QUY TRÌNH 03 – Quản lý sửa đổi, thay thế và bổ sung hồ sơ thi công

QUY TRÌNH 03 – QUẢN LÝ SỬA ĐỔI, THAY THẾ VÀ BỔ SUNG HỒ SƠ THI CÔNG

Trong quá trình thi công, thay đổi hồ sơ là việc thường xuyên xảy ra. Rủi ro lớn nhất không nằm ở việc “có thay đổi”, mà ở việc thay đổi không được kiểm soát đồng bộ: bản vẽ này đã sửa nhưng bản vẽ liên quan chưa sửa, văn phòng đã nhận bản mới nhưng ngoài hiện trường vẫn dùng bản cũ.

TCVN 3987:1985 quy định cụ thể nguyên tắc và cách thức sửa đổi hồ sơ thi công sau khi hồ sơ đã được giao để xây dựng công trình.

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình nhằm:

- Kiểm soát mọi thay đổi của hồ sơ thi công.
- Bảo đảm các tài liệu liên quan được sửa đổi đồng bộ.
- Nhận diện rõ tài liệu sửa đổi, thay thế, bổ sung hoặc loại bỏ.
- Ngăn ngừa sử dụng nhầm hồ sơ cũ tại hiện trường.
- Duy trì khả năng truy xuất lịch sử thay đổi.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng đối với việc sửa đổi hồ sơ thi công sau khi hồ sơ đã được giao để xây dựng công trình.

Nguồn chính:

TCVN 3987:1985 – Hệ thống tài liệu thiết kế xây dựng – Quy tắc sửa đổi hồ sơ thi công.

Lưu ý: Đây là tiêu chuẩn trong Gói 21 đang được sử dụng làm nguồn xây dựng quy trình. Khi áp dụng cho dự án thực tế cần kiểm tra thêm yêu cầu pháp luật, hợp đồng và hệ thống quản lý hồ sơ hiện hành của dự án.

3. NGUYÊN TẮC QUAN TRỌNG NHẤT

Theo 1.1 TCVN 3987:1985:

Khi sửa đổi tài liệu hồ sơ thi công chỉ hiệu chỉnh, loại bỏ hoặc bổ sung những số liệu cần thiết; không được tự ý thay đổi ký hiệu tài liệu.

Chỉ thay đổi ký hiệu tài liệu khi ký hiệu bị sai hoặc trùng nhau.

Đặc biệt, theo 1.2:

KHI SỬA MỘT TÀI LIỆU, PHẢI ĐỒNG THỜI SỬA TẤT CẢ CÁC TÀI LIỆU KHÁC CÓ LIÊN QUAN.

Đây là điểm kỹ sư cần đặc biệt lưu ý.

4. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

BƯỚC 1 – XÁC ĐỊNH NHU CẦU SỬA ĐỔI

Khi xuất hiện yêu cầu thay đổi phải xác định:

□ Tài liệu cần sửa.
□ Vị trí cần sửa.
□ Nội dung hiện tại.
□ Nội dung đề nghị sửa.
□ Nguyên nhân sửa đổi.
□ Các tài liệu khác bị ảnh hưởng.

Không nên xử lý một bản vẽ riêng lẻ mà chưa đánh giá ảnh hưởng tới toàn bộ hồ sơ liên quan.

BƯỚC 2 – KIỂM TRA PHẠM VI ẢNH HƯỞNG

Đối chiếu thay đổi với:

- Bản vẽ kiến trúc.
- Bản vẽ kết cấu.
- Bản vẽ điện.
- Cấp thoát nước.
- Cơ điện.
- Hạ tầng.
- Chi tiết cấu tạo.
- Thuyết minh.
- Yêu cầu kỹ thuật.
- Các tài liệu liên quan khác.

Theo 1.2 TCVN 3987:1985, nếu sửa một tài liệu thì phải đồng thời sửa tất cả tài liệu liên quan.

Ví dụ:

Thay đổi vị trí một lỗ mở trên sàn không chỉ liên quan bản vẽ kết cấu.

Phải kiểm tra đồng thời:

Kết cấu ↔ Kiến trúc ↔ Đường ống ↔ Máng cáp ↔ Thiết bị liên quan.

BƯỚC 3 – LẬP QUYẾT ĐỊNH SỬA ĐỔI

Theo 2.1 TCVN 3987:1985, các sửa đổi trong tài liệu phải được ghi trong quyết định sửa đổi do người có thẩm quyền của cơ quan lập tài liệu phê chuẩn.

Các sửa đổi liên quan trong cùng bộ tài liệu như bản vẽ, dự toán, cung ứng vật tư... phải được ghi nhận trong cùng quyết định theo quy định của tiêu chuẩn.

BƯỚC 4 – XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN SỬA ĐỔI

Theo Bảng 1 TCVN 3987:1985, nguyên nhân sửa đổi được phân nhóm, bao gồm:

- Hoàn thiện kết cấu.
- Hoàn thiện kiến trúc.
- Hoàn thiện công nghệ.
- Hoàn thiện cung ứng kỹ thuật.
- Tiêu chuẩn hóa, thống nhất hóa.
- Thay đổi tiêu chuẩn, định mức.
- Yêu cầu của bên giao thầu.
- Sửa chữa sai sót.
- Các nguyên nhân khác.

Việc ghi nguyên nhân giúp truy xuất được tại sao hồ sơ phải thay đổi.

BƯỚC 5 – ĐĂNG KÝ QUYẾT ĐỊNH SỬA ĐỔI

Theo 2.4 TCVN 3987:1985:

Tất cả quyết định sửa đổi phải được ghi vào “Sổ ghi quyết định sửa đổi”.

Thông tin quản lý cần thể hiện tối thiểu:

- Số thứ tự quyết định.
- Ngày nhận.
- Ký hiệu tài liệu cần sửa đổi.
- Đơn vị ra quyết định.
- Ghi chú.

Đây chính là “lịch sử thay đổi” của hồ sơ.

BƯỚC 6 – THỰC HIỆN SỬA ĐỔI TRÊN TÀI LIỆU

Theo Mục 3 TCVN 3987:1985, việc sửa đổi phải được thể hiện có kiểm soát.

Đối với bản chính, nội dung cần sửa phải được nhận diện rõ; nội dung mới phải thể hiện đúng với quyết định sửa đổi.

Theo 3.3, sửa đổi trên bản chính phải hoàn toàn phù hợp với nội dung của quyết định sửa đổi.

Không được tự ý sửa khác với nội dung đã được quyết định.

BƯỚC 7 – ĐÁNH DẤU VỊ TRÍ SỬA ĐỔI

Theo 3.5 TCVN 3987:1985, bên cạnh vị trí sửa đổi phải thể hiện ký hiệu sửa đổi theo quy định.

Mục đích là để người đọc nhận biết ngay:

- Vị trí nào đã thay đổi.
- Thuộc lần sửa đổi nào.
- Phần nào của tài liệu đã bị tác động.

Không nên phát hành bản vẽ mới mà người sử dụng không thể nhận biết phần nào đã thay đổi.

BƯỚC 8 – CẬP NHẬT BẢNG KÊ SỬA ĐỔI

Theo 3.7 và 3.8 TCVN 3987:1985, các sửa đổi phải được ghi vào bảng kê sửa đổi.

Các thông tin gồm:

- Số thứ tự sửa đổi.
- Số thứ tự phần sửa đổi.
- Tình trạng tờ tài liệu.
- Số quyết định.
- Ngày sửa đổi.
- Chữ ký người chịu trách nhiệm sửa đổi.

BƯỚC 9 – QUẢN LÝ TỜ THAY THẾ, BỔ SUNG VÀ LOẠI BỎ

Theo 3.10 TCVN 3987:1985, trong mục lục bản vẽ phải thể hiện tình trạng sửa đổi.

Tiêu chuẩn sử dụng các ký hiệu:

SĐ – Sửa đổi.
T – Thay thế.
B – Loại bỏ.
BS – Bổ sung.

Ví dụ:

SĐ.1 (T): sửa đổi lần 1 và tờ này được thay thế.

SĐ.1 (B): sửa đổi lần 1 và tờ này bị loại bỏ.

SĐ.1 (BS): sửa đổi lần 1 và đây là tờ bổ sung.

Nhờ đó chỉ cần nhìn mục lục có thể xác định tình trạng của từng bản vẽ.

BƯỚC 10 – PHÁT HÀNH HỒ SƠ ĐÃ SỬA ĐỔI

Theo 3.13 TCVN 3987:1985, bản sao của những tờ đã sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế phải được gửi tới các cơ quan trước đó đã nhận tài liệu theo quy định của tiêu chuẩn.

Trong quản lý công trường, bước này cần được kiểm soát tới đúng người đang sử dụng hồ sơ:

- Chỉ huy trưởng.
- Kỹ sư hiện trường.
- QA/QC.
- Đội thi công.
- TVGS.
- Các bộ phận liên quan.

BƯỚC 11 – THU HỒI HOẶC VÔ HIỆU HÓA HỒ SƠ CŨ

Đây là bước quản lý thực tế rất quan trọng.

Sau khi phát hành hồ sơ mới phải:

□ Cập nhật danh mục hồ sơ.
□ Thông báo phiên bản mới.
□ Thu hồi bản giấy cũ đang sử dụng.
□ Đánh dấu hồ sơ hết hiệu lực nếu cần lưu.
□ Cập nhật thư mục điện tử.
□ Kiểm tra lại hồ sơ tại hiện trường.

Không được để đồng thời hai phiên bản đều có vẻ như “đang sử dụng”.

5. ĐIỂM KIỂM SOÁT CỦA TVGS/QLDA

Khi nhận hồ sơ sửa đổi cần kiểm tra:

□ Nội dung sửa đổi có được xác định rõ không?
□ Có tài liệu làm cơ sở cho việc sửa đổi không?
□ Các bản vẽ liên quan đã được cập nhật đồng bộ chưa?
□ Mục lục bản vẽ đã cập nhật chưa?
□ Phiên bản mới đã phát hành đúng đối tượng chưa?
□ Phiên bản cũ đã được kiểm soát chưa?
□ Công việc đã thi công trước thời điểm thay đổi có bị ảnh hưởng không?
□ Có phải xử lý hoặc đánh giá lại phần đã thi công không?

Đặc biệt cần kiểm tra thực tế ngoài hiện trường chứ không chỉ kiểm tra thư mục hồ sơ.

6. TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

Giả sử thiết kế thay đổi kích thước một dầm.

Bản vẽ kết cấu đã sửa.

Nhưng bản vẽ kiến trúc vẫn giữ cao độ trần cũ và bản vẽ MEP vẫn bố trí đường ống đi qua vị trí cũ.

Nếu chỉ phát hành lại bản vẽ kết cấu thì chưa kiểm soát đầy đủ thay đổi.

Theo nguyên tắc tại 1.2 TCVN 3987:1985, khi sửa một tài liệu phải đồng thời sửa các tài liệu khác có liên quan.

Đây chính là lý do quản lý thay đổi phải theo “chuỗi ảnh hưởng”, không quản lý từng bản vẽ riêng lẻ.

7. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi 1 – Chỉ sửa bản vẽ phát hiện sai.

Không kiểm tra các bản vẽ liên quan.

Lỗi 2 – Phát hành bản mới nhưng không thu hồi bản cũ.

Ngoài công trường vẫn thi công theo hồ sơ cũ.

Lỗi 3 – Không thể hiện lịch sử sửa đổi.

Sau này không xác định được nội dung nào thay đổi ở lần nào.

Lỗi 4 – Tự sửa trực tiếp trên bản vẽ để thi công.

Nội dung thực tế khác với hồ sơ được kiểm soát.

Lỗi 5 – Hồ sơ điện tử đã cập nhật nhưng bản giấy chưa cập nhật.

Đây là tình huống rất phổ biến tại công trường.

8. CHECKLIST KIỂM SOÁT THAY ĐỔI

□ Xác định đúng tài liệu cần sửa.
□ Xác định nguyên nhân sửa đổi.
□ Xác định toàn bộ tài liệu liên quan.
□ Có quyết định/tài liệu sửa đổi theo hệ thống áp dụng.
□ Đã đăng ký sửa đổi.
□ Đã cập nhật bản chính.
□ Đã thể hiện vị trí sửa đổi.
□ Đã cập nhật bảng kê sửa đổi.
□ Đã cập nhật mục lục bản vẽ.
□ Đã phát hành bản mới.
□ Đã thông báo các bên liên quan.
□ Đã thu hồi/vô hiệu hóa bản cũ.
□ Đã kiểm tra bản đang sử dụng ngoài hiện trường.
□ Đã đánh giá ảnh hưởng tới phần việc đã thi công.

9. ĐIỂM CẦN NHỚ

Một thay đổi hồ sơ chỉ thực sự được kiểm soát khi hoàn thành đủ chuỗi:

PHÁT SINH THAY ĐỔI
→ XÁC ĐỊNH ẢNH HƯỞNG
→ LẬP HỒ SƠ SỬA ĐỔI
→ CẬP NHẬT ĐỒNG BỘ
→ PHÁT HÀNH BẢN MỚI
→ THU HỒI BẢN CŨ
→ KIỂM TRA NGOÀI HIỆN TRƯỜNG
→ LƯU LỊCH SỬ THAY ĐỔI.

Điểm đặc biệt cần nhớ:

SỬA MỘT TÀI LIỆU KHÔNG CÓ NGHĨA CHỈ SỬA MỘT BẢN VẼ.

Phải kiểm tra và sửa đồng thời tất cả tài liệu có liên quan theo 1.2 TCVN 3987:1985.

10. CĂN CỨ CHÍNH

TCVN 3987:1985 – Hệ thống tài liệu thiết kế xây dựng – Quy tắc sửa đổi hồ sơ thi công.

Các nội dung trọng tâm:

- Điều 1.1: Nguyên tắc sửa đổi tài liệu.
- Điều 1.2: Sửa đồng thời các tài liệu liên quan.
- Điều 2.1: Quyết định sửa đổi.
- Điều 2.4: Sổ ghi quyết định sửa đổi.
- Điều 3.3: Nội dung sửa đổi phải đúng quyết định sửa đổi.
- Điều 3.5: Ký hiệu vị trí sửa đổi.
- Điều 3.7 và 3.8: Bảng kê sửa đổi.
- Điều 3.10: Quản lý sửa đổi, thay thế, loại bỏ và bổ sung trong mục lục bản vẽ.
- Điều 3.13: Gửi các tài liệu đã sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.

Khi sử dụng tại một dự án cụ thể, cần đối chiếu thêm quy định pháp luật hiện hành, hợp đồng, quy trình quản lý thiết kế và hệ thống kiểm soát tài liệu của dự án.

#VMCWorks #TuyenDungXayDung #KySuXayDung #TuVanGiamSat #QuanLyDuAn #HoSoThiCong #QuanLyChatLuong