DÙNG AI HỖ TRỢ QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG:
TỪ KHỐI LƯỢNG CUỐI CÙNG ĐẾN BẢNG GIÁ TRỊ CÓ THỂ TRUY NGUỒN
Ở giai đoạn thanh toán định kỳ, câu hỏi thường là:
“ĐỢT NÀY ĐƯỢC THANH TOÁN BAO NHIÊU?”
Nhưng đến quyết toán hợp đồng, câu hỏi lớn hơn:
“TOÀN BỘ HỢP ĐỒNG CUỐI CÙNG CÓ GIÁ TRỊ BAO NHIÊU, ĐÃ THANH TOÁN BAO NHIÊU VÀ CÒN PHẢI XỬ LÝ NHỮNG KHOẢN NÀO?”
Để trả lời được, có thể phải đối chiếu:
Hợp đồng gốc.
Phụ lục hợp đồng.
BOQ – Bảng khối lượng (Bill of Quantities).
Khối lượng thực hiện cuối cùng.
Hồ sơ nghiệm thu.
Các thay đổi/phát sinh.
Đơn giá.
Các đợt thanh toán.
Tạm ứng và thu hồi tạm ứng.
Các khoản giữ lại.
Các khoản điều chỉnh.
Thuế.
Các khoản khấu trừ.
Và hàng trăm hồ sơ liên quan.
Một hợp đồng kéo dài vài năm có thể có:
20–30 đợt thanh toán.
Hàng chục phụ lục/phát sinh.
Hàng nghìn dòng BOQ.
Hàng trăm biên bản nghiệm thu.
Nhiều phiên bản Excel.
Nếu chỉ ghép các file rồi cộng số:
RẤT DỄ TRÙNG – THIẾU – NHẦM PHIÊN BẢN – MẤT NGUỒN.
AI có thể hỗ trợ biến toàn bộ quá trình thành:
GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG GỐC (CONTRACT BASELINE)
→ THAY ĐỔI HỢP ĐỒNG (CONTRACT CHANGE)
→ KHỐI LƯỢNG CUỐI CÙNG (FINAL QUANTITY)
→ ĐƠN GIÁ ÁP DỤNG (APPLICABLE RATE)
→ GIÁ TRỊ CUỐI CÙNG (FINAL VALUE)
→ LỊCH SỬ THANH TOÁN (PAYMENT HISTORY)
→ ĐIỀU CHỈNH/KHẤU TRỪ (ADJUSTMENT/DEDUCTION)
→ ĐỐI SOÁT (RECONCILIATION)
→ QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG (FINAL ACCOUNT).
Nhưng phải nhớ:
AI KHÔNG TỰ QUYẾT ĐỊNH KHOẢN NÀO ĐƯỢC QUYẾT TOÁN.
AI hỗ trợ:
ĐỌC
→ TRÍCH XUẤT
→ TỔNG HỢP
→ TÍNH TOÁN
→ ĐỐI CHIẾU
→ PHÁT HIỆN CHÊNH LỆCH
→ TRUY NGUỒN.
QS/Kỹ sư/người có thẩm quyền:
KIỂM TRA
→ XÁC NHẬN
→ XỬ LÝ
→ PHÊ DUYỆT.
────────────────────
BƯỚC 1: PHÂN BIỆT THANH TOÁN VÀ QUYẾT TOÁN
Thanh toán định kỳ (Interim Payment):
Thường xử lý giá trị của một kỳ hoặc một thời điểm.
Quyết toán hợp đồng (Final Account):
Nhìn lại toàn bộ vòng đời hợp đồng.
Vì vậy không nên:
LẤY HỒ SƠ THANH TOÁN CUỐI CÙNG
=
HỒ SƠ QUYẾT TOÁN.
Quyết toán cần quay lại từ:
HỢP ĐỒNG BAN ĐẦU
→ TOÀN BỘ THAY ĐỔI
→ KHỐI LƯỢNG CUỐI
→ TOÀN BỘ THANH TOÁN
→ GIÁ TRỊ CUỐI CÙNG.
────────────────────
BƯỚC 2: TẠO KHO DỮ LIỆU QUYẾT TOÁN – FINAL ACCOUNT DATA ROOM
Có thể chia thư mục:
01_Hợp đồng (Contract).
02_Phụ lục (Appendices).
03_BOQ – Bảng khối lượng.
04_Bản vẽ (Drawings).
05_Thay đổi/Phát sinh (Variations/Changes).
06_Nghiệm thu (Acceptance Records).
07_Thanh toán (Payments).
08_Tạm ứng (Advance).
09_Điều chỉnh/Khấu trừ (Adjustments/Deductions).
10_Quyết toán (Final Account).
Mục tiêu:
MỖI CON SỐ TRONG BẢNG QUYẾT TOÁN ĐỀU CÓ NƠI ĐỂ TRUY NGƯỢC.
────────────────────
BƯỚC 3: LẬP DANH MỤC HỒ SƠ – DOCUMENT INVENTORY
Yêu cầu AI tạo bảng:
Mã hồ sơ (Document ID)
| Loại hồ sơ (Document Type)
| Số hồ sơ (Document No.)
| Tên hồ sơ (Title)
| Ngày (Date)
| Lần sửa đổi (Revision – REV)
| Trạng thái (Status)
| Giá trị liên quan (Related Value)
| File nguồn (Source File)
| Ghi chú (Remark).
Ví dụ:
CON-001 – Hợp đồng.
APP-001 – Phụ lục 01.
VO-001 – Hồ sơ thay đổi/phát sinh 01.
PAY-001 – Thanh toán đợt 01.
Nguyên tắc:
KHÔNG BẮT ĐẦU CỘNG SỐ TRƯỚC KHI BIẾT MÌNH ĐANG CÓ NHỮNG HỒ SƠ NÀO.
────────────────────
BƯỚC 4: KHÓA GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG GỐC – CONTRACT BASELINE
Cần xác định:
Giá trị hợp đồng ban đầu.
Loại giá hợp đồng.
BOQ ban đầu.
Đơn giá.
Phạm vi công việc.
Điều khoản thanh toán.
Tạm ứng.
Thu hồi tạm ứng.
Giữ lại nếu có.
Cơ chế điều chỉnh giá nếu có.
Thuế.
Các điều khoản quyết toán.
AI lập:
BẢNG GIÁ TRỊ CƠ SỞ HỢP ĐỒNG
(CONTRACT BASELINE REGISTER).
Trường dữ liệu (Field)
| Yêu cầu hợp đồng (Contract Requirement)
| Giá trị (Value)
| Đơn vị (Unit)
| Điều khoản (Clause)
| Trang (Page)
| Nguồn (Source)
| Trạng thái xác minh (Verification Status).
────────────────────
BƯỚC 5: KHÔNG LẤY “GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG” TỪ MỘT Ô EXCEL
Ví dụ:
File Excel ghi:
100 tỷ.
Hợp đồng ký:
98 tỷ.
AI phải cảnh báo:
CHÊNH LỆCH GIÁ TRỊ
(VALUE DIFFERENCE).
Không được tự chọn:
100 tỷ hay 98 tỷ.
Phải truy về:
HỢP ĐỒNG
→ PHỤ LỤC
→ TÀI LIỆU CÓ HIỆU LỰC.
────────────────────
BƯỚC 6: LẬP DANH MỤC THAY ĐỔI HỢP ĐỒNG – CONTRACT CHANGE REGISTER
Trong vòng đời hợp đồng có thể có:
Bổ sung.
Cắt giảm.
Thay thế.
Điều chỉnh khối lượng.
Điều chỉnh đơn giá.
Điều chỉnh phạm vi.
Điều chỉnh thuế.
Phụ lục hợp đồng.
AI lập:
Mã thay đổi (Change ID)
| Nội dung (Description)
| Nguồn phát sinh (Origin)
| Hồ sơ tham chiếu (Reference)
| Giá trị đề nghị (Submitted Value)
| Giá trị rà soát (Reviewed Value)
| Giá trị được duyệt (Approved Value)
| Trạng thái phê duyệt (Approval Status)
| BOQ liên quan (Related BOQ Item)
| Phụ lục liên quan (Related Appendix)
| Nguồn (Source).
Phải phân biệt:
GIÁ TRỊ ĐỀ NGHỊ (SUBMITTED VALUE)
≠
GIÁ TRỊ RÀ SOÁT (REVIEWED VALUE)
≠
GIÁ TRỊ ĐƯỢC DUYỆT (APPROVED VALUE).
────────────────────
BƯỚC 7: ĐÃ THI CÔNG KHÔNG ĐỒNG NGHĨA ĐÃ ĐƯỢC CHẤP THUẬN GIÁ TRỊ
Một công việc có thể:
Đã thực hiện.
Đã nghiệm thu.
Nhưng:
Đơn giá chưa thống nhất.
Giá trị chưa được phê duyệt.
Hồ sơ thay đổi chưa hoàn tất.
Do đó AI phải giữ riêng:
TRẠNG THÁI THỰC HIỆN
(EXECUTION STATUS)
và:
TRẠNG THÁI PHÊ DUYỆT GIÁ TRỊ
(VALUE APPROVAL STATUS).
────────────────────
BƯỚC 8: TẠO CẦU NỐI GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG – CURRENT CONTRACT VALUE BRIDGE
Một bảng rất hữu ích:
Giá trị hợp đồng gốc
(Original Contract Value)
+ Giá trị bổ sung được duyệt
(Approved Additions)
- Giá trị cắt giảm được duyệt
(Approved Omissions)
± Các điều chỉnh được duyệt
(Approved Adjustments)
=
Giá trị hợp đồng hiện hành được duyệt
(Current Approved Contract Value).
Ví dụ:
Hợp đồng gốc: 100 tỷ.
Bổ sung được duyệt: +8 tỷ.
Cắt giảm được duyệt: -3 tỷ.
Giá trị hiện hành:
105 tỷ.
Đây chỉ là ví dụ số học.
Số thực tế phải:
TRUY ĐƯỢC VỀ HỒ SƠ.
────────────────────
BƯỚC 9: PHÂN BIỆT GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG HIỆN HÀNH VÀ GIÁ TRỊ QUYẾT TOÁN
Giá trị hợp đồng hiện hành
(Current Contract Value)
không nhất thiết bằng:
Giá trị quyết toán cuối cùng
(Final Account Value).
Tùy cơ chế hợp đồng, quyết toán có thể còn liên quan:
Khối lượng cuối cùng.
Điều chỉnh giá.
Các khoản bổ sung/cắt giảm.
Khấu trừ.
Thu hồi.
Các khoản khác có căn cứ.
Không được trộn hai khái niệm.
────────────────────
BƯỚC 10: LẬP DANH MỤC KHỐI LƯỢNG CUỐI CÙNG – FINAL QUANTITY REGISTER
Các cột:
Mã BOQ (BOQ Item)
| Mô tả (Description)
| Đơn vị (Unit)
| Khối lượng ban đầu (Original Quantity)
| Khối lượng điều chỉnh được duyệt (Approved Revised Quantity)
| Khối lượng cuối cùng (Final Quantity)
| Cơ sở xác định khối lượng (Quantity Basis)
| Hồ sơ nghiệm thu (Acceptance Reference)
| Bản vẽ hoàn công (As-built Reference)
| Trạng thái (Status).
Nhưng phải lưu ý:
KHÔNG PHẢI MỌI LOẠI HỢP ĐỒNG ĐỀU XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ CUỐI CÙNG THEO CÙNG MỘT CÁCH.
Phải bám:
ĐIỀU KHOẢN HỢP ĐỒNG.
────────────────────
BƯỚC 11: PHÂN BIỆT CÁC TRẠNG THÁI KHỐI LƯỢNG
Khối lượng đề nghị
(Claimed Quantity).
Khối lượng đã kiểm tra
(Checked Quantity).
Khối lượng được nghiệm thu/chấp thuận theo hồ sơ
(Accepted Quantity).
Khối lượng được xác nhận thanh toán
(Certified Quantity).
Khối lượng cuối cùng đã thống nhất
(Final Agreed Quantity).
Nếu dữ liệu chỉ có:
CLAIMED QUANTITY – KHỐI LƯỢNG ĐỀ NGHỊ
thì AI không được đổi thành:
FINAL QUANTITY – KHỐI LƯỢNG CUỐI CÙNG.
────────────────────
BƯỚC 12: ĐỐI CHIẾU KHỐI LƯỢNG VỚI HỒ SƠ NGHIỆM THU
Ví dụ:
Nhà thầu đưa vào quyết toán:
1.500 m³.
Trong dữ liệu AI được cung cấp mới tìm thấy hồ sơ nghiệm thu hỗ trợ:
1.420 m³.
Cách ghi đúng:
“Đã tìm thấy hồ sơ nghiệm thu hỗ trợ 1.420 m³; 80 m³ còn lại chưa tìm thấy hồ sơ tương ứng trong dữ liệu được cung cấp.”
Không được tự kết luận:
“80 m³ không được quyết toán.”
────────────────────
BƯỚC 13: ĐỐI CHIẾU KHỐI LƯỢNG VỚI BẢN VẼ HOÀN CÔNG – AS-BUILT DRAWING
AI có thể tạo chuỗi:
Mã BOQ
(BOQ Item)
→ Khối lượng cuối
(Final Quantity)
→ Bản vẽ hoàn công
(As-built Drawing)
→ REV
→ Trang/Chi tiết
(Page/Detail)
→ Căn cứ đo bóc
(Measurement Reference).
Nhưng:
BẢN VẼ HOÀN CÔNG KHÔNG TỰ ĐỘNG THAY THẾ HỒ SƠ NGHIỆM THU.
────────────────────
BƯỚC 14: LẬP DANH MỤC ĐƠN GIÁ CUỐI – FINAL RATE REGISTER
Các cột:
Mã BOQ (BOQ Item)
| Đơn giá gốc (Original Rate)
| Đơn giá điều chỉnh (Adjusted Rate)
| Đơn giá mới (New Rate)
| Loại đơn giá (Rate Type)
| Nguồn đơn giá (Rate Source)
| Hồ sơ phê duyệt (Approval Reference)
| Điều kiện áp dụng (Effective Condition)
| Trạng thái xác minh (Verification Status).
Không được tự lấy:
ĐƠN GIÁ THỊ TRƯỜNG
để thay:
ĐƠN GIÁ HỢP ĐỒNG.
────────────────────
BƯỚC 15: PHÂN BIỆT 3 LOẠI ĐƠN GIÁ
Đơn giá hợp đồng gốc
(Original Contract Rate).
Đơn giá hợp đồng đã điều chỉnh
(Adjusted Contract Rate).
Đơn giá mới/đơn giá được thống nhất
(New/Agreed Rate).
Không nên gom tất cả thành một cột:
“UNIT RATE – ĐƠN GIÁ.”
Vì:
NGUỒN
+
CƠ SỞ ÁP DỤNG
có thể hoàn toàn khác nhau.
────────────────────
BƯỚC 16: KIỂM TRA NGUỒN ĐƠN GIÁ – RATE SOURCE
Ví dụ:
VO-015 sử dụng đơn giá:
2.350.000 đồng/m³.
AI phải trả lời được:
ĐƠN GIÁ NÀY ĐẾN TỪ ĐÂU?
Hợp đồng?
Phụ lục?
Biên bản thống nhất?
Bảng phân tích đơn giá?
Nếu không tìm thấy:
“CHƯA XÁC NHẬN ĐƯỢC NGUỒN ĐƠN GIÁ
(RATE SOURCE NOT CONFIRMED).”
────────────────────
BƯỚC 17: TẠO BOQ QUYẾT TOÁN – FINAL BOQ
Các cột:
Mã dòng quyết toán (Final Item ID)
| Mã BOQ gốc (Original BOQ Item)
| Mô tả (Description)
| Đơn vị (Unit)
| Khối lượng gốc (Original Quantity)
| Khối lượng cuối (Final Quantity)
| Đơn giá gốc (Original Rate)
| Đơn giá áp dụng cuối (Final Applicable Rate)
| Thành tiền cuối (Final Amount)
| Hồ sơ thay đổi (Change Reference)
| Hồ sơ nghiệm thu (Acceptance Reference)
| Nguồn (Source)
| Trạng thái xác minh (Verification Status).
Công thức cơ bản có thể là:
KHỐI LƯỢNG CUỐI
(FINAL QUANTITY)
×
ĐƠN GIÁ ÁP DỤNG
(APPLICABLE RATE)
=
THÀNH TIỀN
(FINAL AMOUNT).
Nhưng phải theo:
CƠ CHẾ CỦA HỢP ĐỒNG.
────────────────────
BƯỚC 18: KIỂM TRA CÔNG THỨC – FORMULA CHECK
AI có thể kiểm tra:
Công thức (Formula).
Đơn vị (Unit).
Quy đổi (Conversion).
Làm tròn (Rounding).
Cộng nhóm (Subtotal).
Tổng cộng (Grand Total).
Vùng SUM.
Tham chiếu ô.
Liên kết Sheet.
Mục tiêu:
KHÔNG CHỈ KIỂM TRA CON SỐ CUỐI CÙNG.
────────────────────
BƯỚC 19: TÌM HẠNG MỤC TĂNG/GIẢM/MỚI
Ví dụ:
Khối lượng gốc:
100.
Khối lượng cuối:
60.
AI tính:
Chênh lệch khối lượng
(Quantity Difference)
=
-40.
Không được tự gọi:
“TIẾT KIỆM 40.”
Ngược lại:
Original = 100.
Final = 150.
Chênh lệch:
+50.
Không được tự coi:
+50 = PHÁT SINH ĐƯỢC DUYỆT.
Phải truy:
NGUỒN KHỐI LƯỢNG
→ THAY ĐỔI
→ PHÊ DUYỆT
→ ĐƠN GIÁ
→ NGHIỆM THU.
────────────────────
BƯỚC 20: KIỂM TRA HẠNG MỤC MỚI – NEW ITEM
Nếu một dòng xuất hiện trong quyết toán nhưng:
KHÔNG CÓ TRONG BOQ GỐC.
AI đánh dấu:
HẠNG MỤC MỚI
(NEW ITEM).
Sau đó truy:
Chỉ dẫn thay đổi (Instruction)?
Thay đổi thiết kế (Design Change)?
Phát sinh (Variation)?
Phụ lục (Appendix)?
Phê duyệt đơn giá (Rate Approval)?
Nghiệm thu (Acceptance)?
Nếu thiếu:
ĐÁNH DẤU ĐỂ KIỂM TRA.
Không tự loại bỏ.
────────────────────
BƯỚC 21: KIỂM TRA HẠNG MỤC GỐC KHÔNG CÒN TRONG QUYẾT TOÁN
AI đánh dấu:
“KHÔNG TÌM THẤY HẠNG MỤC BOQ GỐC TRONG BẢNG QUYẾT TOÁN
(ORIGINAL BOQ ITEM NOT FOUND IN FINAL ACCOUNT).”
Có thể nguyên nhân:
Cắt giảm (Omitted).
Không thi công (Not Executed).
Gộp sang dòng khác (Merged).
Đổi mã (Renumbered).
Không tự kết luận.
────────────────────
BƯỚC 22: TÌM HẠNG MỤC CÓ KHẢ NĂNG ĐỔI MÃ – POSSIBLE ITEM MAPPING
Ví dụ:
BOQ gốc:
M-105.
Quyết toán:
M-205A.
Nếu mô tả/phạm vi tương tự:
AI có thể cảnh báo:
“CÓ KHẢ NĂNG LÀ CÙNG HẠNG MỤC
(POSSIBLE ITEM MAPPING).”
Nhưng:
KHÔNG TỰ GỘP.
────────────────────
BƯỚC 23: LẬP LỊCH SỬ THANH TOÁN – PAYMENT HISTORY REGISTER
Các cột:
Đợt thanh toán (Payment No.)
| Kỳ thanh toán (Period)
| Giá trị đề nghị (Claimed)
| Giá trị kiểm tra (Checked)
| Giá trị xác nhận (Certified)
| Giá trị thực trả (Paid)
| Ngày thanh toán (Payment Date)
| Thu hồi tạm ứng (Advance Recovery)
| Giữ lại (Retention)
| Thuế (Tax)
| Khấu trừ khác (Other Deduction)
| Nguồn (Source).
Đây là nơi rất dễ:
CỘNG TRÙNG.
────────────────────
BƯỚC 24: PHÂN BIỆT 4 CON SỐ THANH TOÁN
Giá trị đề nghị
(Claimed Value).
Giá trị được xác nhận
(Certified Value).
Giá trị xuất hóa đơn
(Invoiced Value).
Giá trị thực trả
(Paid Value).
Ví dụ:
Đề nghị:
10 tỷ.
Xác nhận:
9 tỷ.
Hóa đơn:
9 tỷ.
Thực nhận:
8 tỷ.
Không được gọi cả bốn là:
“ĐÃ THANH TOÁN.”
────────────────────
BƯỚC 25: KIỂM TRA CỘNG DỒN – CUMULATIVE CHECK
Ví dụ:
Giá trị xác nhận kỳ trước
(Previous Certified)
+
Giá trị xác nhận kỳ này
(Current Certified)
=
Giá trị xác nhận lũy kế
(Cumulative Certified).
Tương tự:
Đã trả kỳ trước
(Previous Paid)
+
Đã trả kỳ này
(Current Paid)
=
Đã trả lũy kế
(Cumulative Paid).
Nếu không khớp:
“CHÊNH LỆCH LŨY KẾ
(CUMULATIVE DIFFERENCE).”
────────────────────
BƯỚC 26: KIỂM TRA VERSION CỦA HỒ SƠ THANH TOÁN
Ví dụ có:
IPC-08.
IPC-08 Revised.
IPC-08 Final.
Nếu cộng cả ba:
CÓ THỂ TÍNH TRÙNG.
AI cần lập:
DANH MỤC PHIÊN BẢN THANH TOÁN
(PAYMENT VERSION REGISTER).
Đợt thanh toán (Payment No.)
| Phiên bản (Version)
| Ngày (Date)
| Trạng thái (Status)
| Thay thế phiên bản nào (Supersedes)
| Giá trị xác nhận (Certified Value)
| Nguồn (Source).
────────────────────
BƯỚC 27: KIỂM TRA TẠM ỨNG – ADVANCE
AI lập:
DANH MỤC TẠM ỨNG
(ADVANCE REGISTER).
Mã tạm ứng (Advance ID)
| Giá trị tạm ứng (Advance Amount)
| Ngày (Date)
| Quy tắc thu hồi (Recovery Rule)
| Đã thu hồi kỳ trước (Recovered Previous)
| Thu hồi kỳ này (Recovered Current)
| Tổng đã thu hồi (Total Recovered)
| Còn phải thu hồi (Outstanding)
| Nguồn (Source).
AI có thể kiểm tra:
SỐ HỌC.
Nhưng không tự áp dụng:
TỶ LỆ THU HỒI
nếu chưa có căn cứ hợp đồng.
────────────────────
BƯỚC 28: KIỂM TRA GIỮ LẠI – RETENTION
Nếu hợp đồng có:
AI lập:
DANH MỤC GIỮ LẠI
(RETENTION REGISTER).
Đợt thanh toán (Payment)
| Cơ sở giữ lại (Retention Basis)
| Giá trị giữ lại (Retention Amount)
| Lũy kế giữ lại (Cumulative Retention)
| Đã hoàn trả (Released)
| Còn giữ lại (Outstanding)
| Nguồn (Source).
Không tự mặc định:
5%.
Không tự mặc định:
THỜI ĐIỂM HOÀN TRẢ.
────────────────────
BƯỚC 29: KIỂM TRA CÁC KHOẢN KHẤU TRỪ – DEDUCTIONS
Có thể gồm:
Thu hồi tạm ứng (Advance Recovery).
Giữ lại (Retention).
Khấu trừ có căn cứ khác (Other Deductions).
Thuế (Tax).
AI phải giữ:
TỪNG LOẠI RIÊNG.
Không nên gom tất cả thành:
“TRỪ KHÁC.”
────────────────────
BƯỚC 30: KHÔNG ĐỂ AI TỰ TẠO KHOẢN PHẠT – PENALTY
Nếu hồ sơ có:
Chậm tiến độ.
Lỗi chất lượng.
Không phù hợp.
AI không được tự suy ra:
“PHẠT X TỶ.”
Chỉ khi có:
CĂN CỨ HỢP ĐỒNG
+
CĂN CỨ ÁP DỤNG
+
DỮ LIỆU ĐƯỢC XÁC NHẬN
thì AI mới hỗ trợ:
TRÍCH XUẤT
→ TÍNH TOÁN
→ ĐỐI CHIẾU.
Quyết định áp dụng:
THUỘC NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN.
────────────────────
BƯỚC 31: KIỂM TRA ĐIỀU CHỈNH GIÁ – PRICE ADJUSTMENT
Nếu hợp đồng có cơ chế điều chỉnh giá:
AI có thể lập:
DANH MỤC ĐIỀU CHỈNH GIÁ
(PRICE ADJUSTMENT REGISTER).
Kỳ (Period)
| Giá trị công việc (Work Value)
| Công thức (Formula)
| Chỉ số (Index)
| Chỉ số gốc (Base Index)
| Chỉ số hiện tại (Current Index)
| Giá trị điều chỉnh (Adjustment)
| Nguồn (Source)
| Trạng thái xác minh (Verification Status).
AI không được tự:
CHỌN CHỈ SỐ.
CHỌN THỜI ĐIỂM.
CHỌN CÔNG THỨC.
Phải theo:
HỢP ĐỒNG/HỒ SƠ ĐƯỢC ÁP DỤNG.
────────────────────
BƯỚC 32: TẠO BẢNG ĐỐI SOÁT QUYẾT TOÁN – FINAL ACCOUNT RECONCILIATION
Một cấu trúc có thể gồm:
Giá trị hợp đồng gốc
(Original Contract Value)
± Thay đổi được duyệt
(Approved Changes)
→ Giá trị hợp đồng hiện hành
(Current Contract Value)
→ Giá trị công việc cuối cùng
(Final Work Value)
± Điều chỉnh được áp dụng
(Applicable Adjustments)
→ Tổng giá trị quyết toán
(Final Account Gross Value)
- Thu hồi/Khấu trừ
(Recoveries/Deductions)
→ Giá trị ròng
(Net Value)
- Giá trị đã thanh toán
(Amount Previously Paid)
→ Giá trị còn lại
(Final Balance).
Nhưng:
CÔNG THỨC CHÍNH XÁC PHẢI BÁM HỢP ĐỒNG VÀ MẪU BIỂU CỦA DỰ ÁN.
────────────────────
BƯỚC 33: PHÂN BIỆT “FINAL VALUE – GIÁ TRỊ CUỐI” VÀ “BALANCE – GIÁ TRỊ CÒN LẠI”
Ví dụ:
Giá trị quyết toán:
100 tỷ.
Đã thanh toán:
90 tỷ.
Không được máy móc kết luận:
CÒN PHẢI TRẢ 10 TỶ.
Có thể còn:
Tạm ứng chưa thu hồi.
Khoản giữ lại.
Điều chỉnh.
Thuế.
Khấu trừ.
Khoản chưa thống nhất.
Vì vậy phải:
ĐỐI SOÁT – RECONCILIATION.
────────────────────
BƯỚC 34: TẠO DANH MỤC NỘI DUNG CHƯA THỐNG NHẤT – UNRESOLVED ITEM REGISTER
Các cột:
Mã vấn đề (Unresolved ID)
| Nhóm vấn đề (Category)
| Hạng mục (Item)
| Quan điểm nhà thầu (Contractor Position)
| Quan điểm Chủ đầu tư/Tư vấn (Employer/Consultant Position)
| Chênh lệch (Difference)
| Nguồn (Source)
| Bằng chứng còn thiếu (Missing Evidence)
| Hành động cần thực hiện (Required Action)
| Trạng thái (Status).
Ví dụ:
Khối lượng chưa thống nhất.
Đơn giá chưa thống nhất.
Variation – Phát sinh chưa hoàn tất.
Thiếu nghiệm thu.
Thiếu căn cứ khấu trừ.
AI không được:
CHỌN BÊN NÀO ĐÚNG.
────────────────────
BƯỚC 35: TẠO DANH MỤC BẰNG CHỨNG CÒN THIẾU – MISSING EVIDENCE REGISTER
Ví dụ:
VO-015.
Khối lượng quyết toán:
500 m.
AI mới tìm thấy hồ sơ hỗ trợ:
420 m.
AI ghi:
“CHƯA TÌM THẤY ĐẦY ĐỦ BẰNG CHỨNG HỖ TRỢ 80 m CÒN LẠI TRONG DỮ LIỆU ĐƯỢC CUNG CẤP.”
Không ghi:
“80 m KHÔNG HỢP LỆ.”
────────────────────
BƯỚC 36: TÌM GIÁ TRỊ CÓ KHẢ NĂNG BỊ TÍNH TRÙNG – POSSIBLE DUPLICATE VALUE
Một phát sinh có thể xuất hiện trong:
BOQ điều chỉnh.
Variation Summary – Bảng tổng hợp phát sinh.
Phụ lục hợp đồng.
Final Account – Quyết toán.
Nếu cộng không đúng:
CÓ THỂ TÍNH HAI LẦN.
AI tạo:
DANH MỤC GIÁ TRỊ CÓ KHẢ NĂNG TRÙNG
(POSSIBLE DUPLICATE VALUE REGISTER).
────────────────────
BƯỚC 37: TẠO DÒNG TRUY NGUỒN GIÁ TRỊ – VALUE LINEAGE
Ví dụ:
FA-ITEM-025
→ BOQ gốc M-015
→ Khối lượng hợp đồng: 100
→ Phát sinh VO-08: +20
→ Khối lượng cuối: 120
→ Đơn giá: 1.000.000 đồng
→ Thành tiền: 120.000.000 đồng
→ Nghiệm thu: BB-125
→ Thanh toán trước: IPC-10/IPC-11
→ Quyết toán: FA-ITEM-025.
Đây chính là:
“DÒNG ĐỜI” CỦA MỘT GIÁ TRỊ.
────────────────────
BƯỚC 38: TRUY NGƯỢC TỪ TỔNG QUYẾT TOÁN VỀ DỮ LIỆU GỐC
Chọn một con số:
120.000.000 đồng.
Phải trả lời được:
120 triệu từ dòng nào?
Khối lượng bao nhiêu?
Khối lượng từ đâu?
Đơn giá nào?
Đơn giá từ đâu?
Có phát sinh không?
Có nghiệm thu không?
Đã thanh toán kỳ nào?
Còn chênh lệch bao nhiêu?
Nếu không trả lời được:
CHƯA ĐỦ KHẢ NĂNG TRUY XUẤT
(TRACEABILITY).
────────────────────
BƯỚC 39: KIỂM TRA HAI CHIỀU – TWO-WAY CHECK
Chiều thuận:
HỢP ĐỒNG
→ QUYẾT TOÁN.
Chiều ngược:
QUYẾT TOÁN
→ HỢP ĐỒNG/HỒ SƠ NGUỒN.
Vì có thể:
Hợp đồng có một khoản nhưng quyết toán bỏ sót.
Hoặc:
Quyết toán có một khoản nhưng chưa tìm thấy nguồn.
────────────────────
BƯỚC 40: TẠO DANH MỤC NGOẠI LỆ QUYẾT TOÁN – FINAL ACCOUNT EXCEPTION REGISTER
Các cột:
Mã ngoại lệ (Exception ID)
| Nhóm (Category)
| Hạng mục (Item)
| Giá trị hiện tại (Current Value)
| Giá trị đối chiếu (Compared Value)
| Chênh lệch (Difference)
| Nguồn (Source)
| Trạng thái bằng chứng (Evidence Status)
| Nội dung cần kiểm tra (Required Review)
| Trạng thái xử lý (Status).
Nhóm có thể gồm:
Chênh lệch khối lượng
(Quantity Difference).
Chênh lệch đơn giá
(Rate Difference).
Thiếu hồ sơ nghiệm thu
(Missing Acceptance Evidence).
Chưa xác nhận nguồn đơn giá
(Rate Source Not Confirmed).
Thay đổi chưa xác nhận
(Unconfirmed Change).
Chênh lệch thanh toán
(Payment Difference).
Giá trị có khả năng trùng
(Possible Duplicate Value).
Chênh lệch tạm ứng
(Advance Difference).
Chênh lệch giữ lại
(Retention Difference).
Chênh lệch công thức
(Formula Difference).
Thiếu nguồn
(Missing Source).
────────────────────
BƯỚC 41: EXCEPTION – NGOẠI LỆ/CẢNH BÁO KHÔNG ĐỒNG NGHĨA “SAI PHẠM”
Exception chỉ có nghĩa:
CẦN KIỂM TRA.
Nguyên nhân có thể là:
Thiếu file.
Khác REV.
Khác Version.
Khác cơ sở tính.
Lỗi nhập dữ liệu.
Hoặc thực sự có sai số.
AI không được nhảy từ:
CHÊNH LỆCH
→ SAI PHẠM
→ TRÁCH NHIỆM.
────────────────────
BƯỚC 42: TẠO DASHBOARD QUYẾT TOÁN – FINAL ACCOUNT DASHBOARD
Có thể gồm:
Giá trị hợp đồng gốc
(Original Contract Value).
Giá trị thay đổi được duyệt
(Approved Changes).
Giá trị hợp đồng hiện hành
(Current Contract Value).
Giá trị công việc cuối
(Final Work Value).
Giá trị đã xác nhận
(Certified Value).
Giá trị đã thanh toán
(Paid Value).
Tạm ứng còn phải thu hồi
(Advance Outstanding).
Khoản giữ lại còn lại
(Retention Outstanding).
Giá trị chưa thống nhất
(Unresolved Value).
Số hạng mục thiếu bằng chứng
(Missing Evidence Items).
Số ngoại lệ cần rà soát
(Exceptions Requiring Review).
Mục tiêu:
LÃNH ĐẠO NHÌN VÀO BIẾT NGAY ĐIỂM NÀO CHƯA CHỐT.
────────────────────
BƯỚC 43: KIỂM TRA NGƯỢC MẪU – SAMPLE REVERSE CHECK
Trước khi tin bảng quyết toán 5.000 dòng:
Chọn:
10 dòng bình thường.
10 dòng có cảnh báo.
Truy:
Dòng quyết toán
(Final Account Item)
→ Khối lượng
(Quantity)
→ Nghiệm thu
(Acceptance)
→ Đơn giá
(Rate)
→ Phát sinh
(Change/Variation)
→ Thanh toán
(Payment).
Nếu một dòng không truy được:
SỬA HỆ THỐNG TRƯỚC KHI CHỐT.
────────────────────
BƯỚC 44: TẠO BỘ HỒ SƠ RÀ SOÁT QUYẾT TOÁN – FINAL ACCOUNT REVIEW PACK
Một bộ có thể gồm:
01. Danh mục hồ sơ (Document Inventory).
02. Bảng cơ sở hợp đồng (Contract Baseline Register).
03. Danh mục thay đổi hợp đồng (Contract Change Register).
04. Cầu nối giá trị hợp đồng (Contract Value Bridge).
05. Danh mục khối lượng cuối (Final Quantity Register).
06. Danh mục đơn giá cuối (Final Rate Register).
07. BOQ quyết toán (Final BOQ).
08. Lịch sử thanh toán (Payment History Register).
09. Danh mục tạm ứng (Advance Register).
10. Danh mục giữ lại (Retention Register).
11. Danh mục điều chỉnh (Adjustment Register).
12. Danh mục nội dung chưa thống nhất (Unresolved Item Register).
13. Danh mục bằng chứng còn thiếu (Missing Evidence Register).
14. Danh mục ngoại lệ (Exception Register).
15. Bảng đối soát quyết toán (Final Account Reconciliation).
16. Dòng truy nguồn giá trị (Value Lineage).
Khi đó người kiểm tra:
KHÔNG PHẢI LỤC LẠI HÀNG NGHÌN FILE TỪ ĐẦU.
────────────────────
5 SAI LẦM THƯỜNG GẶP
SAI LẦM 1:
LẤY HỒ SƠ THANH TOÁN CUỐI CÙNG LÀM QUYẾT TOÁN.
Quyết toán phải nhìn:
TOÀN BỘ VÒNG ĐỜI HỢP ĐỒNG.
────────────────────
SAI LẦM 2:
LẤY KHỐI LƯỢNG NHÀ THẦU ĐỀ NGHỊ
(CLAIMED QUANTITY)
làm:
KHỐI LƯỢNG CUỐI
(FINAL QUANTITY).
Phải phân biệt đúng trạng thái.
────────────────────
SAI LẦM 3:
CỘNG TẤT CẢ PHÁT SINH.
Một khoản có thể đã được đưa vào:
PHỤ LỤC
hoặc
GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG ĐIỀU CHỈNH.
Cộng lại lần nữa:
CÓ THỂ TÍNH TRÙNG.
────────────────────
SAI LẦM 4:
CHỈ SO TỔNG GIÁ TRỊ.
Hai bảng cùng tổng:
100 tỷ
vẫn có thể có:
HÀNG TRĂM DÒNG KHÁC NHAU.
Phải kiểm tra:
THEO TỪNG DÒNG
(ITEM-LEVEL CHECK).
────────────────────
SAI LẦM 5:
ĐỂ AI KẾT LUẬN KHOẢN NÀO “ĐƯỢC QUYẾT TOÁN”.
AI có thể:
TRÍCH
→ TÍNH
→ ĐỐI CHIẾU
→ CẢNH BÁO
→ TRUY NGUỒN.
Quyết định cuối cùng:
THUỘC NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN.
────────────────────
KHUYẾN CÁO ĐỂ AI LÀM VIỆC HIỆU QUẢ, KHÔNG RƠI VÀO VÙNG GIỚI HẠN
1. Khóa đúng hợp đồng và phụ lục hiện hành.
2. Phân biệt giá trị gốc (Original), hiện hành (Current) và cuối cùng (Final).
3. Phân biệt đề nghị (Claimed), xác nhận (Certified) và đã trả (Paid).
4. Phân biệt phát sinh đã trình (Submitted Change) và phát sinh được duyệt (Approved Change).
5. Mỗi đơn giá phải có nguồn (Rate Source).
6. Mỗi khối lượng phải có căn cứ (Quantity Basis).
7. Mỗi khoản khấu trừ phải có căn cứ.
8. Không cộng phát sinh hai lần.
9. Không tự áp dụng hệ số, thuế, tỷ giá hoặc điều chỉnh giá.
10. Truy từng giá trị về hồ sơ gốc.
11. Kiểm tra hai chiều (Two-way Check).
12. QS/Kỹ sư/người có thẩm quyền xác nhận cuối cùng.
────────────────────
PROMPT “CHỐNG SUY ĐOÁN”
Copy đoạn này vào cuối Prompt:
“Chỉ sử dụng hợp đồng, phụ lục, BOQ – Bảng khối lượng, hồ sơ thay đổi/phát sinh, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, bảng đơn giá và dữ liệu tôi cung cấp.
Không tự xác định tài liệu nào là phiên bản hiện hành khi chưa có căn cứ.
Không tự coi giá trị đề nghị (Claimed Value) là giá trị được xác nhận (Certified Value).
Không tự coi khối lượng đề nghị (Claimed Quantity) là khối lượng cuối cùng (Final Quantity).
Không tự coi khối lượng đã thi công là khối lượng được quyết toán.
Không tự coi phát sinh đã trình (Submitted Variation) là phát sinh được duyệt (Approved Variation).
Không tự tạo đơn giá.
Không tự lấy đơn giá thị trường.
Không tự thay đơn giá hợp đồng.
Không tự tạo hệ số điều chỉnh.
Không tự chọn chỉ số giá.
Không tự áp dụng tỷ giá.
Không tự xác định mức thuế.
Không tự tạo khoản phạt.
Không tự tạo khoản khấu trừ.
Không tự coi thiếu hồ sơ trong tập dữ liệu là hồ sơ không tồn tại.
Không tự coi chênh lệch là sai phạm.
Không tự kết luận một khoản được hoặc không được quyết toán.
Nếu không tìm thấy nguồn, ghi:
CHƯA TÌM THẤY TRONG DỮ LIỆU ĐƯỢC CUNG CẤP.
Nếu trạng thái chưa rõ, ghi:
CHƯA XÁC NHẬN TRẠNG THÁI
(STATUS NOT CONFIRMED).
Nếu đơn giá chưa có nguồn, ghi:
CHƯA XÁC NHẬN NGUỒN ĐƠN GIÁ
(RATE SOURCE NOT CONFIRMED).
Nếu khối lượng chưa có đủ bằng chứng, ghi:
CHƯA TÌM THẤY ĐẦY ĐỦ BẰNG CHỨNG HỖ TRỢ KHỐI LƯỢNG
(QUANTITY SUPPORTING EVIDENCE NOT FULLY FOUND).
Mỗi dòng giá trị phải truy được:
DÒNG QUYẾT TOÁN (FINAL ACCOUNT ITEM)
→ BOQ GỐC/HẠNG MỤC MỚI (ORIGINAL BOQ/NEW ITEM)
→ HỢP ĐỒNG/THAY ĐỔI (CONTRACT/CHANGE)
→ KHỐI LƯỢNG CUỐI (FINAL QUANTITY)
→ NGUỒN KHỐI LƯỢNG (QUANTITY SOURCE)
→ ĐƠN GIÁ ÁP DỤNG (APPLICABLE RATE)
→ NGUỒN ĐƠN GIÁ (RATE SOURCE)
→ NGHIỆM THU (ACCEPTANCE)
→ THANH TOÁN TRƯỚC (PREVIOUS PAYMENT)
→ GIÁ TRỊ CUỐI (FINAL VALUE).
Phân biệt rõ:
GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG (CONTRACT VALUE)
→ GIÁ TRỊ HIỆN HÀNH ĐƯỢC DUYỆT (CURRENT APPROVED VALUE)
→ GIÁ TRỊ CÔNG VIỆC CUỐI (FINAL WORK VALUE)
→ GIÁ TRỊ ĐƯỢC XÁC NHẬN (CERTIFIED VALUE)
→ GIÁ TRỊ ĐÃ TRẢ (PAID VALUE)
→ KHẤU TRỪ/THU HỒI (DEDUCTION/RECOVERY)
→ GIÁ TRỊ CÒN LẠI (FINAL BALANCE)
→ NỘI DUNG CẦN NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN XÁC NHẬN.”
────────────────────
THỰC HÀNH NGAY
Đừng bắt đầu bằng toàn bộ hợp đồng.
Chọn:
01 NHÓM CÔNG VIỆC.
Ví dụ:
BÊ TÔNG.
Chuẩn bị:
Hợp đồng.
BOQ – Bảng khối lượng.
Phụ lục.
Hồ sơ phát sinh liên quan.
Hồ sơ nghiệm thu.
Các đợt thanh toán.
Bảng quyết toán dự kiến.
Sau đó yêu cầu AI:
1. Lập Danh mục hồ sơ (Document Inventory).
2. Xác định Giá trị cơ sở hợp đồng (Contract Baseline).
3. Trích BOQ gốc (Original BOQ).
4. Lập Danh mục thay đổi (Change Register).
5. Xác định thay đổi được duyệt (Approved Change).
6. Tạo Cầu nối giá trị hợp đồng (Contract Value Bridge).
7. Lập Danh mục khối lượng cuối (Final Quantity Register).
8. Đối chiếu hồ sơ nghiệm thu (Acceptance Records).
9. Đối chiếu bản vẽ hoàn công (As-built Drawing) nếu cần.
10. Lập Danh mục đơn giá cuối (Final Rate Register).
11. Kiểm tra nguồn đơn giá (Rate Source).
12. Tạo BOQ quyết toán (Final BOQ).
13. Kiểm tra công thức (Formula Check).
14. Tìm hạng mục mới (New Item).
15. Tìm hạng mục bị cắt/không xuất hiện (Omitted/Missing Item).
16. Tìm giá trị có khả năng trùng (Possible Duplicate Value).
17. Tổng hợp lịch sử thanh toán (Payment History).
18. Phân biệt giá trị xác nhận (Certified) và đã trả (Paid).
19. Kiểm tra tạm ứng (Advance).
20. Kiểm tra giữ lại/khấu trừ (Retention/Deduction) nếu có.
21. Tạo Bảng đối soát quyết toán (Final Account Reconciliation).
22. Tạo Danh mục bằng chứng còn thiếu (Missing Evidence Register).
23. Tạo Danh mục ngoại lệ (Exception Register).
24. Tạo Dòng truy nguồn giá trị (Value Lineage).
25. Kiểm tra ngược mẫu (Sample Reverse Check).
26. QS/Kỹ sư/người có thẩm quyền xác nhận.
Sau khi chạy tốt:
01 NHÓM CÔNG VIỆC
→ 01 PHẦN BOQ
→ 01 GÓI THẦU
→ TOÀN BỘ HỢP ĐỒNG.
Khi đó AI có thể giúp biến:
HỢP ĐỒNG
+
BOQ
+
PHỤ LỤC
+
PHÁT SINH
+
NGHIỆM THU
+
THANH TOÁN
thành:
MỘT CHUỖI GIÁ TRỊ CÓ THỂ TRUY NGƯỢC.
Mục tiêu không phải:
“ĐỂ AI TÍNH RA MỘT CON SỐ QUYẾT TOÁN.”
Mà là:
KHI NHÌN THẤY MỘT CON SỐ TRONG BẢNG QUYẾT TOÁN, KỸ SƯ CÓ THỂ HỎI:
CON SỐ NÀY TỪ ĐÂU RA?
Và hệ thống phải trả lời được:
HỢP ĐỒNG NÀO?
→ BOQ ITEM – DÒNG BOQ NÀO?
→ KHỐI LƯỢNG NÀO?
→ NGUỒN KHỐI LƯỢNG Ở ĐÂU?
→ NGHIỆM THU NÀO?
→ ĐƠN GIÁ NÀO?
→ NGUỒN ĐƠN GIÁ Ở ĐÂU?
→ PHÁT SINH NÀO?
→ ĐÃ THANH TOÁN BAO NHIÊU?
→ CÒN CHÊNH BAO NHIÊU?
→ HỒ SƠ NÀO CHƯA TÌM THẤY?
Đó mới là:
QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG CÓ THỂ KIỂM TRA VÀ TRUY NGUỒN
(TRACEABLE FINAL ACCOUNT).
Quy trình cần nhớ:
HỢP ĐỒNG (CONTRACT)
→ BOQ – BẢNG KHỐI LƯỢNG
→ THAY ĐỔI (CHANGE)
→ KHỐI LƯỢNG CUỐI (FINAL QUANTITY)
→ ĐƠN GIÁ CUỐI (FINAL RATE)
→ GIÁ TRỊ CUỐI (FINAL VALUE)
→ LỊCH SỬ THANH TOÁN (PAYMENT HISTORY)
→ THU HỒI/KHẤU TRỪ (RECOVERY/DEDUCTION)
→ ĐỐI SOÁT (RECONCILIATION)
→ NGOẠI LỆ/CẢNH BÁO (EXCEPTION)
→ TRUY XUẤT NGUỒN GỐC (TRACEABILITY)
→ XÁC NHẬN CUỐI CÙNG (FINAL VERIFICATION).
BÀI 66/100 – SERIES AI THỰC CHIẾN CHO NGƯỜI LÀM XÂY DỰNG
🔎 Bạn đang tìm việc hoặc cần tuyển nhân sự ngành Xây dựng?
👉 Tìm việc – Đăng tuyển nhanh tại: https://vmcworks.com.vn/
💬 Cần hỗ trợ? Kết nối VMC Works: https://zalo.me/vmcworks
#vmcworks #kysu #xaydung #AITrongXayDung #QuyetToanXayDung #HopDongXayDung #KySuQS #QuanLyChiPhi
Viết bình luận