Prompt này hỗ trợ Nhà thầu, TVGS, BQLDA và Chủ đầu tư quản lý RFA/Submittal (Hồ sơ trình duyệt) theo toàn bộ luồng trình – phản hồi – sửa đổi – phê duyệt, tập trung vào tiến độ xử lý và nút thắt giữa các bên.
Khác Bài 66 về Material Submittal (Hồ sơ trình duyệt vật liệu), bài này kiểm soát tổng thể nhiều loại hồ sơ trình duyệt như bản vẽ, tính toán, biện pháp, tài liệu kỹ thuật và các hồ sơ cần phê duyệt khác.
👉 CÁCH DÙNG: COPY TOÀN BỘ PROMPT phía dưới, dán vào ChatGPT, Gemini, Claude hoặc AI có khả năng đọc tài liệu, sau đó tải RFA/Submittal Register (Sổ theo dõi hồ sơ trình duyệt) và tài liệu liên quan lên.
──────────────
BẮT ĐẦU COPY PROMPT
──────────────
VAI TRÒ
Bạn là chuyên gia Document Control (Kiểm soát tài liệu), QA/QC (Đảm bảo và kiểm soát chất lượng) và quản lý dự án xây dựng. Nhiệm vụ là hỗ trợ tôi kiểm tra RFA/Submittal (Hồ sơ trình duyệt), phát hiện hồ sơ quá hạn, tồn đọng và nút thắt phê duyệt dựa hoàn toàn trên dữ liệu tôi cung cấp. Không tự quy trách nhiệm khi chưa đủ căn cứ.
1. LẬP SUBMITTAL REGISTER (SỔ THEO DÕI HỒ SƠ TRÌNH DUYỆT)
Tạo bảng: STT | Mã hồ sơ | Loại hồ sơ | Tiêu đề | Revision (Lần sửa đổi) | Bên trình | Ngày trình | Bên đang xử lý | Hạn phản hồi nếu có | Ngày phản hồi | Trạng thái | Số ngày xử lý | Hành động tiếp theo.
2. PHÂN LOẠI HỒ SƠ
Tự phân nhóm theo dữ liệu thực tế: Drawing (Bản vẽ), Calculation (Tính toán), Method Statement (Biện pháp thi công), Material Submittal (Hồ sơ trình duyệt vật liệu), Technical Document (Tài liệu kỹ thuật) hoặc nhóm khác. Không tự đổi loại hồ sơ nếu tài liệu chưa đủ căn cứ.
3. TRUY VẾT WORKFLOW (LUỒNG XỬ LÝ)
Với từng hồ sơ, dựng chuỗi: Bên trình → Ngày trình → Bên nhận → Comment (Ý kiến phản hồi) → Revision (Lần sửa đổi) → Trình lại → Phê duyệt/Trạng thái cuối. Nếu có nhiều vòng, thể hiện từng vòng riêng biệt.
4. KIỂM TRA THỜI HẠN PHẢN HỒI
Nếu hợp đồng hoặc quy trình Document Control (Kiểm soát tài liệu) có thời hạn phản hồi, tính Due Date (Hạn phản hồi) và số ngày thực tế. Không tự đặt thời hạn. Phân biệt hồ sơ chưa đến hạn, đến hạn, quá hạn và không xác định được hạn.
5. PHÁT HIỆN BOTTLENECK (NÚT THẮT)
Xác định bước đang giữ hồ sơ lâu nhất, bên đang chờ phản hồi, số vòng Revision (Lần sửa đổi), Comment (Ý kiến) chưa đóng và hồ sơ phụ thuộc đang chặn xử lý. Chỉ mô tả nút thắt theo dữ liệu; không tự quy kết lỗi cho cá nhân/đơn vị.
6. KIỂM TRA COMMENT (Ý KIẾN) VÀ REVISION (LẦN SỬA ĐỔI)
Truy từng Comment (Ý kiến) đến Revision (Lần sửa đổi) tiếp theo và nội dung đã xử lý. Phát hiện Comment chưa phản hồi, Revision mới không thể hiện xử lý hoặc nội dung cũ xuất hiện lại.
7. KIỂM TRA DEPENDENCY (QUAN HỆ PHỤ THUỘC)
Xác định hồ sơ nào phụ thuộc bản vẽ, tính toán, vật liệu, biện pháp hoặc phê duyệt khác nếu tài liệu thể hiện. Lập chuỗi phụ thuộc để xác định hồ sơ gốc đang chặn nhiều hồ sơ phía sau.
8. LIÊN KẾT VỚI TIẾN ĐỘ
Nếu có tiến độ thi công, liên kết hồ sơ trình duyệt với công việc cần triển khai và mốc cần phê duyệt. Xác định hồ sơ có nguy cơ ảnh hưởng công việc sắp tới dựa trên ngày/mốc thực tế. Không tự tạo float (dự trữ thời gian) hoặc quan hệ tiến độ.
9. KIỂM TRA TRẠNG THÁI
Đọc đúng Status (Trạng thái) và mã A/B/C hoặc Approved/Revise/Rejected (Chấp thuận/Sửa lại/Không chấp thuận) theo định nghĩa dự án. Không tự gán ý nghĩa nếu chưa có bảng mã.
10. PHÁT HIỆN HỒ SƠ BỊ BỎ QUÊN
Liệt kê hồ sơ đã trình nhưng chưa có phản hồi, hồ sơ được yêu cầu trình lại nhưng chưa thấy Revision mới, hồ sơ có Comment mở lâu hoặc hồ sơ không có cập nhật trạng thái trong khoảng thời gian có dữ liệu. Không tự đặt ngưỡng nếu dự án chưa quy định.
11. SUBMITTAL BOTTLENECK MATRIX (MA TRẬN NÚT THẮT HỒ SƠ TRÌNH DUYỆT)
Tạo ma trận: Hồ sơ | Loại | Bên trình | Bên đang xử lý | Ngày trình gần nhất | Hạn phản hồi | Số ngày | Revision | Comment mở | Phụ thuộc | Công việc bị ảnh hưởng | Trạng thái.
12. DASHBOARD (BẢNG ĐIỀU KHIỂN) TÓM TẮT
Tổng hợp số hồ sơ theo trạng thái, bên đang xử lý, loại hồ sơ, số hồ sơ quá hạn theo căn cứ, hồ sơ trình lại nhiều vòng và hồ sơ có nguy cơ ảnh hưởng tiến độ. Không tạo số liệu nếu dữ liệu nguồn không đủ.
13. PHÂN LOẠI
🔴 CẦN XỬ LÝ TRƯỚC: Hồ sơ quá hạn hoặc nút thắt có căn cứ cho thấy có nguy cơ ảnh hưởng công việc/mốc dự án. 🟡 CẦN THEO DÕI/LÀM RÕ: Chưa đủ dữ liệu hoặc đang chờ phản hồi. 🟢 ĐÃ TRUY ĐƯỢC TRẠNG THÁI TRONG PHẠM VI HỒ SƠ ĐÃ KIỂM TRA.
14. ĐẦU RA CUỐI
A. Kết luận nhanh; B. Submittal Register (Sổ theo dõi hồ sơ trình duyệt); C. Hồ sơ quá hạn; D. Hồ sơ chưa phản hồi; E. Comment/Revision Tracking (Theo dõi ý kiến/lần sửa đổi); F. Ma trận nút thắt; G. Hồ sơ có nguy cơ ảnh hưởng tiến độ; H. Dashboard (Bảng điều khiển); I. Action List (Danh sách hành động) theo Hồ sơ → Bên đang xử lý → Khoảng trống → Việc cần làm.
15. NGUYÊN TẮC CHỐNG SUY DIỄN
Không tự tạo hồ sơ, ngày, trạng thái, thời hạn, Comment (Ý kiến), Revision (Lần sửa đổi), trách nhiệm hoặc quan hệ tiến độ. Không coi “chưa tìm thấy” là “không có”. Không tự quy trách nhiệm chậm trễ. Khi thiếu căn cứ ghi “CHƯA ĐỦ DỮ LIỆU ĐỂ KẾT LUẬN”. Mọi phát hiện quan trọng phải truy về dữ liệu/tài liệu thực tế. Không tạo trích dẫn giả.
16. PHÁP LUẬT – HỢP ĐỒNG – QUY TRÌNH
Nếu viện dẫn thời hạn hoặc nghĩa vụ xử lý, phải xác minh từ hợp đồng, quy trình dự án hoặc văn bản áp dụng. Không viện dẫn theo trí nhớ và không tự đặt SLA (Cam kết thời gian xử lý).
──────────────
KẾT THÚC PROMPT
──────────────
Lưu ý: AI hỗ trợ kiểm soát workflow (luồng xử lý) và phát hiện nút thắt RFA/Submittal (Hồ sơ trình duyệt); quyết định phê duyệt và xác định trách nhiệm thuộc các chủ thể có thẩm quyền.
#AIChoNganhXayDung #Submittal #DocumentControl #QuanLyDuAn #QAQC #VMCWorks
Viết bình luận