỬ LÝ NGAY”
Lập:
Ưu tiên | Nhà thầu phụ | Công việc | Vấn đề | Giá trị/Ảnh hưởng | Hành động
Ưu tiên:
1. Chưa truy được chấp thuận.
2. Thi công ngoài phạm vi.
3. Thi công trước thời điểm chấp thuận.
4. Có dấu hiệu chuyển tiếp công việc cho đơn vị khác.
5. Phạm vi chồng chéo.
6. Khối lượng/giá trị bất thường.
7. Nhân sự chưa đủ hồ sơ.
31. CUỐI BÁO CÁO HÃY TRẢ LỜI RÕ:
- Có bao nhiêu nhà thầu phụ?
- Nhà thầu phụ nào đã truy được hồ sơ chấp thuận?
- Nhà thầu phụ nào chưa truy được?
- Phạm vi từng thầu phụ là gì?
- Có công việc nào ngoài phạm vi được chấp thuận không?
- Có công việc nào bị chồng chéo giữa các thầu phụ không?
- Có trường hợp thi công trước thời điểm chấp thuận không?
- Nhân sự nào cần kiểm tra?
- Thiết bị nào cần kiểm tra?
- Có đơn vị thứ ba/thầu phụ tiếp theo nào cần làm rõ không?
- Giá trị và khối lượng thầu phụ có bất thường không?
- Có vấn đề nào cần kiểm tra về việc chuyển giao phạm vi công việc không?
- 10 vấn đề nào phải xử lý trước tiên?
32. TẠO “CHECKLIST 2 PHÚT TRƯỚC KHI CHẤP THUẬN/HUY ĐỘNG THẦU PHỤ”
Tạo checklist 10–15 nội dung quan trọng nhất để Chủ đầu tư, BQLDA, TVGS và Nhà thầu chính sử dụng.
NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC:
- Không tự tạo hồ sơ thầu phụ.
- Không mặc định thầu phụ được chấp thuận cho toàn bộ phạm vi.
- Không mặc định thầu phụ đã kê khai trong HSDT thì được tự động huy động.
- Không tự kết luận hành vi chuyển nhượng thầu.
- Không tự tạo giá trị/tỷ lệ thầu phụ.
- Không tự chọn mẫu số khi tính tỷ lệ.
- Không tự tạo năng lực, nhân sự hoặc thiết bị.
- Không mặc định nhà thầu phụ thực hiện công việc thì Chủ đầu tư phải thanh toán phần đó.
- Phải phân biệt phạm vi HĐ chính, phạm vi đề xuất, phạm vi được chấp thuận và phạm vi thực tế.
- Phải kiểm tra khả năng chồng chéo giữa các thầu phụ.
- Phải truy vết đơn vị thứ ba nếu xuất hiện trong hồ sơ.
- “Chưa tìm thấy” không đồng nghĩa “không có”.
- Khi dữ liệu mâu thuẫn phải chỉ rõ từng nguồn.
- Nếu chưa đủ dữ liệu, ghi “Chưa đủ dữ liệu để kết luận”.
- Khi viện dẫn pháp luật phải kiểm tra văn bản hiện hành và quy định áp dụng đúng thời điểm của gói thầu/hợp đồng.
- AI chỉ hỗ trợ rà soát; việc chấp thuận nhà thầu phụ và kết luận về phạm vi, hợp đồng, thanh toán hoặc vi phạm thuộc trách nhiệm của các chủ thể có thẩm quyền.
Sau khi tôi tải hồ sơ lên, KHÔNG kết luận ngay nhà thầu phụ hợp lệ hay không hợp lệ.
Trước tiên hãy lập:
1. DANH MỤC TOÀN BỘ NHÀ THẦU PHỤ.
2. DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TỪNG THẦU PHỤ.
3. TIMELINE ĐỀ XUẤT → CHẤP THUẬN → HỢP ĐỒNG → HUY ĐỘNG → THI CÔNG → NGHIỆM THU.
4. MA TRẬN HĐ CHÍNH ↔ THẦU PHỤ ↔ PHẠM VI ↔ CHẤP THUẬN ↔ NHÂN SỰ ↔ THIẾT BỊ ↔ THI CÔNG ↔ NGHIỆM THU ↔ KHỐI LƯỢNG ↔ THANH TOÁN.
5. DANH SÁCH CÔNG VIỆC CÓ NGUY CƠ NGOÀI PHẠM VI HOẶC CHỒNG CHÉO.
6. DANH SÁCH ĐƠN VỊ THỨ BA CẦN LÀM RÕ.
7. DANH SÁCH HỒ SƠ/DỮ LIỆU CHƯA TÌM THẤY.
Sau đó mới tiến hành kiểm tra chi tiết.
──────────────
Lưu ý: Giá trị lớn nhất của Prompt này là không dừng ở câu hỏi “thầu phụ đã được chấp thuận chưa?”. AI phải truy tiếp từ phạm vi được chấp thuận xuống công việc thực tế, nhân sự, thiết bị, nghiệm thu, khối lượng và thanh toán. Qua đó có thể phát hiện sớm những phần việc đang được thực hiện ngoài phạm vi hoặc bị chồng chéo giữa nhiều đơn vị.
#AITrongXayDung #PromptXayDung #NhaThauPhu #QuanLyNhaThau #QuanLyHopDong #QuanLyDuAn #TuVanGiamSat #VMCWorks
Viết bình luận