HƯỚNG DẪN KIỂM TRA CHỮ KÝ TRÊN PHIẾU KẾT QUẢ THÍ NGHIỆM
Để tránh hồ sơ bị từ chối khi nghiệm thu, kiểm tra hoặc thanh tra, Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát và Nhà thầu cần kiểm tra đầy đủ người ký, hình thức chữ ký, con dấu và tư cách pháp lý của người ký trên phiếu kết quả thí nghiệm.
1. Phiếu kết quả thí nghiệm bắt buộc phải có 02 chữ ký
Theo Mục 9 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 62/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 14/2026/NĐ-CP (hợp nhất tại Văn bản số 54/VBHN-BXD ngày 26/6/2026), phiếu kết quả thí nghiệm phải có:
- Chữ ký của nhân viên thí nghiệm.
- Chữ ký của cán bộ quản lý.
Hai người ký phải đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 5 Nghị định số 62/2016/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung).
2. Chữ ký của nhân viên thí nghiệm
Nhân viên thí nghiệm là người trực tiếp thực hiện phép thử và chịu trách nhiệm về quá trình, số liệu và kết quả thí nghiệm.
Vì vậy, đối với phiếu kết quả thí nghiệm bằng giấy, nhân viên thí nghiệm phải ký trực tiếp (ký tươi) trên phiếu.
Không chấp nhận:
- Chữ ký photocopy.
- Chữ ký scan.
- Ảnh chữ ký chèn vào phiếu.
- Chữ ký in sẵn.
Lưu ý:
Việc phiếu có dấu đỏ của đơn vị hoặc dấu LAS-XD không làm cho chữ ký photocopy của nhân viên thí nghiệm trở thành hợp lệ.
Nếu phát hiện chữ ký của nhân viên thí nghiệm là chữ ký photocopy hoặc chữ ký scan thì Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát nên yêu cầu đơn vị thí nghiệm ký trực tiếp lại hoặc phát hành phiếu điện tử có chữ ký số hợp lệ.
Đây là nội dung cần kiểm tra đầu tiên khi tiếp nhận phiếu kết quả thí nghiệm.
3. Chữ ký của cán bộ quản lý
Cán bộ quản lý là người kiểm tra, phê duyệt và chịu trách nhiệm quản lý đối với kết quả thí nghiệm.
Đối với bản giấy, cán bộ quản lý có thể:
- Ký trực tiếp; hoặc
- Trường hợp đơn vị phát hành bản chính từ bản đã ký, chữ ký của cán bộ quản lý có thể được thể hiện dưới dạng in (photocopy) từ bản đã ký, với điều kiện:
- Phiếu do chính tổ chức thí nghiệm phát hành.
- Có dấu của đơn vị thí nghiệm.
- Có dấu LAS-XD theo quy định (nếu thuộc đối tượng áp dụng).
- Đơn vị thí nghiệm chịu trách nhiệm về việc phát hành và nội dung của phiếu.
Lưu ý: Cách thức này chỉ áp dụng đối với chữ ký của cán bộ quản lý, không áp dụng đối với chữ ký của nhân viên thí nghiệm.
4. Kiểm tra tư cách của cán bộ quản lý
Không phải bất kỳ người nào ký trên phiếu cũng được coi là “cán bộ quản lý”.
Trong quá trình nghiệm thu, kiểm tra hoặc thanh tra, nếu có nghi ngờ hoặc khi xét thấy cần thiết, Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát có quyền yêu cầu đơn vị thí nghiệm chứng minh người ký là cán bộ quản lý theo quy định.
Các tài liệu chứng minh có thể bao gồm:
- Quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng.
- Quyết định giao nhiệm vụ quản lý phòng thí nghiệm.
- Văn bản phân công phụ trách hoặc phê duyệt kết quả thí nghiệm.
- Quy chế tổ chức, quy chế hoạt động của phòng thí nghiệm.
- Hoặc các tài liệu hợp pháp khác chứng minh người ký được giao thực hiện nhiệm vụ quản lý.
Nếu đơn vị thí nghiệm không chứng minh được người ký có đủ thẩm quyền thì Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát có quyền yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc phát hành lại phiếu trước khi sử dụng kết quả thí nghiệm để nghiệm thu.
5. Phân biệt bản gốc, bản chính và bản sao
a) Bản gốc
Là bản được lập ban đầu, có chữ ký trực tiếp của người thực hiện và người có thẩm quyền theo quy định.
Đối với phiếu kết quả thí nghiệm bằng giấy, nhân viên thí nghiệm phải ký trực tiếp trên bản gốc.
b) Bản chính
Bản chính là bản do tổ chức thí nghiệm phát hành chính thức.
Đối với bản chính bằng giấy:
- Nhân viên thí nghiệm vẫn phải ký trực tiếp.
- Chữ ký của cán bộ quản lý có thể được thể hiện dưới dạng in từ bản đã ký khi đáp ứng đầy đủ điều kiện phát hành nêu trên.
- Phiếu phải có dấu của đơn vị và dấu LAS-XD theo quy định.
Giá trị pháp lý của bản chính được xác lập bởi việc phát hành chính thức của đơn vị thí nghiệm cùng với con dấu và trách nhiệm của đơn vị phát hành.
c) Bản sao
Bản sao là bản được sao từ bản chính.
Có thể sử dụng khi:
- Được chứng thực theo quy định; hoặc
- Được đơn vị phát hành xác nhận sao đúng bản chính hoặc có hình thức xác nhận hợp lệ khác.
Đối với bản sao đã được xác nhận hợp lệ thì không phải đối chiếu bản chính, trừ trường hợp có căn cứ nghi ngờ về tính xác thực.
Nếu chỉ là bản photocopy thông thường thì phải yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
6. Phiếu kết quả thí nghiệm điện tử
Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, phiếu điện tử phải sử dụng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp lệ của người có trách nhiệm.
Ảnh chữ ký scan hoặc ảnh chữ ký chèn vào file PDF, Word không phải là chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp lệ.
7. Chủ đầu tư và TVGS cần kiểm tra những gì?
Trước khi nghiệm thu, nên kiểm tra tối thiểu các nội dung sau:
✓ Có đủ chữ ký của nhân viên thí nghiệm và cán bộ quản lý.
✓ Nhân viên thí nghiệm ký trực tiếp trên phiếu giấy.
✓ Cán bộ quản lý có đúng thẩm quyền theo quy định.
✓ Có dấu của đơn vị thí nghiệm.
✓ Có dấu LAS-XD theo quy định.
✓ Thông tin trên phiếu phù hợp với phép thử và hồ sơ công trình.
✓ Trường hợp cần thiết, yêu cầu đơn vị thí nghiệm xuất trình hồ sơ chứng minh tư cách của cán bộ quản lý.
✓ Đối với bản sao, kiểm tra việc chứng thực hoặc xác nhận sao đúng bản chính.
✓ Đối với phiếu điện tử, kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số.
Kết luận
Khi kiểm tra phiếu kết quả thí nghiệm, không chỉ kiểm tra đủ hai chữ ký mà cần kiểm tra đúng người ký, đúng thẩm quyền, đúng hình thức ký và đúng hình thức phát hành.
Đặc biệt cần lưu ý:
- Nhân viên thí nghiệm phải trực tiếp ký trên phiếu giấy; chữ ký photocopy hoặc chữ ký scan của nhân viên thí nghiệm không hợp lệ.
- Cán bộ quản lý phải là người đáp ứng điều kiện theo quy định; khi cần thiết, Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát có quyền yêu cầu đơn vị thí nghiệm chứng minh thẩm quyền của người ký.
- Bản chính chỉ có giá trị khi được đơn vị thí nghiệm phát hành đúng quy định, có đầy đủ con dấu và chịu trách nhiệm về nội dung của phiếu.
- Phiếu điện tử chỉ có giá trị khi được ký bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Viết bình luận