Chi phí dự phòng không phải quỹ chung: Phân loại đúng trước khi xin dùng

CHI PHÍ DỰ PHÒNG KHÔNG PHẢI “QUỸ CHUNG”: PHÂN LOẠI ĐÚNG TRƯỚC KHI XIN DÙNG

Ở nhiều dự án, hễ có vướng mắc hiện trường là đề xuất “dùng chi phí dự phòng”. Cách gọi này dễ nhưng không đủ để ra quyết định. Chi phí dự phòng không phải một khoản chi tự do; phải xác định đúng bản chất phát sinh, đúng nguồn hình thành và đúng hồ sơ trước khi sử dụng.

Sự việc/tín hiệu đáng chú ý

Nghị định số 206/2026/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Theo quy định về cơ cấu chi phí, chi phí dự phòng gồm hai phần: dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh và dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian thực hiện dự án. Phần dự phòng trượt giá được xác định trên cơ sở thời gian thực hiện, chỉ số giá xây dựng phù hợp với loại công trình và các yếu tố liên quan.

Dữ kiện trên cần được hiểu đúng: dự phòng cho phát sinh không đồng nghĩa mọi chi phí tăng đều là phát sinh hợp lệ; dự phòng trượt giá cũng không đồng nghĩa giá thị trường tăng là hợp đồng nào cũng được điều chỉnh. Quyền và điều kiện thanh toán còn phụ thuộc vào quyết định đầu tư, tổng mức đầu tư, dự toán được phê duyệt, loại hợp đồng, điều khoản điều chỉnh giá và hồ sơ chứng minh của từng trường hợp.

Đây là thông tin công khai từ Nghị định 206/2026/NĐ-CP. Phần dưới đây là phân tích quản trị của VMC Works, không phải ý kiến kết luận cho một hồ sơ hoặc một hợp đồng cụ thể.

Bản chất vấn đề: cùng là “thiếu tiền” nhưng không cùng căn cứ xử lý

Ở công trường, bốn tình huống thường bị gom thành một: phát sinh khối lượng do điều chỉnh thiết kế; biến động giá vật liệu; biện pháp thi công kém hiệu quả; và khối lượng ban đầu bị bóc thiếu hoặc dự toán sai. Bốn tình huống này có thể đều làm tăng chi phí, nhưng không thể dùng chung một lập luận “dự phòng”.

Phát sinh khối lượng, công việc là câu chuyện về phạm vi: công việc nào ngoài phạm vi được phê duyệt hoặc cần bổ sung hợp lý để hoàn thành dự án. Hồ sơ phải trả lời được vì sao phát sinh, ai xác nhận hiện trạng, có cần điều chỉnh thiết kế hoặc dự án không, khối lượng bao nhiêu và giá trị xác định thế nào.

Trượt giá là câu chuyện về thời gian và chỉ số: giá đầu vào thay đổi trong thời gian thực hiện dự án theo cơ chế quản lý chi phí và điều chỉnh giá. Đối với hợp đồng, cần đọc đúng loại giá hợp đồng và thỏa thuận điều chỉnh giá. Hợp đồng trọn gói không tự chuyển thành hợp đồng điều chỉnh chỉ vì thị trường biến động. Ngược lại, hợp đồng có điều khoản điều chỉnh giá cũng không thể thanh toán theo cảm tính, mà cần cơ sở dữ liệu và công thức đã thỏa thuận.

Còn sai sót bóc tách, chậm trình mẫu vật liệu, lựa chọn biện pháp không phù hợp hoặc năng suất thấp thường là rủi ro quản trị của bên có nghĩa vụ thực hiện. Không nên mặc định chuyển các rủi ro này sang chi phí dự phòng của dự án. Điểm này đặc biệt quan trọng với Ban QLDA khi xem xét các đề xuất “phát sinh” được gửi muộn, thiếu căn cứ hoặc đã thi công xong mới xin hợp thức hóa.

Tác động thực tế

Với chủ đầu tư, việc quản lý dự phòng tốt giúp tránh hai cực đoan: giữ dự phòng đến cuối dự án mà không giải quyết được điểm nghẽn, hoặc giải ngân dàn trải khiến dự án hết dư địa khi phát sinh thực sự. Sổ theo dõi dự phòng nên ghi rõ số đã phê duyệt, số đã cam kết, số đang đề xuất và số còn lại theo từng nhóm nguyên nhân.

Với Ban QLDA và TVGS, vai trò không chỉ là xác nhận khối lượng. Cần bảo vệ chuỗi bằng chứng từ hiện trạng, yêu cầu kỹ thuật, thiết kế, biện pháp, nhật ký, bản vẽ, kiểm tra hiện trường, dự toán và quyết định phê duyệt. Nếu chuỗi này đứt, đề xuất có thể đúng về kỹ thuật nhưng vẫn khó xử lý về chi phí.

Với nhà thầu, phân loại sớm giúp chọn đúng hồ sơ yêu cầu. Nếu là thay đổi phạm vi, cần cảnh báo và đề xuất trước khi làm. Nếu là biến động giá, cần theo dõi dữ liệu, điều khoản hợp đồng và mốc thời gian. Nếu là vướng mắc do tổ chức thi công của chính mình, doanh nghiệp cần tính lại biện pháp, năng suất và dòng tiền thay vì đặt kỳ vọng vào dự phòng.

Với QS và bộ phận hợp đồng, đây là điểm kiểm soát dòng tiền. Một mã chi phí phát sinh phải chỉ rõ thuộc dự phòng khối lượng hay trượt giá, liên quan đến hạng mục nào, căn cứ giá nào, cấp nào có thẩm quyền phê duyệt và ảnh hưởng gì đến tổng mức đầu tư hoặc giá hợp đồng.

Điểm doanh nghiệp cần kiểm soát

• Mở sổ theo dõi riêng cho dự phòng khối lượng/công việc phát sinh và dự phòng trượt giá; không gộp vào một dòng “dự phòng còn lại”.

• Khi có đề xuất, xác định trước tiên: thay đổi phạm vi, biến động giá, sai sót dự toán hay rủi ro tổ chức thi công.

• Không cho triển khai công việc ngoài phạm vi chỉ bằng chỉ đạo miệng; phải có cảnh báo, hồ sơ hiện trạng và thủ tục chấp thuận phù hợp.

• Rà lại điều khoản hợp đồng về loại giá, điều chỉnh giá, công thức, mốc thời gian, thông báo và chứng từ chứng minh.

• Theo dõi diễn biến giá theo nguồn công bố phù hợp, báo giá thị trường, hợp đồng cung ứng và dữ liệu thực tế tại thời điểm phát sinh; không lấy một bảng giá cũ áp chung cho mọi thời điểm.

• Tách rõ khối lượng đã thi công, khối lượng cần thực hiện tiếp và phần trách nhiệm do lỗi tổ chức của từng bên.

• Đánh giá ảnh hưởng đến tổng mức đầu tư, dự toán, kế hoạch vốn, tiến độ và thiết kế trước khi đề xuất phê duyệt sử dụng dự phòng.

• Chỉ thanh toán khi có hồ sơ thể hiện được lý do, phạm vi, khối lượng, đơn giá, thẩm quyền và quan hệ với hợp đồng đã ký.

Góc nhìn VMC Works

Chi phí dự phòng là “đệm quản trị” của dự án, không phải phần ngân sách chưa biết dùng vào đâu. Một dự án tốt không phải là dự án không dùng dự phòng; đó là dự án biết dùng đúng lúc, đúng việc và vẫn truy được quyết định sau nhiều năm.

Trong quản trị thực chiến, chỉ cần hỏi đúng một câu từ đầu: “Khoản này phát sinh vì dự án thay đổi, vì thị trường thay đổi hay vì tổ chức thực hiện có vấn đề?” Câu trả lời sẽ quyết định tuyến hồ sơ, chủ thể chịu trách nhiệm và cách bảo vệ chi phí. Bỏ qua bước phân loại, Ban QLDA dễ mất quyền chủ động; nhà thầu dễ sai kỳ vọng; QS dễ lập hồ sơ sai bản chất.

Rủi ro nếu làm sai hoặc bỏ qua

Dự phòng có thể bị dùng hết cho các đề xuất thiếu căn cứ; phát sinh thật ở giai đoạn sau không còn nguồn xử lý; thanh toán bị treo vì sai cơ sở hợp đồng; tổng mức đầu tư hoặc kế hoạch vốn phải điều chỉnh chậm; tranh chấp gia tăng giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Với dự án vốn nhà nước, hồ sơ không phân định được nguyên nhân còn tạo rủi ro khi thẩm tra, kiểm toán hoặc thanh tra.

Tóm lại

Đừng bắt đầu bằng câu “còn dự phòng không?”. Hãy bắt đầu bằng câu “bản chất khoản này là gì?”. Phân loại đúng phát sinh khối lượng, trượt giá và rủi ro thực hiện; sau đó mới rà điều kiện hợp đồng, nguồn vốn, hồ sơ và thẩm quyền. Đó là cách giữ dự phòng cho đúng việc và giữ dự án trong tầm kiểm soát.

Nguồn kiểm chứng

Cổng Thông tin điện tử Chính phủ – Nghị định số 206/2026/NĐ-CP: https://vanban.chinhphu.vn/?docid=218454&pageid=27160

Toàn văn Nghị định số 206/2026/NĐ-CP: https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2026/6/206-ndcp.signed.pdf

Công báo Chính phủ – Nghị định số 206/2026/NĐ-CP: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-206-2026-nd-cp-469768.htm

Đấu Thầu Info – nguồn phát hiện tín hiệu/chủ đề: https://dauthau.asia/

🔎 Bạn đang tìm việc hoặc cần tuyển nhân sự ngành Xây dựng?

👉 Tìm việc – Đăng tuyển nhanh tại: https://vmcworks.com.vn/

💬 Cần hỗ trợ? Kết nối VMC Works: https://zalo.me/vmcworks

#VMCWorks #DocDauThauInfo #ChiPhiDuPhong #QuanLyChiPhi #QS #QuanLyDuAn #HopDongXayDung #BanQLDA