QUY TRÌNH 02 – Kiểm tra và quản lý hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công trước khi triển khai xây dựng

QUY TRÌNH 02 – KIỂM TRA VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ THIẾT KẾ, BẢN VẼ THI CÔNG TRƯỚC KHI TRIỂN KHAI XÂY DỰNG

Một lỗi rất nguy hiểm tại công trường là kỹ sư vẫn đang thi công đúng bản vẽ mình cầm trên tay, nhưng bản vẽ đó lại không phải hồ sơ đúng phiên bản đang được áp dụng.

Vì vậy, trước khi triển khai một công việc, không chỉ cần kiểm tra “có bản vẽ hay chưa” mà phải kiểm soát cả tính đầy đủ, tính thống nhất và phiên bản của hồ sơ.

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình nhằm:

- Kiểm soát hồ sơ thiết kế sử dụng tại công trường.
- Bảo đảm đúng bản vẽ và đúng phiên bản được phép sử dụng.
- Phát hiện sớm mâu thuẫn, thiếu sót giữa các tài liệu.
- Ngăn ngừa việc sử dụng nhầm bản vẽ cũ hoặc bản vẽ đã được thay thế.
- Tạo cơ sở quản lý thay đổi hồ sơ trong quá trình thi công.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng đối với hồ sơ thiết kế và bản vẽ thi công được sử dụng để triển khai công việc tại công trường.

Quy trình có thể áp dụng cho nhà thầu thi công, TVGS, Ban QLDA và các bộ phận liên quan đến quản lý hồ sơ kỹ thuật.

3. TÀI LIỆU CƠ SỞ

Nguồn chính:

TCVN 5673:2012 – Hệ thống tài liệu thiết kế xây dựng – Hồ sơ thi công – Yêu cầu chung.

Ngoài ra, khi áp dụng cho dự án cụ thể phải kiểm tra:

- Hồ sơ thiết kế được phê duyệt.
- Chỉ dẫn kỹ thuật.
- Danh mục tiêu chuẩn áp dụng.
- Hợp đồng xây dựng.
- Các văn bản điều chỉnh thiết kế đã được chấp thuận.
- Hồ sơ khảo sát và các tài liệu kỹ thuật có liên quan.

4. NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT

Mỗi hồ sơ đưa ra công trường phải xác định được tối thiểu:

- Tên tài liệu.
- Bộ môn.
- Hạng mục.
- Ký hiệu bản vẽ.
- Phiên bản/lần phát hành.
- Ngày phát hành.
- Tình trạng sử dụng.
- Hồ sơ thay thế nếu có.

Nguyên tắc quan trọng:

TẠI MỘT THỜI ĐIỂM CHỈ PHẢI XÁC ĐỊNH RÕ PHIÊN BẢN NÀO ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐỂ THI CÔNG.

5. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

BƯỚC 1 – TIẾP NHẬN HỒ SƠ

Khi nhận hồ sơ phải lập danh mục theo dõi.

Kiểm tra:

□ Tên công trình.
□ Hạng mục.
□ Bộ môn.
□ Số hiệu bản vẽ.
□ Số lượng bản vẽ.
□ Phiên bản.
□ Ngày phát hành.
□ Đơn vị lập.
□ Tình trạng hồ sơ.

Không đưa ngay hồ sơ vừa nhận ra hiện trường khi chưa xác định được tình trạng sử dụng.

BƯỚC 2 – KIỂM TRA TÍNH ĐẦY ĐỦ

Đối chiếu danh mục hồ sơ với phạm vi công việc chuẩn bị triển khai.

Ví dụ khi chuẩn bị thi công móng cần kiểm tra sự hiện diện của các tài liệu liên quan như:

- Mặt bằng định vị.
- Bản vẽ móng.
- Chi tiết kết cấu.
- Cao độ.
- Các lỗ chờ, sleeve hoặc cấu kiện chôn sẵn nếu có.
- Bản vẽ hệ thống kỹ thuật có giao cắt.
- Chỉ dẫn kỹ thuật liên quan.

Không nên chỉ kiểm tra riêng bản vẽ kết cấu.

BƯỚC 3 – KIỂM TRA TÍNH THỐNG NHẤT

Đối chiếu giữa:

Kiến trúc ↔ Kết cấu ↔ Điện ↔ Cấp thoát nước ↔ Cơ điện ↔ Hạ tầng ↔ Các bộ môn liên quan.

Kiểm tra các vị trí dễ xung đột:

- Trục.
- Cao độ.
- Kích thước.
- Lỗ mở.
- Hộp kỹ thuật.
- Đường ống.
- Máng cáp.
- Thiết bị.
- Cấu kiện chôn sẵn.

Nếu phát hiện mâu thuẫn, phải làm rõ trước khi thi công phần việc bị ảnh hưởng.

BƯỚC 4 – KIỂM TRA PHIÊN BẢN

Đây là bước bắt buộc phải kiểm soát chặt.

Kiểm tra:

□ Bản vẽ có phải phiên bản mới nhất đang áp dụng không?
□ Có bản vẽ nào đã bị thay thế không?
□ Có văn bản điều chỉnh thiết kế liên quan không?
□ Danh mục bản vẽ đã cập nhật chưa?

Các bản vẽ hết hiệu lực hoặc bị thay thế phải được nhận diện và quản lý để tránh sử dụng nhầm.

BƯỚC 5 – KIỂM TRA KHẢ NĂNG TRIỂN KHAI

Kỹ sư nhà thầu và bộ phận liên quan phải đọc bản vẽ với góc nhìn thực tế thi công.

Kiểm tra:

- Có đủ kích thước để triển khai không?
- Cao độ có xác định rõ không?
- Chi tiết cấu tạo có đầy đủ không?
- Có xung đột giữa các bộ môn không?
- Trình tự thi công có khả thi không?
- Có chi tiết nào cần làm rõ trước khi triển khai không?

Một bản vẽ có thể đúng về thiết kế nhưng vẫn cần được làm rõ thêm để có thể triển khai ngoài hiện trường.

BƯỚC 6 – LẬP DANH SÁCH VẤN ĐỀ CẦN LÀM RÕ

Khi phát hiện thiếu hoặc mâu thuẫn, cần ghi rõ:

- Vị trí.
- Bản vẽ liên quan.
- Nội dung chưa rõ.
- Ảnh hưởng tới thi công.
- Đề xuất hoặc câu hỏi cần giải đáp.

Không tự ý lựa chọn một phương án khi hồ sơ có mâu thuẫn thuộc phạm vi cần ý kiến của đơn vị có thẩm quyền.

BƯỚC 7 – PHÁT HÀNH HỒ SƠ RA HIỆN TRƯỜNG

Sau khi xác định hồ sơ đủ điều kiện sử dụng, phát hành đúng phiên bản cho:

- Chỉ huy trưởng.
- Kỹ sư hiện trường.
- QA/QC.
- Đội thi công.
- TVGS và các bộ phận liên quan theo hệ thống quản lý của dự án.

Tại hiện trường phải có khả năng nhận biết nhanh bản vẽ nào đang được áp dụng.

BƯỚC 8 – THU HỒI HOẶC ĐÁNH DẤU HỒ SƠ CŨ

Khi có phiên bản mới:

1. Cập nhật danh mục.
2. Phát hành phiên bản mới.
3. Thông báo cho các bộ phận liên quan.
4. Thu hồi hoặc đánh dấu bản cũ.
5. Kiểm tra tại hiện trường để bảo đảm bản cũ không tiếp tục được sử dụng nhầm.

Đây là bước rất dễ bị bỏ qua.

BƯỚC 9 – KIỂM SOÁT THAY ĐỔI TRONG QUÁ TRÌNH THI CÔNG

Khi phát sinh điều chỉnh phải xác định:

- Nội dung thay đổi.
- Lý do.
- Hồ sơ bị ảnh hưởng.
- Phạm vi thi công bị ảnh hưởng.
- Phiên bản mới.
- Thời điểm áp dụng.

Không chỉ thay bản vẽ trong thư mục lưu trữ mà phải kiểm soát cả bản giấy/bản điện tử đang được sử dụng ngoài hiện trường.

BƯỚC 10 – LƯU TRỮ VÀ THEO DÕI

Hồ sơ cần được quản lý có hệ thống để truy xuất được lịch sử thay đổi.

Nên duy trì một bảng đăng ký bản vẽ gồm:

STT | Số hiệu | Tên bản vẽ | Bộ môn | Phiên bản | Ngày phát hành | Tình trạng | Ghi chú

6. ĐIỂM KIỂM SOÁT CỦA TVGS/QLDA

Trước khi cho triển khai một công việc, cần kiểm tra:

□ Hồ sơ sử dụng có đúng công trình/hạng mục không?
□ Đúng phiên bản không?
□ Có đầy đủ bản vẽ liên quan không?
□ Có thay đổi thiết kế nào chưa cập nhật không?
□ Các bộ môn có mâu thuẫn không?
□ Các vấn đề kỹ thuật tồn tại đã được làm rõ chưa?
□ Nhà thầu hiện trường đang sử dụng đúng hồ sơ không?

TVGS không nên chỉ kiểm tra hồ sơ trong văn phòng.

Cần kiểm tra trực tiếp bản vẽ mà kỹ sư và đội thi công đang sử dụng tại hiện trường.

7. TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

Ví dụ:

Bản vẽ kết cấu phiên bản 01 thể hiện một vị trí lỗ mở.

Sau đó thiết kế phát hành phiên bản 02 thay đổi vị trí lỗ mở.

Bộ phận QA/QC đã nhận phiên bản 02 nhưng đội thi công vẫn sử dụng bản giấy phiên bản 01 tại công trường.

Nếu chỉ kiểm tra thư mục hồ sơ, có thể kết luận hồ sơ đã được cập nhật.

Nhưng nếu kiểm tra thực tế, công trình vẫn có nguy cơ thi công sai.

Do đó, kiểm soát bản vẽ phải đi đến tận người đang trực tiếp sử dụng hồ sơ.

8. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi 1 – Không lập danh mục bản vẽ.

Khi có thay đổi không xác định được đâu là phiên bản mới nhất.

Lỗi 2 – Chỉ cập nhật file trên máy tính.

Bản giấy cũ ngoài hiện trường vẫn tiếp tục được sử dụng.

Lỗi 3 – Kiểm tra từng bộ môn riêng biệt.

Không phát hiện xung đột kiến trúc – kết cấu – MEP.

Lỗi 4 – Thi công trước, hỏi thiết kế sau.

Khi phát hiện sai phải phá dỡ hoặc sửa chữa.

Lỗi 5 – Thay đổi thiết kế nhưng không quản lý lịch sử.

Sau này rất khó xác định cơ sở của phần việc đã thi công.

9. CHECKLIST TRƯỚC KHI THI CÔNG

□ Đúng tên công trình.
□ Đúng hạng mục.
□ Đúng bộ môn.
□ Đúng số hiệu bản vẽ.
□ Đúng phiên bản đang áp dụng.
□ Đủ bản vẽ liên quan.
□ Đã kiểm tra trục và cao độ.
□ Đã kiểm tra kích thước.
□ Đã kiểm tra giao cắt các bộ môn.
□ Đã kiểm tra các thay đổi thiết kế.
□ Các vấn đề chưa rõ đã được xử lý.
□ Đội thi công đang sử dụng đúng hồ sơ.
□ Hồ sơ cũ đã được kiểm soát.

10. ĐIỂM CẦN NHỚ

Kiểm soát bản vẽ không phải là:

“Có bản vẽ để thi công.”

Mà phải là:

ĐÚNG HỒ SƠ
→ ĐÚNG PHIÊN BẢN
→ ĐỦ THÔNG TIN
→ KHÔNG MÂU THUẪN
→ ĐÚNG BẢN ĐANG DÙNG TẠI HIỆN TRƯỜNG.

Chỉ cần sai một mắt xích, nguy cơ thi công sai vẫn tồn tại.

11. CĂN CỨ CHÍNH

TCVN 5673:2012 – Hệ thống tài liệu thiết kế xây dựng – Hồ sơ thi công – Yêu cầu chung.

Khi áp dụng thực tế phải kết hợp với hồ sơ thiết kế được phê duyệt, chỉ dẫn kỹ thuật, hợp đồng, danh mục tiêu chuẩn áp dụng và các yêu cầu quản lý hồ sơ của từng dự án.

#VMCWorks #TuyenDungXayDung #KySuXayDung #TuVanGiamSat #QuanLyDuAn #HoSoThietKe #ThiCongXayDung