Phiếu thí nghiệm dùng chữ ký photocopy rồi đóng dấu: Có đủ điều kiện nghiệm thu?

Phiếu kết quả thí nghiệm có chữ ký photocopy rồi đóng dấu có được dùng để nghiệm thu?

Đây là tình huống TVGS và cán bộ quản lý chất lượng gặp khá thường xuyên. Cần phân biệt rõ “có dấu của đơn vị” với “đáp ứng yêu cầu về chữ ký trên phiếu kết quả thí nghiệm”.

ĐIỂM 1 – Phiếu kết quả thí nghiệm bắt buộc phải có chữ ký

Theo Điều 14 Nghị định 14/2026/NĐ-CP sửa đổi Phụ lục III của Nghị định 62/2016/NĐ-CP, phiếu kết quả thí nghiệm phải có các thông tin bắt buộc, trong đó tại mục 9 là:

“Chữ ký của nhân viên thí nghiệm và cán bộ quản lý.”

Như vậy, chữ ký của hai chủ thể này là một thành phần bắt buộc của phiếu kết quả thí nghiệm.

ĐIỂM 2 – Đóng dấu lên chữ ký photocopy không tự động thay thế yêu cầu về chữ ký

Một phiếu được photocopy sẵn chữ ký rồi mới đóng dấu của tổ chức không nên mặc nhiên được coi tương đương với phiếu đã được người có trách nhiệm ký hợp lệ.

Dấu của tổ chức và chữ ký của cá nhân là hai yếu tố khác nhau. Việc có dấu không tự động khắc phục thiếu sót về chữ ký theo yêu cầu của Phụ lục III.

ĐIỂM 3 – Kết quả thí nghiệm là căn cứ trực tiếp để TVGS nghiệm thu

Theo khoản 2 Điều 22 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, người giám sát phải căn cứ vào các kết quả kiểm tra, thí nghiệm chất lượng vật liệu, thiết bị có liên quan để nghiệm thu công việc xây dựng.

Khoản 7 Điều 14 cũng xác định các kết quả thí nghiệm, thử nghiệm, kiểm định là thành phần của hồ sơ quản lý chất lượng vật liệu, sản phẩm, cấu kiện, thiết bị.

Do đó, TVGS không nên sử dụng một phiếu có vấn đề về tính xác thực của chữ ký làm căn cứ nghiệm thu khi chưa được làm rõ.

ĐIỂM 4 – TVGS nên xử lý thế nào?

Khi nhận phiếu có chữ ký photocopy, cách an toàn là yêu cầu đơn vị thí nghiệm cung cấp phiếu được phát hành hợp lệ, thể hiện đầy đủ chữ ký theo quy định; trường hợp sử dụng hồ sơ điện tử thì phải bảo đảm hình thức ký điện tử/ký số và tính xác thực theo quy định pháp luật liên quan.

Không nên chỉ kiểm tra “có dấu đỏ hay chưa” rồi đưa ngay vào hồ sơ chất lượng.

KẾT LUẬN

Điểm cần nhớ không phải là:

“Có dấu đỏ thì phiếu hợp lệ.”

Mà phải kiểm tra:

Đúng đơn vị thí nghiệm → đúng phép thử → đúng mẫu → đúng kết quả → đầy đủ chữ ký của nhân viên thí nghiệm và cán bộ quản lý → bảo đảm tính xác thực của tài liệu.

Với phiếu chỉ photocopy chữ ký rồi đóng dấu, TVGS nên yêu cầu đơn vị phát hành làm rõ hoặc cấp lại phiếu hợp lệ trước khi sử dụng làm căn cứ nghiệm thu.

#ThiNghiemXayDung #LASXD #TuVanGiamSat #QuanLyChatLuong #NghiemThu #KySuXayDung #TuyenDungXayDung #TimViecXayDung #VMCWorks