Không có dấu LAS-XD, Phiếu kết quả thí nghiệm có bị vô hiệu?

Không có dấu LAS-XD trên Phiếu kết quả thí nghiệm có bị coi là không hợp lệ?

Sau khi đăng bài viết trước, tôi đã nhận được nhiều ý kiến trao đổi từ các chuyên gia, lãnh đạo phòng thí nghiệm LAS-XD và anh em đang trực tiếp làm công tác quản lý chất lượng công trình.

Qua rà soát lại các quy định hiện hành, tôi xin làm rõ một số nội dung để tránh hiểu nhầm trong quá trình kiểm tra hồ sơ nghiệm thu.

1. Không thể khẳng định mọi Phiếu kết quả thí nghiệm đều bắt buộc phải có dấu LAS-XD

Quy định hiện hành yêu cầu Phiếu kết quả thí nghiệm phải thể hiện mã số LAS-XD theo Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động thí nghiệm chuyên ngành xây dựng.

Điều này không đồng nghĩa với việc mọi Phiếu kết quả thí nghiệm đều bắt buộc phải đóng một con dấu riêng mang chữ “LAS-XD”.

Trên thực tế cần phân biệt rõ ba khái niệm:

• Mã số LAS-XD: là thông tin bắt buộc phải ghi trên phiếu.
• Dấu pháp nhân: là dấu của công ty, viện, trung tâm hoặc tổ chức quản lý phòng thí nghiệm.
• Dấu LAS-XD: thường là dấu nghiệp vụ hoặc dấu nhận diện của phòng thí nghiệm; hiện chưa có quy định pháp luật cấp quốc gia bắt buộc mọi Phiếu kết quả thí nghiệm đều phải đóng dấu này.

Vì vậy, chỉ căn cứ vào việc Phiếu không có dấu LAS-XD để kết luận Phiếu không hợp lệ là chưa có cơ sở pháp lý.

2. Nội dung cần kiểm tra quan trọng hơn dấu LAS-XD

Khi kiểm tra Phiếu kết quả thí nghiệm, Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát nên tập trung vào các nội dung sau:

• Mã số LAS-XD có được ghi đúng trên Phiếu hay không.
• Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động thí nghiệm còn hiệu lực tại thời điểm thực hiện phép thử.
• Phép thử có nằm trong phạm vi được chứng nhận.
• Địa điểm thực hiện thí nghiệm có đúng với Giấy chứng nhận.
• Người ký trên Phiếu có đúng thẩm quyền theo quy định.

Đây mới là những yếu tố quyết định giá trị pháp lý của Phiếu kết quả thí nghiệm.

3. Nhân viên thí nghiệm phải trực tiếp ký trên Phiếu

Đây là nội dung tôi muốn nhấn mạnh.

Nhân viên thí nghiệm là người trực tiếp thực hiện phép thử và chịu trách nhiệm về kết quả.

Đối với Phiếu kết quả thí nghiệm bằng giấy, nhân viên thí nghiệm phải ký trực tiếp (ký tươi).

Không nên sử dụng:

• Chữ ký photocopy.
• Chữ ký scan.
• Ảnh chữ ký chèn sẵn.
• Chữ ký in trên Phiếu.

Dù Phiếu có đóng dấu của đơn vị thì cũng không thể thay thế chữ ký trực tiếp của người thực hiện thí nghiệm.

4. Cán bộ quản lý phải đúng người có thẩm quyền

Một nội dung khác cũng rất quan trọng là tư cách của người ký với chức danh cán bộ quản lý.

Không phải bất kỳ ai ký tại vị trí này cũng được coi là hợp lệ.

Khi cần thiết, Chủ đầu tư hoặc Tư vấn giám sát hoàn toàn có quyền yêu cầu đơn vị thí nghiệm cung cấp tài liệu chứng minh người ký được giao nhiệm vụ quản lý phòng thí nghiệm hoặc được giao phê duyệt kết quả thí nghiệm.

Các tài liệu có thể là:

• Quyết định bổ nhiệm.
• Quyết định giao nhiệm vụ.
• Văn bản phân công.
• Quy chế tổ chức hoặc tài liệu khác chứng minh thẩm quyền.

5. Trường hợp Phiếu không sử dụng dấu LAS-XD riêng

Trong thực tế, có những đơn vị không sử dụng dấu LAS-XD riêng trên Phiếu kết quả thí nghiệm.

Trong trường hợp này, để bảo đảm trách nhiệm pháp lý của người ký, cán bộ quản lý nên ký trực tiếp trên Phiếu, đồng thời Phiếu phải có dấu pháp nhân hoặc hình thức xác nhận hợp pháp của tổ chức phát hành.

Đây là cách kiểm soát hồ sơ chặt chẽ, hạn chế tranh chấp trong quá trình nghiệm thu, kiểm toán hoặc thanh tra.

6. Kết luận

Qua rà soát quy định và tiếp thu ý kiến của nhiều chuyên gia, tôi cho rằng khi kiểm tra Phiếu kết quả thí nghiệm cần tập trung vào bản chất của hồ sơ thay vì chỉ nhìn vào việc có hay không có dấu LAS-XD.

Những nội dung cần kiểm tra gồm:

• Mã số LAS-XD đúng và còn hiệu lực.
• Phép thử thuộc phạm vi được chứng nhận.
• Nhân viên thí nghiệm trực tiếp ký trên Phiếu.
• Cán bộ quản lý đúng thẩm quyền.
• Trường hợp không sử dụng dấu LAS-XD riêng thì cán bộ quản lý nên ký trực tiếp.
• Phiếu được phát hành hợp pháp bởi đơn vị thí nghiệm.

Làm đúng những nội dung trên sẽ giúp Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát và Nhà thầu giảm đáng kể rủi ro khi nghiệm thu, kiểm toán và thanh tra, đồng thời bảo đảm hồ sơ chất lượng đáp ứng đúng quy định của pháp luật.